Jag har tidigare skrivit om att det förekommer upphandlingsdokument där kraven är utformade på ett sätt som särbehandlar till exempel nystartade företag på ett för dem fördelaktigt sätt. Även om det är positivt att det finns en vilja att möjliggöra att även nyare företag ska kunna delta i upphandlingar tycker jag det är fel väg att gå att formulera särskilda krav för dem. Min uppfattning är att samtliga krav ska gälla lika för alla anbudsgivare.
Hur kan ni då göra om ni vill ge lokala och mindre företag en hjälpande hand att delta i upphandlingar? Det finns många sätt och i den här artikeln kommer jag att fokusera på alternativet att se över avtalsvillkoren.
Eftersom förutsättningarna varierar vid olika upphandling och för olika leverantör så bör du fråga företagen direkt hur de ser på avtalsvillkoren i det aktuella fallet innan upphandlingen annonseras. Annars finns risken att du gör justeringar som leder till sämre villkor för dig som köpare men som inte har någon effekt för anbudsgivarna.
Några exempel på justeringar som kan göras i avtalet är:
- Kortare avtalstid. Exempelvis mindre företag kan ha svårt att binda sig för avtal som löper över många år.
- Ömsesidig överenskommelse om nyttjande av optioner. I offentlig upphandling är det vanligt att köparen har en ensidig rätt att påkalla optioner inklusive avtalsförlängning. Det tycker jag som huvudregel är bra men det kan göra det svårt för vissa företag att delta i upphandlingen.
- Snabbare rätt att fakturera, till exempel genom delbetalning eller undantagsvis förskottsbetalning. Med lite kreativitet brukar det gå att hitta milstolpar som berättigar till viss betalning.
- Längre leverans- och inställelsetider.
- Lägre krav på till exempel support och öppettider. Att erbjuda generösa öppettider eller support på kvällar och helger kan vara svårt för ett mindre företag.
- Mindre omfattande sanktioner som exempelvis viten. Ett alternativ kan även vara att ha en angiven eskalering där vite inte utgår det första tillfället en brist uppstår utan först efter flera brister.
- För leverantören mer fördelaktiga ansvarsbegränsningar.
- Möjlighet att justera priser oftare än vad ni vanligen tillåter.
Marcus Bäckström i Simrishamn berättade för mig att de hade erfarenhet av att låta den nya leverantören överta leveransen från den gamla successivt. På så sätt behövde den nya leverantören inte ha full kapacitet från första dagen och den gamla leverantören tappade inte hela sitt uppdrag i ett slag. Självklart passar inte en sådan lösning i alla upphandlingar men i vissa kan det vara ett bra alternativ.
Att justera avtalsvillkoren kan naturligtvis medföra nackdelar eller ökade risker för köparen men dessa måste vägas mot fördelen att underlätta för fler företag att delta i upphandlingen. Självklart måste kraven gälla lika för alla leverantörer.
Jag kommer att återkomma i kommande artiklar med exempel på hur andra delar av upphandlingsdokumenten kan omarbetas för att ge anbudsgivarna en hjälpande hand.
Magnus Nilsson
Upphandlingskonsult, Peak Procurement
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer