Konkurrenspräglad dialog i praktiken

SKL Kommentus Inköpscentrals upphandling av bostäder är unik på flera sätt. Inte nog med att det värdemässigt kan handla om en av årets allra största tilldelningar. För SKI:s del är det dessutom första gången som konkurrenspräglad dialog använts.

Inköpsrådet frågar Rickard Andersson, ansvarig upphandlingskonsult på Affärsconcept, om valet att metod. I de flesta traditionella upphandlingar av bostadshus ritar ju beställaren ett hus som sedan leverantörerna får prissätta.

– Vi bedömde redan tidigt att den metoden inte tar tillvara leverantörernas kunskap att kunna maximera huset avseende pris och utseende med just sitt byggsystem, säger han.

Rickard Andersson berättar att man redan tidigt i processen hade klart för sig att målet, kostnadseffektiva hus som ser bra ut, inte nås med för mycket detaljstyrning.

– Detaljstyrning förhindrar ofta att leverantörens byggsystem inte kan användas eller ger dyra ändringar. Därför såg vi konkurrenspräglad dialog som ett verktyg att tillsammans med leverantörerna kunna utforma hur kraven kan formuleras.

En åsikt om konkurrenspräglad dialog är att den är relativt sett resurskrävande.

– Ja, konkurrenspräglad dialog tar mycket tid. Men vi är säkra på att det har gett oss bättre hus än om vi hade valt ett annat förfarande.

Vilka fördelar ser du?

– Leverantörerna som varit med i dialogen har verkligen delat med sig av sina kunskaper och försökt att sätta sig in i vår situation som köpare. Vi har fått en bättre bild av hur leverantörerna resonerar och fått klart för oss vilka krav som är kostnadsdrivande.

Är det något som ni skulle ha förändrat när ni nu tittar bakåt?

– Med facit på hand kanske vi skulle ha bjudit in ytterligare några leverantörer att delta i processen efter som vi hade några som hoppade av under och efter dialogen.

Upphandlingsprocessen inleddes med en förstudie där SKI träffade kunder, leverantörer och andra som kunde ge kunskap. Flera grupper skapades, till exempel en referensgrupp med representanter från kommuner och kommunala bostadsbolag som främst bistått kring frågor om behov och krav på bostäderna.

Bedömningsgruppen, vars uppgift var att bedöma anbuden, innehöll bland annat personer med fackkunskap inom områdena arkitektonisk utformning och planlösningar. Intressentgruppen bestod av representanter från olika branschföreningar som Sveriges Byggindustrier och Sabo med uppgift att i olika faser ge tips och feedback.

Efter att ansökningarna kommit in valdes leverantörer till dialogen som bestod av tre fysiska möten. Till det tredje mötet hade upphandlarna tagit fram ett utkast till förfrågningsunderlag som leverantörerna tagit del av innan och fick ge synpunkter på.

Kommer vi att få se mer av konkurrenspräglad dialog?

– Vi menar att leverantörsdialog viktigt i alla upphandlingar. Dialog är ju tillämpbart, om än i olika omfattning och skede, i alla upphandlingsförfaranden.

Rickard Andersson säger att konkurrenspräglad dialog är ett av flera arbetssätt som SKI har med som alternativ när upphandlingsform ska väljas.

– Nya LOU ger ju också större möjlighet att använda förhandlat förfarande, vilket också kan vara ett alternativ för vissa upphandlingar.