Ny praxis om krav på ledningssystem

Sammanfattning
I en upphandling av multifunktionsskrivare ställdes krav på att ha ett certifierat kvalitetsledningssystem eller ett eget dokumenterat sådant.

En anbudsgivare, som var franchisetagare till Canon och därigenom knuten till Canons ledningssystem, bifogade en redovisning av Canons kvalitetsledningssystem varpå anbudet förkastades.

Av tidigare kammarrättspraxis följer att det inte går att åberopa ett annat företags ledningssystem. Utifrån förutsättningarna i detta mål fann Kammarrätten i Jönköping dock att kvalitetsledningssystemet uppfyllde kravet på att vara bolagets eget.

Bakgrund
Flera småländska kommuner och kommunala bolag upphandlade multifunktionsskrivare genom ett öppet förfarande enligt LOU. Av upphandlingsdokumentationen framgick bland annat att anbudsgivaren skulle ha och arbeta efter ett kvalitetsledningssystem.

Kvalitetsledningssystemet skulle antingen vara certifierat på visst angivet sätt eller vara ett eget dokumenterat system. Anbudsgivare som var certifierade skulle visa att kravet var uppfyllt genom att till anbudet bifoga en giltig kopia av certifikatet.

Anbudsgivare som inte var certifierade skulle i anbudet redovisa det egna kvalitetsledningssystemet.

Kontorsmaskiner i Kristianstad som var franchisetagare till Canon bifogade en beskrivning av Canons kvalitetsarbete och kvalitetspolicy. Bolaget tilldelades först kontraktet men tilldelningsbeslutet återkallades och Ricoh Sverige antogs som leverantör i ett nytt tilldelningsbeslut.

Enligt kommunerna var det inte möjligt att åberopa ett annat företags kvalitetsledningssystem eftersom sådana utarbetas individuellt för det enskilda företaget och det framgick inte heller av Kontorsmaskiners anbud hur bolaget var bundet av Canons kvalitetsledningssystem.

Kontorsmaskiner ansökte om överprövning och anförde i korthet att bolagets anbud felaktigt förkastats då bolaget de facto redovisat det kvalitetsledningssystem som bolaget tillämpade. Kontorsmaskiner framhöll att bolaget genom franchiseavtal åtagit sig att tillämpa det aktuella kvalitetsledningssystemet.

Enligt Kontorsmaskiner hade kommunerna kunnat begära ett förtydligande om hur det förhöll sig med kvalitetsledningssystemet. Detta hade i så fall enligt bolaget enbart utgjort ett förtydligande av redan lämnade uppgifter och inte en otillåten komplettering (jämför 4 kap. 9 § LOU). Kommunerna bestred bifall till Kontorsmaskiners talan.

Förvaltningsrätten konstaterade att det inte av anbudet framgick hur Kontorsmaskiner var bundet till Canons kvalitetsledningssystem eller hur systemet var anpassat efter bolagets specifika förutsättningar. Det var enligt förvaltningsrätten en förutsättning för att ledningssystemet skulle kunna åberopas. Bolagets ansökan om överprövning avslogs. 

Domstolens bedömning
Kammarrätten framhöll att frågan  var om Kontorsmaskiners kvalitetsledningssystem uppfyllde kravet i upphandlingsdokumentet på att vara bolagets eget och att upphandlingsdokumentet inte gav någon närmare beskrivning i det avseendet.

Det hade varken ifrågasatts att Kontorsmaskiner bifogat ett kvalitetssystem eller att bolaget i sitt anbud svarat ja på frågan om bolaget uppfyller ställda krav.

Kammarrätten konstaterade att Kontorsmaskiner i förvaltningsrätten inkommit med ett intyg från Canon. Av intyget framgick att bolaget var franchisetagare och att bolaget ansvarade för att följa Canons kvalitetsledningssystem.

Kammarrätten ansåg att intyget i nu aktuellt avseende, det vill säga i fråga om kvalitetsledningssystemet kunde bedömas vara Kontorsmaskiners eget, fick uppfattas som ett förtydligande av tidigare lämnad uppgift i anbudet.

Kammarrätten ansåg att det kvalitetsledningssystem som bifogats bolagets anbud uppfyllde kravet på att vara bolagets eget. Kontorsmaskiners anbud hade därmed förkastats i strid med likabehandlingsprincipen.

Upphandlingen skulle rättas varvid bolagets anbud skulle beaktas vid en ny utvärdering.   

Analys
Av praxis framgår sedan tidigare att en anbudsgivare inte kan åberopa ett annat företags certifiering eftersom certifieringen är individuell (se till exempel Kammarrätten i Sundsvalls dom i mål nummer 573-576-18, Kammarrätten i Stockholms dom i mål nummer 1849-16 och Kammarrätten i Göteborgs dom i mål nummer 3914-14).

Detta gäller även om det ledningssystem som åberopats i anbudet tillhör ett anknutet bolag, såsom anbudsgivarens moderbolag (se Kammarrätten i Sundsvalls dom i mål nummer 569-572-18 och Kammarrätten i Stockholms dom i mål nummer 7715-17).

En dom som sticker ut något i förhållande till ovan nämnda praxis är Kammarrätten i Sundsvalls dom i mål numer 1949-16.

I den upphandling som prövades i det målet krävdes att anbudsgivaren var certifierad alternativt redovisade det likvärdiga ledningssystem som skulle användas för avtalet.

Kammarrätten konstaterade kortfattat att den ifrågasatta anbudsgivaren uppfyllde kravet genom att i anbudet redovisa/ange att den skulle arbeta enligt ett likvärdigt certifierbart ledningssystem (i detta fall moderbolagets).

Som bevis räckte enligt kammarrätten att ange vilket ledningssystem anbudsgivaren avsåg använda. Frågan om åberopande av extern kapacitet blev därför aldrig aktuell i det målet enligt kammarrätten. 

Frågan i ingressen, hur stort utrymmet är att hänvisa till ett annat företags ledningssystem, går inte att besvara generellt utan en analys av formuleringen av kravet (inklusive tillåtna bevismedel) i den aktuella upphandlingsdokumentationen måste göras.

Man måste i detta avseende, som alltid, vara noggrann med att skilja på kravet som sådant och det efterfrågade bevismedlet. Om en anbudsgivare saknar certifiering som omfattar det anbudsgivande bolagets organisationsnummer gäller det att vara särskilt noggrann i analysen av alternativa bevismedel.

Den nu aktuella domen bekräftar att det kan vara möjligt att i anbudet hänvisa till att anbudsgivaren arbetar efter ett ledningssystem som visserligen är upprättat för ett annat företag men som anbudsgivaren själv arbetar efter och tillämpar. Detta även om det inte är ett koncernbolags ledningssystem som åberopas.

En förutsättning är dock förstås att den aktuella upphandlingsdokumentationen inte explicit innehåller någon begränsning i detta avseende och att anbudsgivaren, i anbudet, inkommer med efterfrågad redovisning och bevisning.

Vi anser att domslutet från Kammarrätten i Jönköping i det refererade målet är rimligt, givet förutsättningarna i målet.

Målnummer och domstol
Kammarrättens i Jönköping dom av den 5 augusti 2020, mål nummer 1450-1452-20.  

Juristpanelen