– Dialogen bygger på att förstå. Vill man inte det så är ett annat upphandlingsförfarande bättre. Men så länge man är villig att fråga marknaden så kan vi ställa rätt krav och vara en katalysator för omställning, säger Karl Jonasson Collberg, entreprenadupphandlare vid Stockholms stads exploateringskontor.
Tillsammans med dåvarande kollegan Johan von Rosen – som numera arbetar för Svenska kraftnät – formade han den process som blev något av ett pilotprojekt för ”dialogupphandling” av anläggningsentreprenader inom Stockholms stad.
Fem byggföretag ansökte om att få delta. Tre gick vidare till dialogfasen. Skanska tog till slut hem uppdraget med en bra koldioxidkalkyl och löfte om en elektrisk grävmaskinprototyp.
Stockholms stad fick den fossilfria produktion som efterfrågades – och nästan mer därtill.
– Den batterielektriska grävmaskin som nu används på Slakthusområdet var egentligen tänkt för att komma i produktion tidigast 2025 så där har vi varit med och påskyndad marknadsintroduktion. Överlag kan man säga att vi fick mer än vi hade förväntat oss – plus insikt för Staden om vad som är tekniskt möjligt för kommande projekt, säger Karl Jonasson Collberg.
Stockholms stad har som mål att senast till 2030 anpassa sina verksamheter för att bli helt fossilfria och där har stadens exploateringskontor, med ansvar för nybyggnadsprojekt, en viktig roll.
Utifrån ett upphandlarperspektiv lyfter Karl Jonasson Collberg förståelse som något av en grundfråga.
– Om jag som upphandlare inte begriper vad jag frågar när förfrågningsunderlaget bestäms – kommer någon då att begripa vad jag vill ha? Förmodligen inte. För att komma åt den här delen i våra entreprenader och för att hitta bästa, tekniska lösning som faktiskt är tillgänglig så valde vi att köra konkurrenspräglad dialog.
Kapacitet för att klara projektet på Slakthusområdet, ett industriområde under omvandling med bostäder och kontor, var i kombination med hållbarhetskompetens vägledande för att välja ut de tre företagen för dialog.
– Till stor del handlade dialogerna om hur vi kunde få till fossil- och emissionsfri byggproduktion och de kontraktsvillkor som krävs för att realisera detta. Även den ekonomiska hållbarheten har varit viktig. Att fråga rakt ut: kommer ni att kunna göra en affär på det här? Om svaret är nej krävs följdfrågor om hur vi kan göra det till en ekonomiskt hållbar affär, säger Karl Jonasson Collberg.
Stockholms stads erfarenheter i projektet om sättet att ”dialogupphandla” kan sammanfattas i några punkter:
* Tre företag som gick vidare till dialog var lagom. En balans mellan effektiv konkurrens och tiden som är rimlig att avsätta.
* Muntlig dialog kan kombineras med skriftlig. Viktigast är att få med personer som brinner för ämnet – annars blir det svårarbetat för upphandlaren som sitter som ordförande under dialogmötena.
* Frihet för entreprenörerna att delta med de personer de önskar. Staden tog fram en dagordning och litade på att entreprenörerna nyttjade den kompetens som fanns inom sin organisation.
* Utnyttja dialogen till att reda ut frågetecken om avtalsvillkor i ett tidigt skede för att undvika konflikter senare. I en bransch där oenighet om villkoren är vanliga är det extra viktigt och kan vara skäl för att utsträcka tiden för dialog.
* Respektera dialogdeltagarnas tid och engagemang. Lägg inte på merarbeten som kanske inte behövs. Ett praktiskt tips kan också vara att lägga minst ett möte hos entreprenören som en enkel åtgärd där beställaren kan signalera att entreprenören ses som en likvärdig dialogpartner.
* Bolla ”fram och tillbaka” med entreprenörerna om delar i det förfrågningsunderlag som upphandlaren jobbar med under dialogen.
– Generellt med en dialog gäller att förstå hur man ska kravställa och utvärdera. Och för det kräv att man ger utrymme för deltagande företag – de måste få komma in och presentera olika möjligheter som de ser och vad de kan innebära, säger Karl Jonasson Collberg.
Stockholms stads exploateringskontor har även använt konkurrenspräglad dialog för projekt Persikan på Södermalm, där inriktningen är huvudsakligen elektrifierad produktion, och planerar för ytterligare ett par projekt med samma förfarande.
I länken finns information från Upphandlingsmyndigheten om konkurrenspräglad dialog.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
Intressant läsning om möjligheterna med konkurrenspräglad dialog. Föredömligt exempel och jag tror att förfarandet är rätt väg att gå även inom andra komplexa upphandlingsföremål, exempelvis inom IT där det, vad jag har kännedom om, är vanligare att använda sig av förhandlat förfarande för att utnyttja dialogen med marknaden.
Nu blir man sugen på att prova. Hälsar en gammal kollega. 🙂