En strategiskt genomtänkt upphandling i kombination med en avslutande e-auktion. Det resulterade i en rejäl prissänkning på datorer av olika slag som sex kommuner i Kronobergs län behöver.
Totalt gav upphandlingen en prissänkning med 30 procent jämfört med tidigare avtalspriser. Som exempel kostar en bärbar dator med samma funktioner som tidigare nu 3 500 kronor mindre än på förra avtalet. För skoldatorer ligger besparingen runt 2 000 kronor per dator.
Det lägsta inkomna budet och tillika startbudet i e- auktionen var 185 miljoner kronor.
– Vid den avslutande e-auktionen där tre anbudsgivare valde att delta, sjönk priset med inte mindre än 53 miljoner kronor, säger Helene Blomqvist, ansvarig upphandlare vid Växjö kommuns upphandlingsenhet som administrerade upphandlingen.
Innan upphandlingen startade gjordes en förstudie som bland annat visade att en upphandling med börkrav förmodligen inte skulle ge något mervärde. Börkrav i kombination med e-auktion var inte heller att föredra – då man i värsta fall skulle få acceptera en vinnare med ett sämre anbud.
– Där landade vi i upplägget med obligatoriska krav samt en avslutande auktion.
För att säkra önskemålet om en återförsäljare med kapacitet att leverera både produkter och tjänster till bra priser tilläts samarbete med underleverantörer. Helene Blomqvist berättar att tyngd lades i kvalificeringsdelen för att få en leverantör som kunskaps- och resursmässigt hade förmågan att klara ett uppdrag i liknande storlek.
– Vi fick anbud från tre stora, lokalt förankrade aktörer som alla uppfyllde kvalificeringskraven.
På upphandlingsenheten är man mycket nöjda med resultatet och den besparing det har gett skattebetalarna:
– Samtidigt vet vi att pressade priser kan leda till diskussioner under avtalstiden, vilket fick oss att i upphandlingen vara extra tydliga med avtalsvillkoren.
Inför upphandlingen gjordes en konsekvensanalys av för- och nackdelar med e-auktion. Den resulterade i ett nytt avtalsvillkor som reglerar hur förändrade behov i verksamheten ska hanteras:
– Vid förändrade behov/större inköp ska leverantören konkurrensutsätta till flera tillverkare och erbjuda bästa alternativet. Vi har även villkor som säkerställer att vi har konkurrenskraftiga priser på övrigt sortiment under avtalstiden.
Miljö och etiska krav var prioriterade. De etiska kraven innefattar en uppförandekod, ILO:s konvention om mänskliga rättigheter, barnkonventionen, korruption och arbetsmiljölagstiftning.
– Leverantören ska under avtalstiden, minst en gång per år, redovisa en dokumenterad uppföljning av att sociala och etiska krav efterlevs.
Köparen har också rätt att på egen hand, eller genom tredje part, genomföra uppföljning och kontroller av ovanstående krav, på plats i produktionen.
– Vi har även avtalat om sanktioner i olika steg om kraven inte efterlevs.
Avtalet trädde i kraft i november 2015 och löper på ett år med möjlighet till ytterligare tre förlängningar. Upphandlingen omfattade stationära och bärbara datorer, surfplattor (Android, Microsoft och Apple) samt elevdatorer till skolorna. Tillhörande tjänster, försäkring och leasing ingick som option.
Ta klivet och bli kvalificerad IT-upphandlare
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer