Vill ha rum för miljoner

Hotellägare som vill kunna välkomna medarbetare vid landets myndigheter har fram till den 24 oktober på sig att lämna anbud. Statens inköpscentrals upphandling av hotelltjänster är annonserad.

Till nyheterna hör att samtliga orter upphandlas samtidigt. Tidigare var landet uppdelat i tre delar som upphandlades var för sig med en tredjedel varje år.

Therese Klaar, chef för enheten för upphandling av varor och tjänster, bekräftar att man nu står inför en väldigt stor upphandling med många anbud att utvärdera vid samma tidpunkt. Hon menar dock att fördelarna med att upphandla för hela Sverige samtidigt överväger:

– När det gjordes i omgångar hände det att avtalstiderna efter ett tag började komma i otakt då vissa avtal förlängdes och andra inte.

Kraven kunde också bli olika i olika upphandlingar.

– En tredje aspekt är att eftersom våra mallar ständigt utvecklas så kunde underlagen få olika utseende, vilket blev rörigt för både myndigheter och leverantörer.

I den förstudie som föregått upphandlingen flaggas det för att hotelltjänster skulle kunna anses vara en standardiserad tjänst och därmed på sikt eventuellt vara aktuell för ett dynamiskt inköpssystem. Fast DIS för hotell är något som enligt Therese Klaar ligger relativt långt fram i tiden:

– Systemstödet är i nuläget inte lämpligt för hotelltjänster eftersom det blir mycket administrativt betungande att besvara varje enskilt avrop av övernattning.

Klart är att det hotellavtal som löper ut den sista juni 2018 är välanvänt. Under 2015 övernattades det för drygt 400 miljoner kronor.

De myndigheter som svarade på förstudiens enkät önskade sig även ramavtal för hotell utomlands, främst då i de nordiska huvudstäderna samt London, Paris, Bryssel och New York.

Just detta önskemål uppfylls inte denna gång, men i januari påbörjas en förstudie gällande utrikes hotell.

– Är behovet tillräckligt stort blir det en separat upphandling.

Däremot tillkommer nu en annan efterlängtad övernattningskategori. Inom kort annonseras en separat upphandling av så kallad longstay. Det handlar om hotell eller lägenhetshotell med möblerade rum/lägenheter där också möjlighet till egen matlagning ges – allt för att bättre passa för längre vistelser.

Riktar ni upphandlingen även till de många bokningstjänster som finns på nätet?

– Vi fångar inte upp några webbaserade hotellbokningstjänster i upphandlingen, däremot ställer vi krav på e-handel så att myndigheterna kan avropa elektroniskt.

Upphandlingen av konferenstjänster är aningen större än denna sett till antalet tecknade avtal.