Förlänger: för jobbigt att byta leverantör

Som logistikpartner till Malmö stad ser Atea till att försörja Malmö kommunens IT-användare med förbrukningsmaterial och tillbehör. I åtagandet ingår även lagerhållning och hantering av klienter som avropas från separat upphandlade avtal.

Just nu rullar logistikavtalet på övertid. Det löpte ut den sista januari i år och kunde då inte förlängas mer. Ändå gjorde Malmö stad just det. Ett förlängningsavtal tecknades fram till och med den sista juli.

– Avtalet, som tecknats för ett halvår, har ett beräknat kontraktsvärde om cirka fyra miljoner kronor, berättar Gabriella Manieri, upphandlingschef vid Malmö stad.

Beslutsprotokollet skvallrar om att arbetet med en ny upphandling inleddes redan år 2015. Enligt Gabriella Manieri har behovet av att förändra Malmö stads affärsupplägg för IT-relaterade varor sin grund i att inköpsbehoven förändrats väsentligt över tid.

– Arbetet med ett nytt upphandlingsunderlag har tagit längre tid än beräknat då det är många berörda förvaltningar som ska samordnas i processen.

LOU 4 kap 5§, som kommunen specifikt hänvisar till, tillåter användning av förhandlat förfarande utan föregående annonsering. Detta under förutsättning av det råder synnerlig brådska, att det inte inkommit några anbud eller om det som ska upphandlas ”av tekniska eller konstnärliga skäl eller på grund av ensamrätt kan fullgöras av endast en viss leverantör”.

Gabriella Manieri motiverar beslutet att vända sig till befintlig leverantör för den logistiska delen av produktleveranserna under den tid då det nya affärsupplägget får sin struktur i ett nytt förfrågningsunderlag:

– Det skulle innebära en oproportionerligt stor arbetsbörda för stadens verksamheter att implementera en ny aktör och ställa om e-handel och processer för en begränsad period.

– Vi finner vi det också högst osannolikt att en ny aktör har möjlighet till en return on investment i en så kortsiktig affär.

Kommunen verkar inte helt säker på att en ny upphandling kan vara klar under sommaren. I avtalet med Atea ger man sig ensidig rätt att förlänga avtalet med tre månader i taget. Något bortre datum för denna möjlighet finns inte inskriven.

Hur är läget i nya upphandlingen? Kommer nytt avtal att kunna tecknas innan det extra halvåret löper ut till sommaren?

– Malmö stad har annonserat en RFI (request for information) rörande partnerskap för digitala enheter och inväntar respons från marknaden, summerar Gabriella Manieri.

I denna förfrågan beskrivs kommunens arbetshypotes och grunder för att förändra den avtalsstruktur funnits historiskt och som bygger på en komplicerad försörjningskedja med olika avtal som samverkar. Sista svarsdatum är den sista augusti.