Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Ämnen
    • EU-domstolen
    • Hyresundantaget
    • Kvalificering
    • Likabehandlingsprincipen
    • Processregler
    • Ramavtal
    • Sekretess
    • Upphandlingsskadeavgift
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Kontakta oss
    • Integritetsspolicy

Våga — rädslan göra fel begränsar dig

ExpertkommentarOffentlig sektor är novis när det gäller förhandling och det finns en rädsla att göra fel. Rädslan begränsar, skriver Inköpsrådets expert Petra Rantzow. Hon vill minska osäkerheten i upphandlarens vardag.

| 2021-09-13
Petra Rantzow är en av Inköpsrådets experter.

Jag är en person som tar steget innan jag ens tänkt om jag vågar eller inte. Det är inte alltid lyckosamt, ibland blir det att snubbla i en grop eller något annat smärtsamt. Men många gånger går det alldeles utmärkt och då är jag glad för min totala orädsla.

När jag vågade byta sektor, från privat till offentlig, fick jag många upplevelser. En av dem är att jag saknade förhandling som arbetsredskap.

På många vis förhandlar vi alla i vardagen men att förhandla i yrket har alltid varit en av mina favoritgrenar. Att förhandla är att komma överens om villkoren för något och att argumentera för olika perspektiv, vilket ger ett mervärde i utbytet av affärsrelationen. Offentlig sektor är novis när det gäller förhandling.

En annan sak jag upplevde var rädsla, rädsla att göra fel. Rädsla är något som begränsar och mod är något som utvecklar. I näringslivet förekommer rädsla för att inte nå målen vilket gör att alla tricks är tillåtna för att nå resultat. Den privata sektorn fokuserar på mätbara resultat medan offentlig sektor fokuserar på mjukare mål såsom välfärd för medborgaren. Båda delarna är framgångsrika men graden av tydlighet skiljer sig åt markant.

Inom offentlig sektor råder lagens mening närmre individen, lagen ger ett stöd och formar vardagen för många. Det är många ögon som granskar vad som sker vilket ger en känsla av att vara iakttagen. Den delen förekommer inte alls i näringslivet, där är nästan allt hemligt.

Att vara begränsad gör oss mindre kreativa vid problemlösning. Upphandlande myndighet har bevisbördan att få förhandla vilket i sig är begränsande om det finns en osäkerhet att göra fel.

Många gånger får jag frågan om vad vi inte får förhandla om i offentlig sektor.  Jag är alltid lika förvånad och tänker… tja… det mesta.

Jag tänker hellre i termer av vad vi kan förhandla om än vad vi inte får förhandla. Det finns vissa grundstenar, men kortfattat handlar det om att vi inte kan förhandla om ”fasta” krav men vi kan förhandla om det som tillför vid utförandet.

Det är lättare att utgå tankemässigt från att regleringen skyddar dem som inte lämnar anbud. Om förhandlingen förflyttar affären till något annat än avsett från början så kanske det hade varit intressant för andra företag än de aktuella anbudsgivarna, ett företag som vill och hade kunnat lämna anbud har då inte fått chansen. En förhandling får inte förändra affären i den utsträckningen att konkurrensen hämmats.

Jag brukar använda ett par bilder för att symbolisera skillnaderna mellan en klassisk förhandling och offentlig förhandling inom ett förhandlat förfarande.

På bild 1 åskådliggörs den klassiska förhandlingen. Det finns två parter, båda drar för att nå sina mål. Denna bild är givetvis förenklad och visar enbart en aktuell situation inom en relation. I det extrema fallet är det en dragkamp och båda parter föreslår olika villkor för att komma så nära sitt affärsförslag som möjligt.

På bild 2 åskådliggörs en förhandling inom ett förhandlat förfarande vid fas 2. Upphandlande myndighet har ett antal obligatoriska krav (minimikrav) som inte är förhandlingsbara. Men de har också mervärden som är önskvärda vilka kan förhandlas genom att förtydliga behoven så att anbudsgivare kan möta kraven på bästa sätt.

Det är möjligt att förhandla om bara pris men i praktiken så brukar det innebära att även förhandla om lösningsförslagets innehåll, omfattning, avgränsning och riskfördelning.

Det beror också på vilket slags vara, tjänst eller entreprenad som förhandlas. Ju mer innovativa, formgivande och sofistikerade villkor, desto mer möjligheter att förhandla. Ju fler företag som måste anpassa sitt föremål för leveransen för att upphandlande myndighetens behov ska tillgodoses, desto mer utrymme för förhandling.

Avtalsvillkoren kan utformas med olika incitament som helt är beroende på parternas prestationer – då är möjligheten att förhandla mycket viktigt för att affären och leveransen överhuvudtaget ska bli meningsfull.

Det kan låta enkelt men är ack så diffust för en upphandlande myndighet som inte vill göra fel. De grundläggande principerna råder alltid, särskilt likabehandling- och transparensprincipen.

Upphandlingslagarna har en del regleringar om förhandling, jag hoppas vi kan få bilden att klarna en aning så att osäkerheten minskar i er vardag. Dela gärna med er till mig om era tankar, vad vill ni läsa om och hur ser ni på att möjligheterna att förhandla i offentlig sektor. Hör av er i kommentarsfältet, LinkedIn eller e-posta petra@ecenea.se. Vi ses i kommande avsnitt!

