Att genomföra en upphandling kostar i grova slängar mellan fem och tio procent av upphandlingens värde. Då ingår dessutom behovsanalys och kravspecifikation, något som skulle ha krävts även vid ett direktinköp utan föregående upphandling.
Den beräkningen gör Per Molander i ESO-rapporten Regelverk och praxis i offentligupphandling. Även om den publicerades år 2009 – och att det skett bland annat reallöneökningar sedan dess – anser han att siffrorna står sig rätt väl:
– Om det som ska upphandlas är tjänster kan vi anta att relativpriset mellan upphandlarens tid och det som upphandlas är någorlunda konstant. Slutsatserna från rapporten förändras då inte.
Vid varuupphandling blir tjänstemannatiden några procent dyrare per år. Det innebär att vinsten med upphandling sjunker i motsvarande grad.
Per Molander har analyserat cirka 125 upphandlingar inom stat och kommun. Han har dessutom bett olika upphandlande enheter att beräkna kostnaderna för en upphandling.
Örebro kommun bedömer att en enkel upphandling, som inte överprövas, kostar strax under 20 000 kronor att genomföra. Jönköpings kommun redovisar en genomsnittkostnad på lite drygt samma nivå.
Merkostnaden för att genomföra en liten upphandling på ett formellt sätt beräknas i ESO-rapporten till omkring 10 000 kronor. Vinsten som görs på att upphandla ligger samtidigt på runt 20 procent jämfört med priset hos en slumpmässigt vald leverantör.
Sammantaget pekar Per Molanders siffror på att en formaliserad upphandlingsprocedur lönar sig redan vid ganska låga värden: från runt 50 000 kronor och uppåt. Han tyckte då, och tycker fortfarande, att dagens direktupphandlingsgräns ligger för högt.
– Sedan rapporten publicerades har tröskelvärdet ungefär fördubblats, vilket det är svårt att finna stöd för i analysen. Jag tror alltså att det var ett dumt beslut, som förmodligen har lett till ökade kostnader för den offentliga sektorn.
Han noterar att priset för många direktupphandlade varor och tjänster hamnar strax under tröskeln – för att man ska kunna göra en direktupphandling:
– Om man höjer tröskeln kommer priserna att följa efter.
Det finns olika beräkningar av de så kallade transaktionskostnaderna. Molanders rapport har kritiserats för ett väl litet underlag. Upphandlingsutredningen, som föreslog höjd direktupphandlingsgräns, redovisar en dubbelt så hög merkostnad som ESO samtidigt som vinsten med upphandling beräknats betydligt lägre.
Leverantörernas anbudskostnader då? De bedöms i ESO-rapporten typiskt ligga på runt en procent av upphandlingsvärdet. I enstaka och mer komplicerade fall kan denna kostnad raka i höjden till 5-10 procent.
Om det var så väl att det kostar så lite att göra bra upphandlingar varför skriver man då så långa avtal?
Med långa avtal ökar risken för överprövning för att man som anbudsgivare förlorar mycket på att inte få tilldelning.
Om man har korta avtal och högre frekvens på upphandlingarna av löpande varor och tjänster som alltid behövs i verksamheten borde man få en tydlig skruv och mera konstant press att jobba med mera attraktiva erbjudanden.
Det vore hälsosamt om leverantörer och myndigheter fokuserade på att komma igen till nästa gång något upphandlades och vässa sitt erbjudande istället för att lägga tid och kraft i våra domstolar.
I vissa typer av upphandlingar behövs långa avtal för att kunna upprätthålla någon form av kontinuitet i de offentliga verksamheterna. Jag tänker främst på digitala verksamhetssystem. Det är kostsamt och besvärligt att riskera byte av system allt för frkvent.
En anledning till längre avtal är nog att leverantören på det sättet kan pressa sina priser då de kan planera för längre tid framöver. Avtal på ett år eller dyl är för kort för att leverantören ska våga göra några investeringar eller pressa sitt pris lite extra.
Jag tror att vi har ett stort systemfel här. 20 000 kr för att genomföra en enkel upphandling är ca en veckas heltidsjobb. Jag tvivlar på att det går att hålla någon högre kvalité på en upphandling om analys av verkligt behov, skriva förfrågningsunderlag, utvärdera anbud och diverse administration ska hinnas med på en vecka/40 arbetstimmar. En upphandling måste få ta tid och då är det nog bättre att packetera ihop flera upphandlingar till en större eller att välja längre kontraktstid.
Beror på hur komplext upphandlingen är, 40 – 60 timmar för lite enklare och betydligt längre för större tror jag är närmare verkligheten.
Att ha som regel att göra stora samordnade upphandlingar är inte alltid lika med bra priser, naturligtvis beror det på hur upphandlingen genomförs men tycker att det är en sanning med modifikation. Att vi upphandlare är rena investeringar för kommuner, landsting etc. är jag helt övertygad om
Vanlig orsak, tror jag, är för att det tar tid och för att lagstiftningen ang. hur kontraktsvärden ska beräknas är som den är…
Det är så spännande att läsa teoretikernas slutsatser. Synd att de inte förmår oss inom verksamheterna att dra samma slutsatser bara. Skulle vi göra det så skulle i alla fall vi, på min tekniska enhet, kunna lägga så mycket mindre tid på upphandling, vi skulle inte heller sitta och svära över all kraft och tid det tar med de dåliga avtalen och vi skulle inte heller på alla möjliga sätt försöka undvika att behöva göra upphandlingar på grund stor risk att få ej fungerande entreprenörer.