Del 2: Skapa förankring på marknaden

Att skapa förankring på marknaden ger god konkurrens, vilket är en förutsättning för goda affärer. Utebliven konkurrens ger det omvända. Konkurrens uppnås vanligen inte med automatik då en upphandling annonseras, utan möjligheten att skapa konkurrens ligger i steget före annonseringen. Det handlar ofta om att med relativt små insatser förtjäna leverantörernas intresse och respekt snarare än att ta för givet att alla leverantörer ska prioritera alla upphandlingar lika högt.

Konkurrens uppnås bland annat genom att upphandlaren på olika sätt skapar ett förtroende för att upphandlingen kommer att genomföras med ”fair play” och att alla leverantörer är välkomna att lämna anbud. Potentiellt nya leverantörer ska förstå att de befintliga inte kommer att gynnas. Den befintliga leverantören ska förstå att deras anbud kommer att bedömas i konkurrens och utan särbehandling.

Att uppnå konkurrens kräver visst fotarbete innan annonseringen. Upphandlaren bör lämna sitt skrivbord för att skapa detta förtroende. Särskilt vid små upphandlingar kan det krävas att upphandlaren ”gör reklam” för upphandlingen, framför allt genom att möta leverantörerna för att över huvud taget få något intresse. Träffa gärna potentiella leverantörer var för sig (helst) eller samlat. Informera om tidsplaner och tänkt omfattning av upphandlingen. Formulera gärna principfrågor till leverantörerna som delges dem i förväg. Lyssna på leverantörernas synpunkter, gärna utan att konkurrenten sitter bredvid och lyssnar.

För större upphandlingar finns ofta en medvetenhet om att förberedelser krävs. Större värden står då på spel och kan i regel motivera högre kostnader och mer tid för förberedelser. Arbetet kan med fördel genomföras som en så kallad behovs- och/eller marknadsanalys vars resultat dokumenteras, där resultatet delges leverantörerna. Marknadsanalysen kräver en dialog med leverantörerna och kunskap om marknaden. Varje bransch och marknad fungerar olika och har därför en del oskrivna regler. Upphandlaren kan med fördel söka hjälp av experter om tröskeln för att sätta sig in i och förstå aktuell bransch och marknad är för hög.

Att skapa en dialog med leverantörer – innan en upphandling påbörjas – bör ske med respekt för leverantörernas situation och vad som är rimligt att förvänta sig av leverantörerna utan ersättning. En leverantör lever på att sälja sina varor och tjänster mot betalning. Att fråga efter för stora gratistjänster av en leverantör är inte en bra praxis. Det är därför nödvändigt att avgränsa frågeställningarna man vill ta upp med leverantörerna i detta skede. Ta fram de viktiga och principiella frågorna och be om synpunkter från leverantörerna. Detta förfarande kan anses vara rimligt för en leverantör att ställa upp på. Tänk på att när en köpare frågar sin befintliga eller en potentiell leverantör kan det vara svårt för leverantörerna att säga nej till de ”gratistjänster” som köparen ber om.

Exempel på för stora insatser är när upphandlare sänder preliminära och fullständiga förfrågningsunderlag på remiss till leverantörerna, utan att peka ut vilka avgränsade delar som man särskilt önskar synpunkter på. Detta förfarande kan vara olämpligt av flera skäl. Det första är att om upphandlaren inte avgränsar remissen till de viktiga principfrågorna utan kräver svar på ett helt underlag, ingår även upphandlingsfrågor som är helt ovidkommande för leverantörerna. För det andra avslöjar remissen hur en kommande upphandling ska genomföras, vilket kan strida mot likabehandlingsprincipen om underlaget bara delges ett urval av alla de leverantörer som kan vara intresserade av att delta. För det tredje får de utvalda en längre tidsfrist, om det underlag som går ut på remiss liknar det som senare kommer att annonseras.

För enklare upphandlingar och med ett förfarande som är öppet för alla är remiss av hela upphandlingsdokument ett bra förfarande, om det kombineras med ett peka ut de delar som leverantörerna bör ge synpunkter på.

Upphandlingar med väsentligt värde på marknaden bör alltid genomföras med god konkurrens. Alla sådana upphandlingar som genomförs utan konkurrens är ett misslyckande. Att inte uppnå konkurrens leder till sämre resultat, affärsmässigt sett, och kan även leda till misstankar om en ”riggad” upphandling för att gynna en viss leverantör.

Sammanfattning, Förankring på marknaden

• En upphandling med god konkurrens är en förutsättning för goda affärer.
• Konkurrens uppnås bland annat genom att upphandlaren på olika sätt skapar ett förtroende för att upphandlingen kommer att genomföras med ”fair play” och att alla leverantörer är välkomna att lämna anbud.
• Särskilt vid små upphandlingar kan det krävas att upphandlaren ”gör reklam” för upphandlingen och möter leverantörerna för att över huvud taget få något intresse.
• Att ha en dialog med leverantörer bör ske med respekt genom att endast ta upp viktiga principfrågor.