Karlstadgrannar utvecklar egen modell

-Ja, det blir nästa stora projekt som förarbete inför eventuellt införande av beställningssystem. Men vi har också ett nytt uppdrag från årsskiftet med att stödja tio kommunägda bolags upphandlingar i Forshaga och Kil, säger Kristian Jeppsson, upphandlingschef för de tre kommunerna som tillsammans har omkring 40 000 invånare och närheten till Karlstad gemensam.

Hösten 2019 inledes samverkan Forshaga-Kil när varsin upphandlare från respektive kommun bildade gemensam enhet och med en ny chefstjänst sedan Kristian Jeppsson rekryterats från motsvarande tjänst i Kristinehamns kommun.

Efter pågående rekryteringar kommer den gemensamma upphandlingsfunktionen att ha 7,5 tjänster, inklusive tillfälligt projekt.

-Det är en rejäl förstärkning jämfört med starten för två och ett halvt år sedan och ger förutsättningar att utveckla våra inköp. Men det är också så att vi fått ett bredare uppdrag. Hammarö tillkom i samarbetet i höstas och nytt för 2022 är att en av våra upphandlare kommer att stödja de kommunala bolagen i Forshaga och Kil, säger Kristian Jeppsson.

Men en förstärkt grundorganisation på plats räknar han att det finns utrymme för en viktig satsning.

-På halvtid tänker vi friställa en upphandlare som projektledare under ett år för att se över kommunernas beställarorganisationer inför eventuellt införande av beställningssystem – vilka är beställare, hur köper man, hur ser inköpsprocessen ut?

Forshaga är värdkommun för samarbetet där man valt en enkel finansieringsmodell som grund. Varje kommun finansierar två tjänster vardera som bas.

-Modellen är lite annorlunda eftersom den bygger på ett samverkansavtal enligt kommunallagen – vi är ingen inköpscentral och det finns ingen gemensam nämnd. Erfarenheterna hittills är att det fungerar väl. Vi kan jobba mer rationellt med upphandling, blir mindre sårbara, kan få fler kompetenser och en större enhet ger också möjlighet till utveckling, anser Kristian Jeppsson.

Vad vill du skicka med för lärdom till kommuner som funderar på att välja er modell?

-En stor utmaning är helt klart att samordna allting. Avstämning och förankring kräver sin tid och måste göras grundligt. Trots allt handlar det om tre skilda kulturer och där det också kan finnas skillnader i behov och ambitioner som man behöver få ihop. Utöver det har det känts viktigt att vi gjort förändringarna med stöd från högsta kommunledningarna.

Inriktningen är att samordnade upphandlingar för de tre kommuner i möjligaste mån. Tidigare har Forshaga och Kil varit en del av Karlstads kommuns inköpscentral.

-Den nya konstellationen växte fram utifrån viljan att stärka den lokala förankringen. Med det sagt finns en öppenhet för att samverka med andra kommuner. Forshaga har exempelvis ansvarat för en samordnad upphandling av HVB-hem för 14 kommuner i Värmland.

Närheten till ”stora Karlstad” är ofrånkomlig med bekvämt avstånd för arbetspendling från de tre kranskommunerna och förhållandevis stora, upphandlande myndigheter som Karlstads kommun, Region Värmland och MSB.

Kristian Jeppsson menar att den gemensamma upphandlingsfunktionen ökar chanserna att rekrytera personal och bli en mer attraktiv arbetsgivare.

-Jag upplever det som en fördel att man kan se möjligheter till utveckling och får en grupp kollegor. Sedan är det svårt överlag att rekrytera upphandlare.

Totalt fem kommuner – Forshaga, Grums, Hammarö, Karlstad, Kil – räknas till Karlstadsregionen där man i höstas enades om en avsiktsförklaring för att stärka samarbetet.

-Genom att samverka så löser vi komplexa utmaningar tillsammans. Vi kan använda våra resurser smartare, till exempel vid upphandling och även ha viss förvaltning ihop, sade Per Lawén, kommunstyrelsens ordförande i Forshaga, när överenskommelsen presenterades.

I en SR-intervju har Per Lawén kommenterat värdet av att de tre kommunerna går ihop om upphandling för att få ”muskler att kunna göra det som man behöver göra”.