Kommer du ihåg det där som förskolepersonalen och dina föräldrar försökte lära dig – med ärlighet kommer man längst.
Jag är beredd att satsa hundratusen kronor på att förskolepersonalen och dina föräldrar aldrig avsåg offentlig upphandling med den lärdomen.
När vi skapar våra tilldelningskriterier och krav måste vi alltid ha i åtanke att leverantörer inte är dummare än att de förstår vad som lönar sig. Utfästelser som inte kostar något eller som svårligen kan kontrolleras lovas givetvis direkt av många leverantörer.
Här kommer några riktigt svettiga exempel från riktiga upphandlingar där leverantörens sämsta sidor lockas fram.
”Leverantören ska vara co2-neutral senast år:
2023 10 poäng
2024 5 poäng
2025 3 poäng”
Med ärlighet kommer man längst, eller hur? Men vad händer om inte det löftet infrias efter påskrivet avtal?
”Leverantören ska ange vilken energibesparing som uppnås med värmepumpen.
30–60 procent 10 poäng
10–29 procent 5 poäng
1–9 procent 3 poäng”
Med ärlighet kommer man längst, eller hur – men jämfört med vad och under vilka väderförhållanden?
”Systemet ska kunna skapa följande rapporter:
Ärenderapporter 10 poäng
Inloggningsrapporter 10 poäng
Faktureringsrapporter 10 poäng”
Med ärlighet kommer man längst, eller hur – men när ska egentligen systemet kunna skapa de efterfrågade rapporterna?
I en del upphandlingar förekommer följande formuleringar:
”Ange kostnad för service (ingår inte i utvärderingen)”
Med ärlighet kommer man längst, eller hur? Ja men om det inte värderas ändå, då kanske tenderar att bli lite dyrt.
Men det är inte bara leverantörens ärlighet som sätts på prov.
I en del upphandlingar efterfrågas onödiga delpriser som till exempel:
”Ange priset för införandet av systemet och månadskostnad för systemet.”
En sådan prissättning brukas benämnas som ”front loaded”. Leverantören kan lockas av att placera hela ersättningen i införandekostnaden. Vilken leverantör vill inte få hela ersättningen direkt, speciellt i kontrakt med eventuella förlängningsoptioner.
Här följer exempel på krav med liknande problem:
”Systemet ska kunna integreras mot vårt ekonomisystem”
Det går givetvis men om ni inte prissatt kravet kan leverantören sannolikt ta extra betalt för detta.
Eller vad sägs om detta krav: ”Ange garantitiden”
Noll år bör vara väldigt lockande för leverantörer.
Man brukar skilja mellan formkrav och innehållskrav. Formkrav innebär att något ska anges, i det här exemplet en siffra. Kravets funktion tycks endast sortera bort leverantörer som inte klarar av att ange en siffra, vilket givetvis är oroväckande, men kanske inte så viktigt i det långa loppet.
Innehållskrav däremot uppställer någon form av minimikrav. I det här fallet bör formkravet kompletteras med ett innehållskrav: ”Garantitid ska anges, och som lägst vara fyra år”.
Min poäng är att vi upphandlare emellanåt uppställer tilldelningskriterier och krav som lockar leverantörer att inte vara helt ärliga. Utgångspunkten för alla tilldelningskriterier och krav måste bottna i bevis och hur vi formulerar våra tilldelningskriterier och krav.
Alla upphandlare har ett väldigt viktigt verktyg som inte framgår i lagen – språket. Dåligt utformade tilldelningskriterier och krav kommer obönhörligen utnyttjas av leverantörerna som en möjlighet att plocka lätta poäng.
Ibland lägger vi upphandlare oreflekterat till små ord i våra krav som kan ha stor betydelse för tolkningen av kravet, läs följande exempel och försök avgöra vad som gäller:
”Leverantören ska leverera support helgfria vardagar mellan kl 8 och 17.”
”Leverantören ska kunna leverera support helgfria vardagar mellan kl 8 och 17.”
I det andra exemplet – är du säker på att supporten ingår priset eller kan leverantören ta extra betalt för supporten?
Eller känslan av en snygg formulering:
”Leverantör ska erbjuda support helgfria vardagar mellan kl 8 och 17.”
Ska leverantören endast erbjuda support eller faktiskt utföra supporten?
Skäms inte över att vara övertydlig, skriv:
”Leverantören ska kostnadsfritt leverera support avseende systemet till myndighetens systemanvändare via telefon och e-post helgfria vardagar mellan kl 8 och 17 under hela avtalsperioden.”
”Ska kunna”, ”det ska vara möjligt”, ”erbjuda” är alltid luriga formuleringar. Utforma alltid krav och tilldelningskriterium utifrån tid, när ska det vara uppfyllt och kontrollerbart. Var övertydlig, om tveksamhet föreligger, skriv ”ska ingå i priset”, ”ska levereras”, ”kostnadsfritt”, ”från första dagen” med mera.
Språket som vi använder har en avgörande betydelse, kom ihåg att varje litet ord som vi använder, påverkar hur krav eller tilldelningskriterier ska tolkas. Fundera alltid över vilka tolkningar som kan göras och utgå alltid från att ärlighet inte varar längst i offentlig upphandling.
Per Werling
Upphandlingsjurist, Antirio
Anett
Bra ”påminnelse” för både upphandlare och anbudsgivare!
jan-olov waldemar stålhem
de exempel av formuleringar herr juristen visar är av största vikt. jag har varit i byggsvängen i många år o började läsa FU(FFU hellre) i början 70-talet.
förflackningen och problem som uppstår i genomförandet av ex.vis byggentreprenad är att kompetens både bland beskrivarledet och i produktionen avtar med exponentiell fart. skulden till detta är utbildning, kravställning och praktisk empiri!!!
det är, fortfarande, tur att datorsystem för statiska och dynamiska beräkningar rörande hållfasthet är utvecklat.
jsn
Leverantör
Håller inte med dig Per om att leverantörer är oärliga.
Jag tycker det är mer oärligt av upphandlande myndigheter att upphandla en sak och sedan förvänta sig en leverans av något annat, 99 gånger av 100 något som är betydligt dyrare än efterfrågat men till det lägre priset.
Det vi kan vara överens om är att vill en myndighet ha kostnadsfri telefonsupport mellan vissa tider ska de upphandla just det.