Hon kommer direkt från ”Morgonsoffan” – kommunens månatligt återkommande informationstillfälle mot lokala företag – till intervjun.
-Vi finns med som ständig gäst och det är ett utmärkt tillfälle att nå ut med allmän information och aktuella upphandlingar. Men jag skulle önska att vi fick mer respons och fler frågor. Företagen är ofta lite försynta, säger Helena Wallbom.
Gradvis har Sandvikens kommun (39 000 invånare, näst störst i Gävleborgs län) lagt om arbetssätt för att synliggöra sin verksamhet.
Ökad dialog med näringslivet, företagserbjudandet Träffa en upphandlare, anbudsskola och återkommande marknadsföring av intressanta upphandlingar i en lokaltidning är några exempel.
-Tittar man på resultaten från NUI, Nöjd upphandlingsindex, så har vi förbättrat oss ordentligt två år i rad så jag tror att våra åtgärder gett effekt. Men jag ser också en utvecklingspotential om företagen blir lite mer aktiva i olika processer med dialog och andra formen av möten med oss, säger Helena Wallbom.
Vad kan vara problemet?
-Det finns nog en osäkerhet bland företagen fortfarande om de här kontakterna. Ibland kanske en tveksamhet att ställa dumma frågor men även för att visa sina konkurrenter sin affärsidé eller liknande. Vi kunde se när vi körde anbudsskola digitalt under pandemin att det fungerade riktigt bra då – det upplevdes mer bekvämt av företagen att känna sig anonyma och ställa frågor över webben.
Helena Wallbom menar också att det kan handla om att lyfta fram rätt ämnen:
-En erfarenhet är att vi når betydligt fler företagare när vi pratar affärer. Så man vill ha det konkret med affärsmöjligheter och aktuella upphandlingar. Sedan får man för den skull inte tappa bort helheten utan även försöka nå ut med andra delar som grundläggande juridik och anbudskompetens.
Från inköpsenhetens perspektiv har Helena Wallbom inte sett några svårigheter att arbeta mer utåtriktat.
-Personalen har tagit sig an det på ett jättebra sätt. Det är klart om man är ny i yrket så kan man kanske känna en osäkerhet, men det tar vi hänsyn till och ger den tid som behövs för att känna sig mogen att representera kommunen på olika sätt i kontakter med leverantörsmarknaden
Sandviken var ensam bland de tio kommunerna i Gävleborg att stå utanför samarbetet inom Inköp Gävleborg, men kommunen har ändå påverkats av att samarbetet upphört.
-Dels har vi inte längre nya avtal från Inköp Gävleborg som ett alternativ för oss att använda, dels har det öppnat för nya samarbeten.
De sex hälsingekommunerna i norra delen av Gävleborg har byggt upp egen inköpssamverkan och i gästrikedelen av länet, de fyra sydligaste kommunerna, formas nya samarbeten.
Sandvikens kommuns inköpsenhet, som är en del av ekonomi- och inköpskontoret inom kommunstyrelseförvaltningen, ansvarar för annonserade upphandlingar för grannkommunerna Hofors och Ockelbo.
-Det är lite olika upplägg där Hofors kommun har en tjänst som inköpsspecialist som vi jobbar tillsammans med och där Ockelbo har en kontaktperson som har koll på avtal och kan guida oss inom deras kommunorganisation. Samarbetena föll sig naturliga då de tre kommunerna redan samverkar med två politiska nämnder.
En av fyra upphandlartjänster i Sandviken finansieras genom samarbetet med Hofors-Ockelbo. Samma enhet omfattar även e-handelssamordnare och en nyinrättad tjänst som inköpscontroller.
Helena Wallbom hoppas på utökat samarbete med den större kommungrannen i öst.
-Tillsammans med Gävle har vi börjat se över upphandlingar där vi kan samverka, Gävle kommun har ju haft fullt upp med att bygga upp en egen inköpsorganisation igen efter Inköp Gävleborg och samarbetet är ännu i sin linda. Men det känns väldigt intressant att vi båda kan dela upp ansvaret för vissa upphandlingar och där den andra kommunen kan haka för att på så sätt använda resurserna mer effektivt, säger Helena Wallbom.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
