Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Ämnen
    • EU-domstolen
    • Hyresundantaget
    • Kvalificering
    • Likabehandlingsprincipen
    • Processregler
    • Ramavtal
    • Sekretess
    • Upphandlingsskadeavgift
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Kontakta oss
    • Integritetsspolicy

Bättre uppföljning i grupp

I många upphandlingar finns det en avtalsgrupp eller projektgrupp som är med och utformar upphandlingen. Ofta löses gruppen upp när upphandlingen är klar. Det är synd. Gruppen gör nytta även under avtalsuppföljningen, skriver Linda Bjarle, livsmedelscontroller i Helsingborgs stad.

Som livsmedelscontroller är jag avtalsansvarig för ett antal livsmedelsupphandlingar och jag ser avtalsgruppens kunskap som en stor resurs som ska tillvaratas under hela avtalsperioden. Jag blev förvånad när jag upptäckte att upphandlarna på min arbetsplats sällan tog hjälp av avtalsgruppens erfarenheter av avtalet vid avtalsuppföljningen. Det tycker jag är synd.  

En avtalsgrupp ska bestå av representanter från verksamheterna och den ska ses som en expertgrupp inom det område som ska upphandlas. För att resultatet ska bli så bra som möjligt är det viktigt att gruppen består av personer som verkligen är insatta i varan eller tjänsten som ska upphandlas. De ska inte bara vara fokuserade på sina egna behov utan även kunna lyfta blicken och se till alla beställares behov. Det är viktigt att upphandlaren har en bra förmåga att leda en grupp och objektivt kan ifrågasätta och värdera kraven som framkommer under mötena.

Avtalsgruppen ska helst vara en blandning av både beslutsfattare och beställare av det som upphandlas. Beslutsfattarna behövs för att kunna ha mandat att ta mer strategiska beslut om upphandlingens riktning. Beställarna behövs för att kunna berätta hur de vill att avtalet ska fungera i praktiken.

Avtalsgruppen träffar leverantören vid uppföljningsmöten och där får varje medlem framföra sina åsikter om hur väl, eller inte väl, avtalet fungerar.

För mig som livsmedelscontroller är avtalsgruppen en viktig resurs att ta tillvara på. Under de fyra år som ett avtal oftast löper träffar jag avtalsgruppen otaliga gånger. Jag vill att avtalsgruppen ska känna sig delaktig i avtalet och se vinsten av att kunna vara med och påverka. Sannolikheten att medlemmarna i avtalsgruppen ställer upp och är med nästa gång du ska göra upphandlingen ökar när de känner sig delaktiga.  

För att gruppen ska få en bra kontakt och ökad förståelse för leverantörer åker vi bland annat på studiebesök. Avtalsgruppen är även med och träffar leverantören vid uppföljningsmöten ett par tillfällen per år. Där får varje medlem framföra sina åsikter om hur väl, eller inte väl, avtalet fungerar.

Risken med att inte engagera avtalsgruppen i uppföljningen är att du missar viktig information om hur avtalet fungerar i praktiken. Krav som kan se bra ut på pappret kanske inte fungerar i verkligheten. Om du inte har en kontinuerlig kontakt med beställarna kan du aldrig få full insikt i hur avtalet fungerar och du vet inte vad du ska göra annorlunda nästa gång.

Avtalsgruppen fungerar som ambassadörer i organisationen och sprider information om avtalet vilket kommer att öka andelen köp på det avtalade sortimentet. Avtalsansvarige har förmodligen inte tiden till att ha kontakt med samtliga beställare och då blir avtalsgruppens roll som språkrör desto viktigare.

Istället för att begränsa avtalsgruppen till själva upphandlingsskedet, använd gruppens kunskap och input under hela avtalsperioden. De ger dig som upphandlare eller avtalsansvarig viktiga perspektiv på hur avtalet fungerar.

