Controller på en upphandlingsavdelning är en relativt ny yrkesroll som fått ökat fokus på senare tid.
– Controllerns roll handlar till stor del att stödja upphandlingsprocessen säger Anders Lagerstrand, som har just den titeln vid upphandlingsavdelningen på Uppsala Universitet.
En vanlig arbetsdag innebär mycket tid vid skrivbordet för att bygga upp strukturer, ta fram nyckeltal och skapa lathundar, som i sin tur ska resultera i en effektivare upphandling. Men Anders Lagerstrand deltar även i leverantörsmöten där han främst hjälper en avtalsansvarig att ta fram underlag och sätta upp riktlinjer angående vad som ska följas upp och när.
Som controller håller man också koll på vad organisationen köper i stort och uppmärksammar om det görs omfattande köp där det saknas ramavtal.
Som controller diskuterar Anders Lagerstrand kraven som ställs i en upphandling från ett uppföljningsperspektiv med den ansvariga upphandlaren. Som controller har Anders Lagerstrand samlad information om de erfarenheter av uppföljning som gjorts tidigare inom område samt statistik kring köpen.
Anders Lagerstrand berättar att han också kopplas in om en leverantör inte har levererat det den ska. Det kan då bli en diskussion om viten. Det sker en del feldebiteringar från leverantörerna:
– Vår erfarenhet är att universiteten inte alltid debiteras överenskomna priser. Det finns även besparingar när det gäller olika avgifter som faktureringsavgifter och fraktavgifter som leverantörer ibland debiterar universiteten trots att de enligt de upphandlade avtalen inte är tillåtna.
Vid en uppföljning av de debiterade priserna på ett ramavtal upptäcktes en överdebitering på 250 000 kronor under avtalsperioden.
– Jag tror att man kan spara ganska mycket pengar genom att följa upp och vi vill naturligtvis också frigöra pengar som vi kan använda till forskning och utbildning.
Alla avtal med universiteten följs upp i någon form men mest resurser läggs på de största och mest kritiska avtalen.
Anders Lagerstrands mål som controller är att få bättre verktyg för att effektivisera uppföljningen. Han vill också få in så många ramavtal i sitt e-handelssystem som är praktiskt möjligt. På frågan vad som är hans vision säger han:
– Att alla i högre grad inser den ekonomiska potential som finns i uppföljning av avtal. Att få inköpsansvariga på alla institutioner att stödja inköps- och uppföljningsprocessen.
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer