Jag hintade i förra krönikan att berätta mer om möjligheten att samarbeta med leverantörerna och hitta vidareutvecklingsmöjligheter i avtalet under avtalstiden.
Behöver jag gå in på varför vi ska samarbeta med leverantörerna? Det är troligen ganska självklart att offentlig sektor inte har sakkunskaper inom alla branscher som man upphandlar inom. Även om offentlig sektor är väldigt kunnig i hur samhällsuppdraget ska utföras, så saknas ibland affärsperspektivet inom respektive bransch där det offentliga inte har sin kärnverksamhet.
Men det som kanske främst saknas är expertkunskapen inom hållbarhet inom alla affärsområden och hur offentlig sektor bäst och på ett så affärsmässigt sätt kan bidra till den hållbara omställning som pågår.
Likaså är offentlig sektor bara en del i omställningen. Näringslivet är en annan spelare för att hela samhället ska lyckas. Det är alltså inte bara viktigt, utan även nödvändigt, att hitta samarbeten mellan offentlig sektor och näringslivet för att vi tillsammans ska lyckas.
Detta var även några av de ord som ständigt återkom under Almedalsveckan. Samarbete och tillsammans! Det är så vi lyckas. Och då gäller det att prata med varandra både före upphandlingen och under hela avtalstiden.
Jag tror vi har tagit död på myten om att det inte skulle tillåtet att föra en marknadsdialog inför upphandlingen. Men jag upplever fortfarande en viss osäkerhet kring att samarbeta och att arbeta med vidareutveckling av avtalet under avtalstiden.
Då hållbarhetsområdet är under ständig utveckling och vi dessutom har många kommande nya lagstiftningar på området så är det viktigt att de offentliga affärerna hänger med i omställningen. Risken är annars att kraven som ställs i upphandlingen fort blir inaktuella och omställningen till ett hållbart samhälle tar för lång tid. Tid som vi inte har då vi alla nu börjar märka av klimatförändringen.
Tiden mellan att vi skriver kraven innan upphandlingen annonseras fram till att ett ramavtal löper ut, så har det hänt mycket inom hållbarhetsområdet och näringslivet och lagstiftningen har tagit flera steg framåt. Därför blir det viktigt att de offentliga affärerna nyttjar näringslivets mer snabbfotade omställningsarbete och att vi tillsammans hittar lösningar som fungerar.
Först för att påminna oss. I 17 kap. LOU regleras när ändringar av kontrakt och ramavtal får ske. Men jag skulle vilja backa bandet lite och påminna oss om att upphandlingslagstiftningarna är processlagstiftningar som inte definierar exakt vad som ska köpas utan hur vi ska gå tillväga för att få det som behövs.
Men likaså är det viktigt att ha grundprinciperna i åtanke hela tiden. Främst likabehandling, icke-diskriminerande, proportionalitet och transparens.
Så om vi har utgångspunkten att vi får ändra kontraktsföremålet (till viss del) så länge vi är tydliga i upphandlingsdokumenten, varför skulle vi inte nyttja denna möjlighet för att lyckas bättre med hållbarhetsomställningen och skapa hållbara affärer?
Javisst vi har kanske inte tid med uppföljningen. Men då ska vi ju låta leverantörerna vidareutveckla utförandet och hitta lösningar på utförandet som är mer hållbart.
När jag arbetade i Huddinge kommun tog vi fram en mallskrivning för vidareutveckling under avtalstiden. Syftet med den skrivningen var att låta leverantören visa på hållbara omställningar som ger en effekt på det specifika avtalet eller kontraktet.
Vi ville inte begränsa mallskrivningen till något visst avtalsområdet eller hållbarhetsområde. Utan mallskrivningen lades in i varumallen, tjänstemallen, it-mallen, entreprenadmallen och mallarna för vård- och omsorgsupphandlingar. Detta för att hållbarhetskraven är viktigt inom alla typer av affärer, men de berörs på olika sätt.
Lika så ville vi öppna upp för vidareutveckling inom flera olika hållbarhetsområden. Även om vi försökte vara så tydliga som möjligt och beskriva syftet och målsättningen, så behövdes även vidareutvecklingen avgränsas till just kontraktsföremålet. Sen är det viktigt att vara tydlig med hur eventuella kostnader leverantören får ska regleras.
Antingen ska det ingå i anbudspriset eller så skapar man en incitamentsklausul som reglerar hur mycket mer leverantören ska få om hållbarhetseffekterna kan påvisas. Men man skulle även kunna villkora att hela prisjusteringsmodellen faller ut under förutsättning att vidareutvecklingen har skett. Det kanske dock inte är lika tilltalande och skapar mer osäkerhet.
Det är sen även viktigt att förtydliga att uppfyllandet av andra krav och villkor inte får försämras på grund av vidareutvecklingen.
Detta arbetssätt tog jag med mig när jag på Svanen uppdaterade vårt upphandlingsstöd på vår hemsida. Då anpassade jag villkorsskrivningen till hur det kan användas för att främja miljömärkta varor och tjänster.
På Svanens hemsida finns en exempelskrivning på ett vidareutvecklingsvillkor för att leverantören under avtalstiden ska öka andelen offererade och levererade miljömärkta produkter. Till exempel skulle leverantören kunna redovisa ökningen två gånger per år och vilka miljönyttor detta skapar för att ni ska kunna se effekten.
På det här sättet skapar ni en möjlighet att utveckla avtalet under avtalstiden inom begränsningen av kontraktsföremålet. Dessutom görs det på ett tydligt, transparent och likabehandlande sätt så att grundprinciperna upprätthålls.
Nu kanske det blev mer upphandlingstekniskt än en hållbarhetskrönika. Men jag tror starkt på att integrera hållbarhetskraven som vilka andra krav som helst och nyttja LOU:s möjligheter för att skapa hållbara affärer. Då gäller det att hitta sätt att använda kontraktsvillkor för att bidra till samhällets hållbara omställning.
För tillsammans (offentlig sektor och näringslivet) kan vi lyckas med den hållbara omställningen på ett effektivt sätt genom att nyttja varandras kunskaper och möjligheter.
Lena Mårdh
Hållbarhetsexpert inom offentlig upphandling och Projektledare på Miljömärkning Sverige AB (Svanen)