Petra Rantzow
Vd, Ecenea Syd

Få din fråga om upphandling besvarad
Skickar

Annons

Lär dig förhandla inom LOU
Vill du bli bättre på att utnyttja de möjligheter till förhandling som LOU trots allt ger? Vill du bli bättre på att förhandla? Då är utbildningen Praktisk förhandlingsteknik under Petra Rantzows ledning rätt utbildning för dig. Läs mer här >>

Läs mer: ExpertkommentarFörhandling

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

Lediga jobb

Strategisk Entreprenad­upphandlare/­kategori­ledare till Stockholm Vatten och Avfall

  • Avtalscontroller till Sektionen för inköp och upphandling
  • Rekrytera rätt kompetens med Inköpsrådet
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Lär dig LOU av en expert

En kursledare med ambitionen att förenkla upphandlarens vardag. Grundläggande LOU med nyheter och praxis. Mathias Sylvan guidar dig rätt i regelverket och djupdyker i valda delar.

Advokatbyråns 15 förbättringsförslagAdvokatbyråns 15 förbättringsförslag
Oklara omständigheter för preklusionsreglerOklara omständigheter för preklusionsregler
Upphandlingsrättsliga föreningen firade 15 årUpphandlingsrättsliga föreningen firade 15 år
Annika är upphandlingsjuristen som inte ville bli juristAnnika är upphandlingsjuristen som inte ville bli jurist
Allvarligt fel när vd begått brottAllvarligt fel när vd begått brott
Fel att förkasta anbud som onormalt lågtFel att förkasta anbud som onormalt lågt
Subjektiv objektivitetSubjektiv objektivitet
Ok med förhandlat oannonserat förfarandeOk med förhandlat oannonserat förfarande

Nytt från Upphandling24

  • Kontrolltjänst med förhinder
  • Riksdagsenighet om IPI
  • Utlovar enklare annonsering
  • Nya perspektiv från syd
  • Växer med kommunsamverkan
  • Politisk träta om extramiljoner
  • Inköpsvolymen ökar kraftigt

Kommentarer från läsarna

Björn : Oklara omständigheter för preklusionsregler
Jag saknar grundläggande information i fallet. Det verkar uppenbart att domstolen inte iaktog kontexten så jag anser är av avgörande…
Björn : Fel att förkasta anbud som onormalt lågt
Den som följer diskussioner om onormalt låga priser måste slås av myndigheternas och rättsväsendets total oförmåga att tackla relativt enkla…
Frans : Oklara omständigheter för preklusionsregler
Intressant! "Skäl till varför en omständighet ska få åberopas utgör knappast i sig en omständighet till stöd för en talan…
Eva : Subjektiv objektivitet
Förbittrad som leverantör blir man, när det hänvisas till ospecifiecad "kvalitet" Hur skall man som leverantör veta vad som kan…
Nils Larsson : Subjektiv objektivitet
Jag håller med, det är inte bra när utvärderingar ser godtyckliga ut, oavsett om de är det eller inte. Bortsett…
Johan : Ok med förhandlat oannonserat förfarande
Lagstiftaren har gjort det väldigt krångligt för alla inblandade genom att skilja på anbud som är: 1. ogiltiga 2. olämpliga…
En annan Björn : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
"Oaktat detta anser vi att den här typen av domar är betydelsefulla för övergripande diskussioner och debatt." Jag håller med!…
Håkan : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
2010? Skulle kunna tolkas som år 2010? Lite äldre än 3 år då..
David Sundgren : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
Jag anser nog att "datum" betyder att en viss dag ska kunna identifieras. "Oktober 2020" är således inget datum. Det…
Björn : Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
Är det någon annan som undrar vem som bestämde att ett datum betyder "YYYYMMDD"? Jag anser att exempelvis "17 februari"…

Senaste inläggen

  • Advokatbyråns 15 förbättringsförslag
  • Oklara omständigheter för preklusionsregler
  • Upphandlingsrättsliga föreningen firade 15 år
  • Annika är upphandlingsjuristen som inte ville bli jurist
  • Allvarligt fel när vd begått brott
  • Fel att förkasta anbud som onormalt lågt
  • Subjektiv objektivitet
  • Ok med förhandlat oannonserat förfarande
  • Leverantörer från tredjeland kan uteslutas
  • Hur bevisas yrkesmässig kapacitet?
  • Inte ok med koncernbolag i samma upphandling
  • Fel datum – skäl för ingripande och rättelse
  • Tilldelningsbeslut = slutbehandlat ärende
  • Tydligare gränser för hyresundantaget
  • Sunda företag vill ha högre hållbarhetskrav

Aktuella utbildningar

Delta på distans eller på plats i Stockholm. Valet är ditt.

  • Robusta IT-avtal | 28 april
  • Hållbar upphandling | 29 april
  • LOU på två dagar | 6-7 maj
  • Entreprenadupphandling och AMA AF | 8 maj
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 14 maj
  • Kvalificerad IT-upphandlare – Steg 2 praktisk tillämpning | Hösten 2025
  • Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF | Hösten 2025
  • Anbudsutvärdering | Hösten 2025
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | Hösten 2025
  • Leda upphandlingar effektivt | Hösten 2025
  • Få fart på er avtals­förvaltning | Hösten 2025
  • Kvalificerad IT-upphandlare | Hösten 2025
  • Ramavtal – fördjupningskurs | Hösten 2025