Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Ämnen
    • EU-domstolen
    • Hyresundantaget
    • Kvalificering
    • Likabehandlingsprincipen
    • Processregler
    • Ramavtal
    • Sekretess
    • Upphandlingsskadeavgift
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Kontakta oss
    • Integritetsspolicy

Våga — rädslan göra fel begränsar dig

ExpertkommentarOffentlig sektor är novis när det gäller förhandling och det finns en rädsla att göra fel. Rädslan begränsar, skriver Inköpsrådets expert Petra Rantzow. Hon vill minska osäkerheten i upphandlarens vardag.

| 2021-09-13
Petra Rantzow är en av Inköpsrådets experter.

Jag är en person som tar steget innan jag ens tänkt om jag vågar eller inte. Det är inte alltid lyckosamt, ibland blir det att snubbla i en grop eller något annat smärtsamt. Men många gånger går det alldeles utmärkt och då är jag glad för min totala orädsla.

När jag vågade byta sektor, från privat till offentlig, fick jag många upplevelser. En av dem är att jag saknade förhandling som arbetsredskap.

På många vis förhandlar vi alla i vardagen men att förhandla i yrket har alltid varit en av mina favoritgrenar. Att förhandla är att komma överens om villkoren för något och att argumentera för olika perspektiv, vilket ger ett mervärde i utbytet av affärsrelationen. Offentlig sektor är novis när det gäller förhandling.

En annan sak jag upplevde var rädsla, rädsla att göra fel. Rädsla är något som begränsar och mod är något som utvecklar. I näringslivet förekommer rädsla för att inte nå målen vilket gör att alla tricks är tillåtna för att nå resultat. Den privata sektorn fokuserar på mätbara resultat medan offentlig sektor fokuserar på mjukare mål såsom välfärd för medborgaren. Båda delarna är framgångsrika men graden av tydlighet skiljer sig åt markant.

Inom offentlig sektor råder lagens mening närmre individen, lagen ger ett stöd och formar vardagen för många. Det är många ögon som granskar vad som sker vilket ger en känsla av att vara iakttagen. Den delen förekommer inte alls i näringslivet, där är nästan allt hemligt.

Att vara begränsad gör oss mindre kreativa vid problemlösning. Upphandlande myndighet har bevisbördan att få förhandla vilket i sig är begränsande om det finns en osäkerhet att göra fel.

Många gånger får jag frågan om vad vi inte får förhandla om i offentlig sektor.  Jag är alltid lika förvånad och tänker… tja… det mesta.

Jag tänker hellre i termer av vad vi kan förhandla om än vad vi inte får förhandla. Det finns vissa grundstenar, men kortfattat handlar det om att vi inte kan förhandla om ”fasta” krav men vi kan förhandla om det som tillför vid utförandet.

Det är lättare att utgå tankemässigt från att regleringen skyddar dem som inte lämnar anbud. Om förhandlingen förflyttar affären till något annat än avsett från början så kanske det hade varit intressant för andra företag än de aktuella anbudsgivarna, ett företag som vill och hade kunnat lämna anbud har då inte fått chansen. En förhandling får inte förändra affären i den utsträckningen att konkurrensen hämmats.

Jag brukar använda ett par bilder för att symbolisera skillnaderna mellan en klassisk förhandling och offentlig förhandling inom ett förhandlat förfarande.

På bild 1 åskådliggörs den klassiska förhandlingen. Det finns två parter, båda drar för att nå sina mål. Denna bild är givetvis förenklad och visar enbart en aktuell situation inom en relation. I det extrema fallet är det en dragkamp och båda parter föreslår olika villkor för att komma så nära sitt affärsförslag som möjligt.

På bild 2 åskådliggörs en förhandling inom ett förhandlat förfarande vid fas 2. Upphandlande myndighet har ett antal obligatoriska krav (minimikrav) som inte är förhandlingsbara. Men de har också mervärden som är önskvärda vilka kan förhandlas genom att förtydliga behoven så att anbudsgivare kan möta kraven på bästa sätt.

Det är möjligt att förhandla om bara pris men i praktiken så brukar det innebära att även förhandla om lösningsförslagets innehåll, omfattning, avgränsning och riskfördelning.

Det beror också på vilket slags vara, tjänst eller entreprenad som förhandlas. Ju mer innovativa, formgivande och sofistikerade villkor, desto mer möjligheter att förhandla. Ju fler företag som måste anpassa sitt föremål för leveransen för att upphandlande myndighetens behov ska tillgodoses, desto mer utrymme för förhandling.

Avtalsvillkoren kan utformas med olika incitament som helt är beroende på parternas prestationer – då är möjligheten att förhandla mycket viktigt för att affären och leveransen överhuvudtaget ska bli meningsfull.

