Invasion av Ukraina, inflation, räntehöjningar, skenande el- och drivmedelspriser. Ja listan skulle kunna göras ännu längre. Vår omvärld påverkar oss mer än kanske någonsin och inte minst även den offentliga affären.
I stället för att tala om affärsmöjligheter i offentlig upphandling har pendeln slagit åt det direkt motsatta hållet för vissa leverantörer. Hur kan jag ta mig ur ett upphandlat kontrakt? Vem hade kunnat förutspå hur framtiden skulle utvecklas när man som leverantör ingick det där kontraktet för tre år sedan? När Sverige sakteliga började återhämta sig från pandemin trodde kanske ingen att det skulle bli värre. Men så blev det, och detta kanske bara är början?
Företagarna organiserar många branscher och såklart påverkas vissa branscher mer än andra av en orolig omvärld. Låt oss ta ett exempel.
Drivmedelstunga branscher har sedan länge slagit i taket gällande indexregleringar och tillåtna prisjusteringar i upphandlade avtal. Frågan som uppkommer blir då ”Vem ska stå för kostnaden?”. Här är det varken leverantör eller upphandlade organisation som ska ta hela smällen förstås. Men hur ska denna fördelning se ut?
Dialog är förstås en bra början på att försöka komma till bukt med utmaningarna. Vissa upphandlande organisationer är mer välvilligt inställda att samarbeta med leverantörerna, medan andra skramlar med viten eller andra avtalade sanktioner.
Leverantörer måste påvisa sina kostnadsökningar men brottas med vilka uppgifter som de upphandlande organisationerna kräver in som bevis. Inte sällan träffas även vissa uppgifter av sekretess, vilket omöjliggör att fullfölja begäran från den upphandlande organisationen.
Men någonstans måste avstamp tas i frågan om hur viktigt det är för vårt välfärdssamhälle att hjulen fortsätter rulla? Vad händer när skolskjutsen eller mattransporten inte kommer fram?
Det finns ett visst motstånd i viljan att ändra ett redan upphandlat avtal. Med all förståelse, ändras förutsättningarna väsentligt så riskerar den upphandlande organisationen att ingå en otillåten direktupphandling.
Men låt inte detta ligga som en blöt filt över de faktiska åtgärderna som lagligen kan vidtas. Helt klart är att avstamp måste tas i avtalsvillkoren, som kommer att bli en mycket aktuell fråga även i kommande upphandlingar. Leverantörer kommer nu mer än tidigare att lusläsa avtalsvillkor, inte minst ur ett riskfördelningsperspektiv.
Här gäller det att ge leverantörerna rimliga förutsättningar och öka incitamenten att kunna fullgöra leveranser enligt avtal. Annars riskerar de offentliga affärerna att bli väsentligt dyrare.
Det finns även anledning att se över kontraktens löptid så att leverantörerna kan få bättre möjligheter att räkna på affären. Ju lättare det blir att kunna förutse kommande avtalsperiods fluktuationer, desto bättre kommer anbuden att bli. En annonserad upphandling med lång kontraktstid och därtill vida påkopplade sanktionsmöjligheter kan få till följd att den upphandlande organisationen helt enkelt inte får in några anbud, vilket inte skulle gynna någon av parterna.
Vi – beställare och leverantörer – måste samarbeta kring vår nya verklighet och göra allt vi kan för att mildra återverkningarna av vår omvärld. Jag hoppas att vi snart kan blicka tillbaka på denna tid och tänka: vi kämpade och vi klarade det!
Magnus Johansson
Konkurrens- och upphandlingsexpert på Företagarna
