Jag tänkte därför repetera vad som skiljer dessa två förfaranden åt men också ge mer praktiska exempel vilket har önskats av er läsare.
Men vi börjar med att svara på en tidigare fråga:
”Jag brukar tänka att all ”förhandling” som medges i ett förhandlat förfarande (FF) per definition kan ske i en KPD och att den stora principiella skillnaden väl är att i en KPD även upphandlingsdokumentet kan vara ett genuint levande dokument?”.
KPD tar avstamp i det skedet att behov ska utrönas tillsammans med ansökande företag. En utgångspunkt i dialogen kan vara imaginär och öppen för att formas. Det är dock inte givet att ett förhandlat förfarande inte kan starta vid tidig utgångspunkt men det tenderar till att vara mer utkristalliserat kring behovsbilden.
Det är möjligt att ha ett levande upphandlingsdokument även vid ett förhandlat förfarande, notera dock att alla ändringar oavsett förfarande ska skriftligen informeras till kvarvarande anbudsgivare:
9 § Om ändringar sker i upphandlingsdokumenten under förhandlingarna, ska den upphandlande myndigheten skriftligen informera alla kvarvarande anbudsgivare om detta och ge dem skälig tid att ändra sina anbud.
En liknande fråga är utifrån det praktiska perspektivet, hur möjliggöra för att kunna förhandla? Är det exempelvis att öppna upp för förhandlingar genom att uppdatera förutsättningarna från myndigheten under processen och behålla en lagom abstrakt kvalitetsutvärdering som tar sikte på hur väl den föreslagna lösningen motsvarar dessa förutsättningar.
Eller är det ett sätt att försöka överlista syftet med upphandlingsreglerna? Jag skulle säga att det handlar om noggrann planering för att nå målet med det tilldelade avtalet. Upphandlingsreglerna har lagstadgade vissa parametrar men det finns enorma möjligheter till förhandling.
Genom att minska (eller helt frångå) detaljerade minimikrav och definierade funktioner ökar möjligheter att förhandla om bättre lösningar som möter ert behov. Upphandlande myndighet kan uppdatera förutsättningarna från myndigheten så ofta som anses nödvändigt men vid varje uppdatering behöver anbudsgivare tidsfrist för att uppdatera sitt preliminära anbud. Om det inte är ett problem för tidplanen så kan det ske hur många uppdateringar som helst (åtminstone så länge anbudsgivarna orkar….).
Upphandlingsdokumenten får uppdateras så länge upphandlingsföremålet, minimikrav och tilldelningskriterier samt dess viktning består. Utöver det kan upphandlingsdokumenten justeras vilket även omfattar kontraktsvillkor.
Syftet med både konkurrenspräglad dialog och förhandlat förfarande är att anbud förbättras under processen. Förbättringen kan avse en anpassning av det redan offererade föremålet för upphandlingen eller ett byte av föremålet så länge båda föremålen uppfyller kraven och att de grundläggande principerna iakttas. Förhandling kan avse pris eller kvalitet men får inte får avse minimikraven eller tilldelningskriterierna.
Kan då all förhandling som sker i ett förhandlat förfarande ske i en KPD? Nej. I en KPD får förhandlingar ske enbart i syfte att bekräfta de finansiella åtaganden eller andra villkor som anges i anbudet och slutligt fastställa kontraktsvillkoren och med den anbudsgivare som lämnat det anbud som har bästa förhållandet mellan pris och kvalitet. Utrymmet för förhandling är att bekräfta villkoren mer än att förhandla om villkoren.
Vi på Ecenea ser intresse av att kombinera KPD och förhandlat förfarande. Vi har granskat lagstiftningarna och kan inte hitta någonstans att enbart ett förfarande är tillåtet. Vi ser intresse av att inleda med en KPD för att sedan övergå till ett förhandlat förfarande för att ta tillvara på företagens lösningar för framtidens produkt.
Upphandlande myndigheter har fått större frihet att forma förfarandet under tröskelvärdet vilket känns lockande även över tröskelvärdet. Inom det förhandlande förfarandet är det möjligt att ha en öppen behovsbild för att kunna lägga mycket fokus på dialog i ett tidigt skede eller ha en förfas med RFI, företagspresentationer och/eller extern remiss.
Transparensprincipen upprätthålls genom att beskriva så mycket som möjligt av processen och dess moment i förväg, och genom att hålla sig till det som är beskrivet. Planera vad ni vill genomföra och beskriv det pedagogiskt för anbudsgivare. Vill ni ha anbudspresentationer, demonstrationer, tester, dialoger och förhandling? När inträffar vad? Och hur förbereder sig anbudsgivare? Precis som med vilken förhandling som helst nås framgång genom att förbereda sig för alla eventualiteter.
Enda sättet att utvecklas är att våga prova.
Petra Rantzow
Vd, Ecenea Syd
