En process för hela staden

Modellen med tre olika förfaranden och en enhetlig process för en stor kommunkoncern har väckt stort intresse bland andra upphandlande myndigheter.

Göteborgs stad började införandet ifjol höst efter ett omfattande förarbete från våren 2020 inom en referensgrupp med representanter från 20 bolag och förvaltningar.

-I dagsläget är det 23 organisationer som har infört eller påbörjat införandet av totalt 54 förvaltningar och bolag, säger Bisan Ibrahim, verksamhetsutvecklare vid Göteborgs stads inköpsstrategiska avdelning.

Hon är nöjd med hur införandet gått hittills och pekar på ett bra samspel som framgångsfaktor: verksamheterna har själva drivit införandet av processen och Förvaltningen för inköp och upphandling har vid behov gett stöd i implementeringen.

-Kommunikationen med de olika verksamheterna i staden har varit oerhört bra. Vi har fått in ett flertal synpunkter på förbättringsförslag som vi tacksamt tar emot för att kunna utveckla processen vidare.

-Jag upplever att staden generellt sätt är engagerad i de här frågorna vilket bara skapar bättre förutsättningar för vidareutveckling, säger Bisan Ibrahim.

Målet med den nya modellen är att öka konkurrensutsättningen totalt sett för mindre upphandlingar och nå högre avtalstrohet.

En indelning i tre förfaranden används nu utifrån värde: direktköp (högst 10 000 kronor), direktupphandling genom prisjämförelse (upp till 50 000 kronor) och direktupphandling genom offertförfrågan (över 50 000 kronor).

I den senare kategorin gäller skriftlig förfrågan till minst tre leverantörer, alternativt annonsering.

Förvaltningen för inköp och upphandling har tagit fram utbildningsstöd i form av en webbutbildning för att underlätta införandet. Dessutom stöd genom en rad mallar, från offertförfrågan till avtal.

-Vi har fått en hel del återkopplingar på våra mallar. Man tycker att är bra att slippa ta fram egna mallar och i stället ägna sin tid åt att direktupphandla. Dessutom tycker många verksamheter att processen är tydlig och enkel att följa.

En given svårighet i processen är Göteborgs stads storlek

-Det är många olika behov och krav som ska mötas för att göra det möjligt för staden att arbeta enhetligt. Det är ett ständigt utvecklingsarbete och det viktigaste i arbetet är kommunikation och dialog för att skapa förståelse för att i sin tur kunna föra arbetet framåt.

Hur är intresset utifrån för modellen?

-När vi lanserade processen var intresset oerhört stort från andra upphandlande myndigheter. De var nyfikna på hur vi har gjort i framtagningen av processen samt hur vi har tänkt kring allt runtomkring den. Vi avsatte tid för att sitta ned med de som var intresserade för att svara på deras frågor och förklara hur vi har gått till väga med att ta fram processen., säger Bisan Ibrahim.

Något slutdatum för införandet finns inte och det hela bygger också på frivllighet.

-Förhoppningarna är givetvis att samtliga verksamheter inom Göteborgs Stad ska implementera den stadengemensamma direktupphandlingsprocessen då vi ser en stor fördel att staden arbetar med enhetliga processer. I dagsläget är processen inte tvingande utan respektive förvaltning eller bolag bestämmer själva när de ska påbörja införandet, säger Bisan Ibrahim.