Livsmedel: uppföljning i praktiken

Under avtalsperioden är löpande uppföljning en viktig del av min vardag som livsmedelscontroller. Har man ingen som aktivt följer upp livsmedelsavtalen finns risk för att sortimentet skenar iväg och att man får in produkter som inte uppfyller ställda krav.

Här i Helsingborgs stad handlar vi årligen livsmedel för cirka 72 miljoner. Vi har separata avtal på färskt kött, frukt/grönt, mejeri samt en huvudgrossist.

Att ha en anställd livsmedelscontroller är en tydlig signal till leverantörerna att uppföljning av avtalen tas på allvar. Om du inte arbetar med uppföljning kontinuerligt blir det mest att ”släcka bränder” med risk för att missa saker som kan kosta kommunen mycket pengar.

Under en avtalsperiod sker betydande förändringar av det upphandlade sortimentet. På avtalet med en livsmedelsgrossist är det cirka 1 200 upphandlade artiklar och sortimentsförändringar som ändras löpande. Produkter restas, byter förpackningsstorlek eller utgår helt ifrån leverantören sortiment och måste ersättas med en ny produkt. Inte sällan vill enheterna lägga till produktnyheter.

Varje vecka sker det produktändringar där jag måste ta ställning till om ersättningsprodukten uppfyller de krav vi ställde i förfrågningsunderlaget. Det kan till exempel gälla krav på förpackningsstorlek, innehåll och djurskyddskrav. Som kund har jag enligt avtalet makten att bestämma vad som är en godkänd ersättningsvara – och vad som inte godkänns.

Var inte rädda för att själva vara aktiva genom att föreslå andra ersättningsprodukter än de som leverantören förordar. Även om leverantören inte håller med mig anser jag att ersättningsvaran ska ha samma pris som den ursprungliga varan – och detta ska vara reglerat i avtalet.

En annan del av uppföljningen handlar om att se till att kraven på service uppfylls. Där är jag helt beroende av information ifrån enheterna. Där är de mina öron och ögon utåt.

Några gånger per år har vi uppföljningsmöten med leverantören där vi går igenom eventuella problem som uppstått. Ett vanligt problem är packningen av rullvagnarna som maten levereras i. De kan vara felpackade så att tunga saker hamnar över ömtåliga varor eller att vagnarna är packade för högt så att personalen som tar emot varorna riskerar att få dem på sig.

Det är viktigt att ha dessa händelser reglerade i avtalet. Detta gäller även rätten att begära viten från leverantören. Där arbetar vi idag med att ta fram bra mallar och rutiner för hur enheterna ska dokumentera avvikelserna. För att kunna ha en bra dialog med leverantören om problem med servicen så är det viktigt att tydligt kunna beskriva vad som har inträffat, var det har inträffat och när det inträffade.

I min roll som livsmedelscontroller ingår att arbeta både strategiskt inför nya upphandlingar samt operativt under ett avtals gång. Det är viktigt att ta lärdom av tidigare misstag och även rensa bort delar i förfrågningsunderlaget som inte var relevanta.

Fundera kring vilka krav ni behöver ställa för att möjliggöra för en effektiv avtalsuppföljning. Koppla avgörande krav till relevanta viten för att ha något att sätta emot i de fall leverantören missköter sig.

Ställ aldrig krav som inte kan följas upp. Ställ inte heller krav som ni inte har resurser att följa upp.

Att genomföra en livsmedelsupphandling är den lilla biten i ett arbete som sträcker sig över flera år. Den stora utmaningen är att faktiskt uppnå besparingarna som avtalet kan resultera i och att bibehålla servicenivå och kvalitetshöjningar genom hela avtalsperioden.