Lediga jobb

Upphandlingsjurister till Statens inköpscentral på Kammarkollegiet

Svenska Bostäder söker entreprenadupphandlare

Avtalscontroller inom välfärdsbrottslighet till Sollentuna kommun

Strategisk Entreprenad­upphandlare/­kategori­ledare till Stockholm Vatten och Avfall

  • Rekrytera rätt kompetens med Inköpsrådet
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Pernilla Norman

Kursen gör SUA begripligt

Anna David, upphandlare vid Jönköping Energi, rekommenderar alla som upphandlar något skyddsvärt att gå utbildningen Säkerhetsskyddad upphandling:
– Kursen är jättebra, pedagogisk, lätt att förstå och följa, säger Anna David.

Avsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgiftAvsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgift
Ny vägledning för att hantera leverantörer utanför EUNy vägledning för att hantera leverantörer utanför EU
Misstanke om jäv räcker inte för att avbrytaMisstanke om jäv räcker inte för att avbryta
Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skälFörslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Krävs mer än spekulationer för utredningsansvarKrävs mer än spekulationer för utredningsansvar
Ogiltigt, oacceptabelt, olämpligt – en orimlig (o)ordning?Ogiltigt, oacceptabelt, olämpligt – en orimlig (o)ordning?
Advokatbyråns 15 förbättringsförslagAdvokatbyråns 15 förbättringsförslag
Oklara omständigheter för preklusionsreglerOklara omständigheter för preklusionsregler

Nytt från Upphandling24

  • Stiftelseaffär med efterräkningar
  • Alla leverantörer ska inte vara lika
  • Robertsfors utmanar ”nya” lagen
  • Räkna med ökat polisintresse
  • Disputerar om krav och pris
  • “Gör upphandlingar intressant för fler seriösa byggföretag”
  • Miljardstukad leverantör slår tillbaka

Kommentarer från läsarna

Björn : Misstanke om jäv räcker inte för att avbryta
Så spännande. Man får känsla att det är mycket som inte kom upp till ytan. Jag tror kommunen vet mer…
Johan : Ogiltigt, oacceptabelt, olämpligt – en orimlig (o)ordning?
Tack för en bra genomgång! Ogiltiga och olämpliga anbud hanteras alltså olika. Ogiltiga är bland annat "anbud som inte överensstämmer…
David Sundgren : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
I ett öppet förfarande är det inte förbjudet att träffa anbudsgivare så länge grundläggande principer m m upprätthålls så frågan…
Nils Larsson : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Ett bra förslag, förhandlingar ska i min mening användas oftare. Förslaget är även passande med dagens politiska fokus på effektivitet,…
- : JO-kritik står fast, kan inte överklagas
Maktmissbrukare med andra ord
- : JO-kritik står fast, kan inte överklagas
Tjänsteman på JO uppger att de "väljer" vilka ärenden de ska utreda oavsett om det är ett fel som begåtts…
Måns Weimarck : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Synnerligen bra idé! Det öppnar upp för goda affärer, minskar behoven av extensiva marknadsundersökningar före varje upphandling och minskar risken…
Björn : Oklara omständigheter för preklusionsregler
Jag saknar grundläggande information i fallet. Det verkar uppenbart att domstolen inte iaktog kontexten så jag anser är av avgörande…
Björn : Fel att förkasta anbud som onormalt lågt
Den som följer diskussioner om onormalt låga priser måste slås av myndigheternas och rättsväsendets total oförmåga att tackla relativt enkla…
Frans : Oklara omständigheter för preklusionsregler
Intressant! "Skäl till varför en omständighet ska få åberopas utgör knappast i sig en omständighet till stöd för en talan…

Senaste inläggen

  • Avsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgift
  • Ny vägledning för att hantera leverantörer utanför EU
  • Misstanke om jäv räcker inte för att avbryta
  • Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
  • Krävs mer än spekulationer för utredningsansvar
  • Ogiltigt, oacceptabelt, olämpligt – en orimlig (o)ordning?
  • Advokatbyråns 15 förbättringsförslag
  • Oklara omständigheter för preklusionsregler
  • Upphandlingsrättsliga föreningen firade 15 år
  • Annika är upphandlingsjuristen som inte ville bli jurist
  • Allvarligt fel när vd begått brott
  • Fel att förkasta anbud som onormalt lågt
  • Subjektiv objektivitet
  • Ok med förhandlat oannonserat förfarande
  • Leverantörer från tredjeland kan uteslutas