Om att kommunen helst ville ha lokalproducerat på avtalen när det var dags för upphandling av livsmedel rådde det inga tvivel. Frågan var bara hur det målet skulle nås – och samtidigt hålla sig inom ramarna för LOU och de grundläggande principerna.
Strategin, som formades tidigt i processen, kom att bli: ”Öka konkurrensen genom att inte utesluta små producenter/leverantörer” och den fick bli min sjätte princip att hålla i bakhuvudet under hela tiden för upphandlingsprocessen.
Efter 1,5 månad av materialsamling och intensivt läsande av andra kommuner och landstings livsmedelsupphandlingar samt förkovrande i alla rättsfall som finns gällande livsmedel var det dags att sätta igång och forma min idé. Med hjälp av den marknadsanalys jag genomförde tillsammans med produktionschefen på kommunens centrala kök definierade vi sex utmaningsområden som vi valde att fokusera extra mycket på:
Information/dialog
Vi insåg att det var otroligt viktigt att informera och ha dialog med små livsmedelsproducenter för att få med dem på tåget. Vi upptäckte då att de tappat förtroendet för dem som arbetar med den offentliga måltiden. Kommuner och landsting har länge sagt att de vill servera lokalproducerat på tallrikarna, men inte lyckats göra det särskilt många gånger.
Nu var det upp till bevis för oss och se till att visa engagemang och bjuda in till affär istället för att bara snacka.
Förenkla
Till er som jobbar som upphandlare, och kan det här riktigt bra: försök läsa och förstå hur ni ska lämna anbud på något så avancerat som en livsmedelsupphandling. Skärpning!
Det går att förenkla! Det gäller både förfrågningsunderlag och anbudsinlämning. Och det är ett måste om vi vill få den lokala potatisodlaren att lämna anbud. Vi gjorde tio olika upphandlingar, på så sätt behövde potatisodlaren inte läsa om exempelvis djurskyddskrav.
Den enda upphandling potatisodlaren behövde läsa var just potatisupphandlingen med krav och villkor som endast avsåg potatis. En upphandling bestående av 1 500-2 000 artiklar med en mängd krav och villkor kopplade till sig är inte så lätt att ta sig igenom. Vi använde oss även av begränsad kontroll för att ytterligare förenkla för ovana anbudsgivare.
Dela upp varuområden
Att livsmedelsupphandlingar delas upp i olika varukorgar har nog inte gått någon förbi, men vi funderade på om vi kanske skulle dra det ett steg längre. Om en grönsaksodlare vill sälja morötter till kommunen men inte odlar broccoli, varför ska vi då låsa in alla grönsaker i en och samma varukorg? Vi tillät då att anbud fick lämnas på artikelnivå i en del av våra upphandlingar. En artikel=ett anbud.
Dela upp geografiska områden
Vi delade upp kommunen i fyra olika geografiska områden för att få ner volymen på behovet. Ett anbud kunde då riktas till endast en eller några skolor istället för hela kommunen.
Se över anbuds- och avtalstider
Vi tittade på vilken tid under året det kan vara bäst att annonsera livsmedelsupphandlingar. Den tidpunkten infaller kanske inte mitt i skördetid om en ensam bonde ska ha tid med allt vad det innebär att lämna anbud. Även avtalstiderna kan vara avgörande, avtalsstart för potatis och grönsaker borde kanske inte vara i januari?
Smart logistik
Om vi kräver leverans till kommunens alla leveransställen är det ganska troligt att inga av de inkomna anbuden är från lokala producenter. Logistik kostar. Transporterna äter upp hela vinsten för de små producenterna/leverantörerna.
Vi hade möjlighet att låta leverantörerna leverera endast till vårt centrala produktionskök i vissa av upphandlingarna. Det visade sig vara helt avgörande för en del av anbudsgivarna.
Förutom en politisk önskan om lokalproducerat fanns även en tanke om att höja andelen ekologiska livsmedel. I vårt län finns det en begränsad tillgång av ekologiskt producerade livsmedel inom vissa varuområden. Vi bestämde oss då för att det som inte fanns att tillgå lokalt var de artiklar vi valde att fokusera på när det gällde krav på ekologisk produktion.
Vi la även in en ångramöjlighet i upphandlingen. Om leverantören vunnit mindre än 30 procent av de artiklar anbudet avsåg kunde leverantören tacka nej till affären/dra tillbaka sitt anbud på de artiklarna.
Detta gjorde vi för att inte skrämma bort större leverantörer från att lämna anbud. Vi ville öka konkurrensen och därmed inte krångla till det så att de stora leverantörerna inte lämnade anbud alls. Både de stora och de små behövs på livsmedelsmarknaden!