Det kan låta enkelt men är ack så diffust för en upphandlande myndighet som inte vill göra fel. De grundläggande principerna råder alltid, särskilt likabehandling- och transparensprincipen.

Upphandlingslagarna har en del regleringar om förhandling, jag hoppas vi kan få bilden att klarna en aning så att osäkerheten minskar i er vardag. Dela gärna med er till mig om era tankar, vad vill ni läsa om och hur ser ni på att möjligheterna att förhandla i offentlig sektor. Hör av er i kommentarsfältet, LinkedIn eller e-posta petra@ecenea.se. Vi ses i kommande avsnitt!

Petra Rantzow
Vd, Ecenea Syd

Få din fråga om upphandling besvarad
Skickar

Annons

Lär dig förhandla inom LOU
Vill du bli bättre på att utnyttja de möjligheter till förhandling som LOU trots allt ger? Vill du bli bättre på att förhandla? Då är utbildningen Praktisk förhandlingsteknik under Petra Rantzows ledning rätt utbildning för dig. Läs mer här >>

Läs mer: ExpertkommentarFörhandling

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

Lediga jobb

Upphandlingsjurister till Statens inköpscentral på Kammarkollegiet

Svenska Bostäder söker entreprenadupphandlare

Avtalscontroller inom välfärdsbrottslighet till Sollentuna kommun

  • Rekrytera rätt kompetens med Inköpsrådet
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Lär dig LOU av en expert

En kursledare med ambitionen att förenkla upphandlarens vardag. Grundläggande LOU med nyheter och praxis. Mathias Sylvan guidar dig rätt i regelverket och djupdyker i valda delar.

Förslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättlästFörslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättläst
Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
Så ändras överprövnings- och skadeståndsreglernaSå ändras överprövnings- och skadeståndsreglerna
Avsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgiftAvsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgift
Ny vägledning för att hantera leverantörer utanför EUNy vägledning för att hantera leverantörer utanför EU
Misstanke om jäv räcker inte för att avbrytaMisstanke om jäv räcker inte för att avbryta
Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skälFörslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Krävs mer än spekulationer för utredningsansvarKrävs mer än spekulationer för utredningsansvar

Nytt från Upphandling24

  • UKÄ tvingas böta 90 000
  • Tveksamt asfaltsköp på Åland
  • Kvinnor dominerar växande kår
  • Falkenberg rekryterar dubbelt
  • Mot nollutsläpp med nya grepp
  • Livsmedelsupphandlare med många järn i elden
  • Pionjär inom cirkulära förkläden

Kommentarer från läsarna

Andreas : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
Någon som har målnummer på kammarrättspraxis angående de fakultativa grunderna och att man kan välja tillämpning där? Hade missat det.
Upphandlare : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
En fråga till författarna med anledning av analysens första stycke. Skulle det alltså vara ok att UM behåller valfriheten att…
Mikael Johansson : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Tack för att du lyfter detta. Det borde rimligtvis bli större möjligheter att använda det alla fall. Jobbade med LUF…
Anna : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Jag är helt med på Davids linje att genomföra förhandlat förfarande i ett steg. Jag har även kombinerat konkurrenspräglad dialog…
David Sundgren : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Håller helt med! Jag har genomfört förhandlade förfaranden i ett steg och så länge ingen lider skada ser jag inget…
David Sundgren : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Ja, men vad är det som hindrar att anbuden justeras efter ett anbudsmöte i ett öppet förfarande om inga obligatoriska…
Kristian Pedersen : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Precis! Kostnader, såsom transaktionskostnader, måste som du är inne på alltid vägas mot nyttan. Min uppfattning är dock att det…
Kristian Pedersen : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Intressanta reflektioner. Jag har dock lite svårt att se att risken för oproportionerligt ökad favorisering och korruption skulle vara större…
Undrande upphandlare : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Jag har personligen alltid under alla år jag har jobbat med detta (ca 20) undrat över varför ett förhandlat förfarande…
Kristian Pedersen : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Det stämmer att anbudspresentationer och andra typer av möten kan genomföras även i exempelvis öppna förfaranden, men några förhandlingar får…

Senaste inläggen

  • Förslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättläst
  • Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
  • Så ändras överprövnings- och skadeståndsreglerna
  • Avsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgift
  • Ny vägledning för att hantera leverantörer utanför EU
  • Misstanke om jäv räcker inte för att avbryta
  • Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
  • Krävs mer än spekulationer för utredningsansvar
  • Ogiltigt, oacceptabelt, olämpligt – en orimlig (o)ordning?
  • Advokatbyråns 15 förbättringsförslag
  • Oklara omständigheter för preklusionsregler
  • Upphandlingsrättsliga föreningen firade 15 år
  • Annika är upphandlingsjuristen som inte ville bli jurist
  • Allvarligt fel när vd begått brott
  • Fel att förkasta anbud som onormalt lågt