Att säkerställa en flygande start för nyanställda är av högsta vikt för att snabbt integrera ny personal i organisationers struktur, kultur, vision, uppdrag och värden. Både kortsiktigt så att den nyanställde känner sig välkommen och snabbt kommer in i sitt jobb och börjar att leverera, och långsiktigt för att främja trivsel och medarbetarlojalitet.
För oss som arbetar med inköp och upphandling finns här paralleller att dra när det gäller våra leverantörer. Kortsiktigt i form av en bra uppstart efter avtal skrivits under och långsiktigt i form av kvalitetssäkrad leveranslojalitet.
Så frågan är: hur ser onboarding av leverantörer ut inom din organisation? Bra? Utvecklingsbar? Eller görs det inte?
Precis som när det gäller onboarding av personal, så förekommer det inom inköp allt ifrån tipptopp onboarding av leverantörer till att det helt enkelt inte existerar, det lyser med sin frånvaro. För merparten av våra leverantörer, vilket utgörs av småleverantörer (vår leverantörssvans), så behövs ingen ambitiös ombordstigningsprocess.
Men för våra strategiska och flaskhalsleverantörer krävs det definitivt. Inte minst i dagsläget när vi står inför en höst med fortsatt brist på material/råvaror, logistikutmaningar och högre priser. Förtroenden och relationer kommer även fortsatt att utmanas och ställas på sin spets. Har du inte proaktivt identifierat och investerat i dessa kan det stå dig dyrt, eftersom det är till både interna kollegor och leverantörer du vänder dig och förväntar hjälp när kris/krig/brist slår till.
För oss som arbetar med inköp handlar det (igen) om att ha koll på våra kritiska behov/leveranser/ leverantörer, det vill säga vilka varor/tjänster som måste levereras med regelbunden periodicitet (till exempel dagligen) för att vår verksamhet ska rulla runt och fungera.
Men det räcker inte med koll, du behöver även etablera ett gott samarbete med dessa strategiska leverantörer. På samma sätt som du behöver etablera och säkerställa bra samarbete internt med intressenter och strategiägare.
Så om din organisation inte jobbar med onboarding (eller uppstartsmöten/uppföljning) eller om det är av tveksam karaktär, så är det hög tid att ta tag i detta område. En bra start för att få till ett väl fungerande avtal under hela avtalstiden är att alla avtal/affärer av strategisk karaktär påbörjas med ett gemensamt uppstartsmöte mellan leverantör och kund. Allt för att säkerställa alla parters förståelse för avtalet och varandras verksamheter.
Det handlar om att redogöra för våra förväntningar på leverantören för att vi ska uppnå vårt mål med avtalet, men även lyssna på leverantörens. Så precis som onboarding av personal så behöver du ta fram en checklista för genomgång vid uppstartsmöte och sedermera uppföljning och avslut.
Du behöver med andra ord arbeta proaktivt, för det är ju så att proaktivt professionellt inköpsarbete lönar sig.
I Inköpsbarometern 2020 framgick det tydligt att inköpsavdelningar som byggt upp ett förtroende och kommit längre utvecklingsmässigt i sitt inköpsarbete innan coronakrisen slog till klarade sig bättre. Bland annat för att de hade mer leverantörsdialog, kunskap och kanaler att skaffa fram material/tjänster.
Ett stort fokus lades på att säkerställa leveranser och kontrollera leverantörer, vilket ledde till tätare leverantörskontakter och fler uppföljningsmöten.
Så med höstens intågande är din organisation förberedd och ekiperad när det gäller onboarding av leverantörer? Om inte, så är det dags att börja.
Helena Brynolfsson
Prosourcia
