På senare tid har jag hamnat i diskussioner och samtal om beställarens ansvar för kravställningen i upphandlingar igen. Det är ju inget nytt att detta diskuteras, utan det kommer upp med jämna mellanrum.
Men nu har det varit med några nya ingångsvinklar. Vid det första tillfället blev jag kontaktad av en kommun för att komma och berätta om mina erfarenheter av att jobba med hållbar upphandling. De skulle anordna en internutbildning för personer i verksamheterna som är med i upphandlingsprocesser.
Första tanken var… det har jag ju inte gjort tidigare. Men med lite eftertanke så är det precis detta man som upphandlare gärna vill se och märka av. Det vill säga ett engagemang och kunskap från beställarna i kravställningen i upphandlingar. Och att beställarna intresserar sig för de kommande avtalen.
Det är ju inte så att jag inte har pratat om hållbar upphandling tidigare. Så jag bestämde mig för att vinkla mina erfarenheter och tankar till att vara med och bidra till mer kunskap och förståelse för beställarna om hållbara affärer.
Den andra situationen som nyligen dök upp var ett möte och samtal med en person i en annan kommun som jag till och från har haft kontakt med under en period för några år sedan. Hen ville veta mer om yrket som upphandlare och vi kom då även in på styrning, roller och ansvar mellan upphandlare och beställarna. Vi pratade om varför det är viktigt med kunskap, intresse och vilja från beställarna att ställa bland annat hållbarhetskrav.
Jag har under mina år inom upphandlingsvärlden pratat en hel del med olika beställare i samband med att upphandlingar ska göras eller vid en avtalsuppföljning. Och flera brukar nämna att de inte vet när upphandlingarna ska starta eller att det kan dröja väldigt länge innan deras upphandlingsbeställning startas.
Den senaste situationen var på nya jobbet för att jag ska sätta mg in i verksamheten och förstå behovet av vad jag ska göra och prioritera. För här på Miljömärkning Sverige (Svanen) finns en liknande frustration som beställare har. Det vill säga att man inte vet när upphandlingarna sker och när en önskan om att hjälpa till i de stora upphandlingsprocesserna kommer. För det vi på Svanen vill är att hjälpa alla er upphandlare att ställa enkla, effektiva och hårda miljökrav.
Men om vi backar till beställarnas engagemang en stund, så kan man göra något åt detta. Ja det finns nog inte ett svar på detta. Men grunden för att skapa ett bättre engagemang från beställarna anser jag är att de först och främst vet när de förväntas vara med i en referensgrupp eller projektgrupp. Eller vad man nu vill kalla det. Det vill säga att verksamheterna får en chans att resursplanera sina medarbetare att vara delaktiga i upphandlingsprocessen.
Ett sätt är om organisationen använder sig av upphandlingsplaner. Då kan kommande upphandlingar planeras tillsammans med verksamheterna som samtidigt kan börja planera för rätt personer till referensgruppen.
Det är även bra att inkludera en övergripande plan för vilka potentiella hållbarhetskrav upphandlingsverksamheten ser framför sig så att beställarna är förberedda samt att det också ges tillfälle att planera in hållbarhetsresurser.
Ett annat sätt, om din organisation inte arbetar med upphandlingsplaner, kanske kan vara att börja föra en diskussion med verksamhetsledningar gällande resursplanering. För flera år sedan påbörjade jag ett sådant arbete med en verksamhet som nog kan kallas för typexempel på att alltid klaga på dåliga avtal, men aldrig var med i förarbetet till de upphandlingar som berörde dem.
Jag kände att verksamhetens frustration måste kunna gå att lösas. Och lite tur måste man ha ibland. I deras ledning fanns en person som det gick att börja föra en diskussion om lösning med.
Vi började prata om att jag som upphandlare visst kan få ut en lista på alla avtal som de köper från och som de därmed borde vara intresserad av att tycka till om. Nästa alla av dessa avtal var ju dessutom ramavtal och därmed kunde vi lätt se när de skulle löpa ut och tidsätta en ungefärlig start för nästa upphandling.
Men verksamheten insåg ganska snabbt att de inte kan engagera sig i alla avtal utan behöver fokusera på de avtal som berör deras kärnverksamhet. Vilket absolut var klokt.
Så utifrån detta blev det en arbetsmatris Beställarengagemang mall för att tillsammans med verksamhetsledningen bedöma och börja resursplanera. De fick bedöma om avtalet hade stor, medel eller liten påverkan på deras kärnverksamhet. Samt att de fick definiera hur de ville vara med och påverka. Och då handlade det om att välja något av följande:
- Vara huvudverksamhet för kravställandet.
- Vara huvudverksamhet för kravställandet, men det måste kompromissas då avtalet samordnas med andra upphandlande organisationer.
- Samarbeta med annan verksamhet inom kommunen som också har stort intresse av avtalet.
- Låta annan strateg med arbetsuppgift att ta huvudansvar för kravställandet.
- Bara kort informera om vad verksamheten har för önskningar, men inte sitta med i möten.
Sen fick de även börja prioritera mellan avtalen om det skulle uppstå att flera avtal skulle upphandlas på nytt samtidigt. När detta sedan var gjort fick de börja nämna vilka roller som upphandlaren ska kontakta inför att respektive upphandling ska starta.
Genom detta kan verksamheter resursplanera och de gör även ett val om var de vill vara med och påverka. På detta sätt minimeras risken att allmänna klagomål på avtalen uppstår.
På samma sätt kan hållbarhetsaspekterna också planeras in och resurssättas utifrån vilka avtal som mest kommer att påverka dina organisations olika mål. Men en hållbarhetspersons medverkan behöver nog ha andra prioriteringsgrunder. Dessa skulle kunna vara:
- Lagkrav enligt LOU
- Koppling till något av organisationens mål
- Ett barn- och/eller medborgarperspektiv
- Kontraktsvärdet.
Syftet med dessa prioriteringar är ju självklart att resurssätta hållbarhetsexpertisen där den gör mest nytta och skapar störst effekt.
Samma syfte vill jag nu åstadkomma på Svanen med möjligheten att resursplanera och vara med och stötta era upphandlingar. Så en liknande resa ser jag framför mig med Svanens olika affärsområden och att planera vårt arbete utefter när olika kända upphandlingar kommer att ske.
Med en bättre planering och diskussion om resursplanering skapas också bättre förutsättningar för bättre, hållbarare avtal som uppskattas och efterlevs av verksamheterna. För det är ju till den absoluta största majoriteten av avtal verksamheternas behov som ska uppnås genom upphandlingarna. Det är inte upphandlingsverksamhetens eget syfte och intresse som ska styra affärerna.
Lena Mårdh
Hållbarhetsexpert inom offentlig upphandling och projektledare på Miljömärkning Sverige AB (Svanen)
