Statens servicecenter sköter administration, framför allt ekonomi- och lönerelaterade tjänster, åt ungefär 150 statliga myndigheter. För detta används system som Agresso och Palasso – avropade på statliga ramavtal.
Trots att de ramavtal som upphandlats av Ekonomistyrningsverket har haft en längsta möjliga avtalsperiod på mellan åtta och 13 år beskrivs längden på dessa ramavtal som ett problem. I en rapport från myndigheten slås fast att en smartare och mer långsiktig strategi för systemförsörjningen skulle minska de stora kostnader som uppstår när ett ramavtal löper ut.
Enligt utredningen, som gjorts på regeringens uppdrag, styrs systembyten med dagens modell av ramavtalens giltighetstid snarare än verksamhetens behov. Systemskiftena kräver tid och resurser som skulle kunna utnyttjas till tjänsteutveckling eller effektiviseringsarbete.
Inom den närmaste femårsperioden löper avtalen ut för e-handelssystem och ett personalsystem. Under nästkommande treårsperiod löper avtalen för ekonomisystem och myndighetens andra personalsystem ut.
Den sammanlagda kostnaden för Statens servicecenter att byta dessa system beräknas till 400–500 miljoner kronor.
Enligt rapporten bäddar mer långsiktiga systemlösningar för de tjänster som utförs åt kundmyndigheterna för en mer stabil avgiftssättning. Förhoppningsvis skulle det också vara möjligt att sänka avgifterna istället för att höja dem.
Som Inköpsrådet tidigare rapporterat flyttas i år ramavtalsupphandlingarna av administrativa stödsystem från Ekonomistyrningsverket till Kammarkollegiet.
Vill du fördjupa dig i kravarbete, utvärdering och förhandling i IT-upphandlingar, i syfte att göra bättre IT-affärer? Gå kursen som Upphandling24 arrangerar ”Fortsättningskurs IT-upphandling” Läs mer här!
PO
Varför inte använda Partnering fullt tillåtet även inom den här sektorn.
Konsulten
Man skulle väl kunna fråga sig varför det öht finns ramavtal inom denna typ av system…?
Ramavtalen är väl från början tänkta för repetitiva, decentraliserade köp av standardprodukter… upplägget kommer ju från försörjningssektorn (el, gas, vatten etc).
Eftersom inget av dessa särdrag stämmer överens med de enorma engångsinköp som PA/HR/ekonomisystem är, undrar ju vän av ordning varför ingen sätter stopp för det hela? Att ESV envisats med att upphandla ramavtal inom området är ju ett historiskt faktum – och för all del en utveckling jämfört med deras tidigare upplägg med helt ”inofficiella ramavtalsliknande upplägg utan upphandling”, men det är ju verkligen inte mycket till argument för att fortsätta med eländet.
Frågan är om det verkligen är UPPHANDLINGEN av dessa system som är så omfattande och tung, eller om det inte snarare handlar om implementeringen… och den underlättas ju inte av att det finns ett ramavtal att avropa ifrån.
Nä, om varje myndighet/organisation upphandlade var för sig, med kanske 10-åriga avtalstider (+ några års förlängningsmöjligheter), skulle man få bättre anpassade avtal/villkor, och en bättre konkurrens mellan de få aktörer som finns på marknaden.