Vi är med andra ord i ett tufft läge. Så oavsett hur din arbetssituation ser ut på din inköpsfunktion någonstans i Sverige, så behöver du och dina kollegor växla upp (igen) och gasa i uppförsbacken. Dels för att undvika att åka bakåt, dels för att vara i bättre skick när allt igen vänder.
Till dig som redan växlat upp och gasar för fullt, säger jag grattis och håll i och håll ut!
Med tillägg och en uppmaning att gärna dela med dig av det du gör och åstadkommer, så att vi andra får ta del av åtgärder, framgångar, bakslag och lärdomar. För vi vinner ju alla alltid på att hjälpas åt.
Till dig som ännu inte växlat upp och som kanske inte riktigt vet var du ska börja och vad du ska göra, så kommer här fyra saker att ta tag i. I mångt och mycket handlar detta om det som redan borde vara på plats och som många av er säkert redan helt eller delvis har på plats, men kanske inte allt. De fyra jag vill lyfta fram är:
- Ta mandatet
- Ha koll på läget, strategiska behov och omvärlden
- Värna om goda externa och interna relationer
- Vänd på alla möjligheter – använd hela inköpsverktygslådan
Ta mandatet
Få inköpsorganisationer (om någon) startar som en strategisk funktion. Det är upp till oss att driva vår förändringsagenda, ta plats och se till att saker och ting händer. Vänta inte på att få uppdraget, mandatet, eller att någon ska se oss. Ta mandatet, driv din inköpsagenda och flytta fram positionerna. Stå upp för den professionalism och kompetens du besitter.
Ha koll på läget, strategiska behov och omvärlden
Ha koll och överblick över inköpsområdet både i form av din organisations inköpsmönster och era strategiska behov:
- Inköpsmönster
De mest grundläggande fakta, såsom vad som köps, för hur mycket och från vilka. - Strategiska behov/leveranser/leverantörer
De behov (varor/tjänster) som måste levereras med regelbunden periodicitet (t ex dagligen) för att er verksamhet ska rulla runt och fungera och de kritiska leverantörer, som under inga förutsättningar få gå i konkurs. Ha en plan/inköpsstrategi för dessa varor/tjänster, som tar höjd för beredskap och olika tänkbara scenarier av risker. Glöm inte att se framåt: framtida volymer/behov bedöms de öka, minska, ersättas, etc?
Ha koll på er omvärld. Bevaka, analysera och arbeta med scenarioplanering. Ta vara på möjligheter och hantera risker genom att förebygga, upptäcka och hantera/bemöta. Bygg upp en förmåga och flexibilitet att anpassa er och ställa om vid störningar och förändringar.
Värna om goda externa och interna relationer
Jobba med att etablera nära och bra samarbete med era strategiska leverantörer, men även med era interna intressenter, strategiägare och verksamhet. Hantera alla dessa relationer på ett professionellt sätt och var affärsmässiga.
Förtroenden och relationer kommer fortsätta att utmanas och ställas på sin spets och har du inte proaktivt identifierat och investerat i dessa, kan det stå dig dyrt, då det är till både interna kollegor och leverantörer du vänder dig till och förväntar hjälp när kris/krig/brist slår till.
Vänd på alla möjligheter – använd hela inköpsverktygslådan
Sist men inte minst, ta vara på alla möjligheter, bland annat genom omvärldsbevakning och via era leverantörer. Ombesörj en nära dialog med era strategiska leverantörer och dra nytta av deras kompetens och expertis. Vilka möjligheter ser de? Var innovativa (gärna ihop) och jobba med alla tre inköpsdimensioner (kostnader, kapital och intäkter). Med andra ord vänd och vrid på alla möjligheter.
Helena Brynolfsson
Prosourcia
Hej Upphandlaren! Jag försöker bidra till en nyanserad diskussion och lyfta alternativa tankesätt. Jag upplever att upphandlingsrätten fungerar rätt dåligt och har aldrig pratat med…
Uteslutning och onormalt låga anbud Kommentar av Björn på Uteslutning och onormalt låga anbud