Bättre koll för mer styrning

Stadsorganisationens alla förgreningar ska nu få ett tydligt uppdrag att årligen redovisa inköpsstatistik, planerade upphandlingar över tröskelvärdet och hållbarhetsaspekter kopplade till dessa samt områden där innovativa inköpslösningar efterfrågas.

Med det som grund ska Malmö stad centralt bygga upp ett ordentligt underlag för att bestämma strategier och besluta om inriktning för organisationens inköp.

-Jag är särskilt glad för att vi nu gör en strategisk uppväxling av stadens upphandlingar. Vi upphandlar varor och tjänster för nio miljarder om året. Redan idag görs det mycket bra men jag är övertygad om att vi kan få ut ett större värde, driva fler innovationer och använda upphandlingarna som ett än viktigare verktyg i bygget av den hela och hållbara staden, säger Katrin Stjernfeldt Jammeh, socialdemokratisk kommunstyrelseordförande i Malmö.

Den nya inköpsmodellen har en tydlig koppling till det program som Malmö stad antog nyligen för att bekämpa brott mot välfärden och där inköp är en viktig del.

I båda fallen handlar det om vikten av kvalitativa inköpsanalyser och att skapa en robust organisation där Malmö stad har ordentlig kontroll över sina avtal.

Reformeringen av stadens redovisnings- och styrmodell för inköp tog sin början i budgetbeslutet för två år sedan.

-Det är en omfattande utredning som gjorts och som täcker tre stora frågeställningar: hur vi uppnår politisk styrning av inköpsverksamheten, hur vi kan främja hållbara inköp och hur vi kan fokusera på innovation, säger Malmö stads upphandlingschef Gabriella Manieri.

-Jag tror kanske inte att politikerna var medvetna om att frågeställningarna var så omfattande när de togs med som en rad i budgeten för ett par år sedan, men vi har fått en väldigt positiv återkoppling på den utredning som genomförts och dess slutsatser.

Utredningen konstaterar att Malmö stad idag har begränsade möjligheter att arbeta effektivt med övergripande frågeställningar som etiskt hållbara och klimatsmarta leveranser, samordnade distributionslösningar och innovationsdrivna upphandlingar.

I den nya modellen får stadens alla nämnder ett tydligt redovisningsuppdrag som sedan ska bearbetas och sammanställas av stadskontoret.

-Politikerna har ett önskemål att styra mer – generellt men också avseende hållbar konsumtion och innovation. Utredningens viktigaste slutsats är att en förutsättning för att kunna styra och visa riktning är att ha kontroll och överblick. Känner du inte till din data, så blir det svårt att agera meningsfullt och kraftfullt, säger Gabriella Manieri.

– För att nå framgång behöver du ha vettiga styr- och rapporteringssystem och sedan måste du visa en tydlig riktning från politisk nivå utan att styra på detaljnivå.

Hon tillägger att en viss riktning finns idag kring hållbara inköp genom exempelvis stadens miljöprogram, men inte med det samlade grepp för stadens inköp som man hoppas uppnå.

-De fördelar jag ser med den nya modellen är att vi får kunskap och kontroll på en aggregerad nivå samt även en överblick som ger reella möjligheter att samordna och visa riktning för Malmö stads inköp.

Gabriella Manieri lyfter särskilt fram betydelsen av innovation:

-En viktig poäng i utredningen är att behovet av innovation uppstår i verksamheten – det är ingenting som upphandlarna kan driva fram allena. Verksamheten måste berätta i vilka fall det finns önskemål att hitta nya lösningar för att tillgodose ett behov för att vi ska kunna agera.

-Jag tror att den nya styrmodellen kan bli en motor för hållbara och innovativa inköpslösningar genom samverkan och dialog mellan kärnverksamheten, upphandlingsfunktionerna i staden och marknaden, säger Gabriella Manieri.

Politiskt återstår ett formellt fullmäktigebeslut innan förändringarna kan genomföras. Inriktningen för den nya modellen fick nyligen ett brett politiskt stöd när den behandlades i kommunstyrelsen.

Katrin Stjernfeldt Jammeh har upphandlingsfrågor i fokus även i andra forum:

-Sedan ett par år sitter jag i ICLEI:s globala styrelse som ordförande i nätverkets upphandlingsutskott. ICLEI är ett globalt nätverk med över 1700 städer och 200 regioner, och vi försöker på olika sätt hjälpas åt att driva utveckling med städernas kraft. Även om förutsättningarna ser olika ut kan vi lära massor av varandra, och utan tvekan händer det mycket just nu, kopplat till just innovation och upphandling och hållbarhet, säger hon.