Hur görs upphandling av tekniska konsulttjänster i tidiga skeden, exempelvis för ett väg- och järnvägsprojekt, bäst? Det har doktoranden Klara Granheimer studerat i sin licentiatuppsats vid KTH som läggs fram den 23 maj.
Hon är anställd på Trafikverket som industridoktorand, fördelat på 80 procent forskning och 20 procent strategiskt inköpsarbete, och har av naturliga skäl ”grävt där hon står”.
– Jag har gjort en intervjustudie med 14 chefer som är involverade i upphandlingsstrategi och kontraktsgenomförande, både på Trafikverket och hos teknikkonsultfirmor. Dessutom har jag följt förberedelsearbetet i en specifik konsultupphandling som en av våra avdelningar gjort.
Där observerade hon de inledande marknadsdialogerna, följde arbetet med att ta fram förfrågningsunderlaget och gjorde intervjuer med ansvariga på Trafikverket och vinnande konsultfirma.
Med utgångspunkt från tidigare forskning har hon med hjälp av de empiriska resultaten konstruerat tre teoretiska modeller.
Utgångspunkten är att i uppdrag som kännetecknas av stora osäkerheter finns behov av anpassningsbara upphandlingsstrategier.
– Min rekommendation är att välja upphandlingsstrategi utifrån graden av osäkerhet. Strategin bör även innehålla incitament för konsulterna att vara anpassningsbara, säger Klara Granheimer.
En av slutsatserna är att det som i uppsatsen kallas social styrning, det vill säga samverkan, är mest lämplig när konsultuppdrag med stora osäkerheter upphandlas.
– Då är det mindre lämpligt att säga exakt vad konsulten ska göra eller exakt vilken kompetens konsulten ska ha. I stället bör man gemensamt definiera vad som ska göras.
Resultaten stärker bilden av att ett förhandlat förfarande är att föredra, med en flexibel ersättningsmodell som innehåller ekonomiska incitament som bonus. Klara Granheimer rekommenderar också att man lägger in mervärden för samverkan vid utvärderingen.
– Det gäller att hitta en konsult som har en bra process för dialog och samverkan.
Hon nämner också att ett förhandlat förfarande ger helt andra möjligheter till förändringar. I ett vanligt öppet förfarande kan man inte göra större ändringar och blir därmed låst.
För att lyckas med upphandlingen av tekniska konsulter behövs en tydlig strategi för hur man specificerar uppdraget och där man är medveten om vilken typ av upphandling och ersättningsform man ska ha, konstaterar Klara Granheimer. Ett förarbete som inte sällan glöms bort.
– Följden kan bli en otydlighet där man blandar lite olika delar, vilket gör att drivkrafterna krockar med varandra.
Hennes mål är nu att fortsätta doktorandstudierna på KTH så fort finansieringen är klar.
– Jag har alltid velat bli riktigt bra på något, bli expert. Och det yttersta är väl att doktorera, säger Klara Granheimer.
Hennes forskningsprojektet är en del av ett forskarnätverk för forskning och utveckling som berör upphandling inom samhällsbyggnadsområdet, ProcSIBE.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
