Uppföljning ger vinster för Huddinge

Uppföljningen fungerade redan tidigare på Huddinges upphandlingssektion, men upphandlingschefen Petra Hållander hade en önskan om att det skulle fungera ännu bättre. För att kunna jobba mer koncentrerat med uppföljning har en av de seniora upphandlarna gått över till en roll som avtalscontroller.

− Här har vi en person som brinner för det här, som har öga för detaljer och som bara kommer att ägna sig åt detta. Jag räknar med att vi kan hämta hem den tjänsten ganska snabbt, säger Petra Hållander.

Tidigare var ansvaret för uppföljningen fördelat på upphandlarna, som hade ett visst antal avtal att följa upp varje månad. Det som hände var att uppföljningen inte alltid fick fullt fokus när upphandlarna hade mycket att göra och behövde prioritera sin tid.

− Min uppfattning är att man faktiskt behöver ha den avsatta tiden istället för att kombinera med andra uppgifter. Nu vill vi vara proaktiva istället för reaktiva.

Den nya avtalscontrollerns roll har formulerats detaljerat och en del av hennes uppdrag är att ta fram en strategi för sin roll och en metodik för avtalsuppföljningen. De olika avtalen klassificeras numera utifrån bland annat typ av avtal och risk. Vissa avtal följs upp standardmässigt med regelbundna möten medan andra sköts mer proaktivt och snarare följs upp på förekommen anledning. Controllern tar också med info från uppföljningen till kommande upphandlingar.

På sektionen jobbar även sju upphandlare, en inköpssamordnare som stöttar förvaltningarna vid direktupphandling, en hållbarhetsstrateg och en operativ upphandlare. Ansvaret för uppföljningen av en del avtal ligger fortfarande kvar på upphandlarna. Vinster som Petra Hållander ser av det nya upplägget är att sektionen nu kan vara en mer professionell medpart till sina leverantörer, och att de kan räkna hem ekonomiskt.

− Det finns skilda uppfattningar om vad som är bäst – att ha en controller eller att kombinera upphandling med uppföljning. Jag kan se tillbaka till när jag jobbade med upphandling. Då la jag mycket krut på själva förfrågningsunderlaget men det är egentligen när avtalet är klart som hela affären ska ros hem.

Petra Hållanders förhoppning är att framöver kunna fortsätta utveckla arbete med uppföljning.

− Vi kommer att få en lokalvårdscontroller till kommunen. Den tjänsten är inte placerad här på vår sektion men det kommer att bli jättebra. Det optimala vore också att ha en livsmedelscontroller eftersom vissa mer komplexa och omfattande avtal kräver mer sakkunskap.