Det är alltså för upphandlingar under EU:s tröskelvärden som ramavtalsreglerna försvinner. Om du vill kan du fortsätta att genomföra ramavtalsupphandlingar precis som du gjort tidigare, enligt reglerna i 7 kap, men om du vill öppnas alltså nya möjligheter.
Fortsättningsvis är det principerna för offentlig upphandling som sätter gränserna för hur ramavtal och andra metoder för löpande konkurrensutsättning kan användas.
Jag har flera idéer om hur ramavtal skulle kunna hanteras på nya sätt och delar här med mig av några av mina tankar. Jag inser att det naturligtvis kan finnas olika typer av komplexiteten med samtliga dessa exempel och naturligtvis måste såväl affärsmässiga som juridiska aspekter beaktas. Att något är tillåtet innebär självklart inte att det alltid är lämpligt eller bra i det enskilda fallet.
Vi vet inte heller hur praxis från domstolarna kommer att se ut och vad de kommer att tycka om Upphandlarsveriges samlade kreativitet. Men om nu lagstiftaren ger oss nya möjligheter vore det dumt att smälla igen dörren innan den knappt har hunnit öppnats.
Ramavtalets längd
Regleringen av hur lång tid ett ramavtal får löpa gäller inte längre. Det är alltså fullt möjligt att tänka sig längre ramavtal än fyra år i LOU och åtta år i LUF. En naturlig begränsning är att den samlade avropsvolymen från ramavtalet inte får överstiga EU:s tröskelvärden och det innebär att det inte kan löpa hur lång tid som helst.
En annan begränsning är att det som avropas från ramavtalet inte får skilja sig väsentligt från vad som beskrivs i ramavtalsupphandlingens upphandlingsdokument. Det är rimligt att tro att efter ett antal år skiljer sig köparens behov rätt väsentligt från vad som upphandlats ursprungligen och de varor och tjänster som tillhandahålls är inte längre desamma.
En enkel förändring av avtalstid som kan vara användbar är att skriva avtal på till exempel tre initiala år med option på ytterligare ett år men även ange att ramavtalet därefter kan förlängas ytterligare så länge det totala avropade värdet inte överstiger EU:s tröskelvärden.
Ramavtal i ramavtalet
En grundläggande idé med ett ramavtal är att själva ramavtalet (lite avhängigt typ av ramavtal) kan vara förhållandevis övergripande vad gäller exakt utformning av de varor och tjänster som det omfattar. Även hur ofta avrop kommer att ske, avropens innehåll och omfattning är många gånger endast beskrivet i begränsad omfattning.
När ett avrop väl sker ska det vara betydligt tydligare och mer specificerat i alla dessa avseenden. Är avropet för allmänt håller kan det komma att ses som ett ramavtal i ramavtalet vilket inte brukar gillas av domstolarna.
Ibland kan det ändå vara praktiskt att använda ramavtal på detta sätt. Exempelvis genom att en gång per år genomföra en förnyad konkurrensutsättning för det kommande årets behov. Jag ser det inte alls som omöjligt att göra på det sättet vid upphandlingar enligt 19 kap. då ramavtalsreglerna inte längre gäller vid dessa upphandlingar.
Naturligtvis måste förutsättningarna vara tydliga redan vid upphandlingen av ramavtalet och avropen måste vara tillräckligt tydliga för att leverantörerna ska kunna lämna så bra avropssvar som möjligt.
Avropsordning
Det är vanligt att avrop från ramavtal som har slutits med flera leverantörer görs genom tillämpning av en rangordning som har fastställts vid utvärderingen av ramavtalet. Ofta är den rangordningen statisk och gäller under hela ramavtalstiden.
Vissa upphandlare har en viss dynamik i rangordningen på ett sätt som jag är tveksam till om den skulle klara en prövning i domstol. I nya 19 kap. ser jag större möjligheter att skapa dynamik i rangordningen. Exempelvis genom att ta in nya priser eller andra parametrar (till exempel gällande kvalitet eller utförande) under ramavtalstiden och därefter förändra rangordningen. Även kvalitet på tidigare genomförda leveranser under ramavtalet skulle kunna vägas in.
Öppna ramavtalet för ytterligare leverantörer
Ramavtal är slutna system vilket innebär att nya leverantörer inte får tillkomma under avtalstiden. Kanske kan vi nu hitta en modell där vi öppnar ramavtalet efter till exempel två av fyra år. Befintliga leverantörer får vara kvar med möjlighet att justera delar av sina ursprungliga anbud, eller kan välja att lämna, samtidigt som nya leverantörer erbjuds en möjlighet att lämna anbud enligt de ursprungliga förutsättningarna och ansluta till ramavtalet.
En nackdel kan vara att det blir mindre attraktivt för leverantörer att vara part i ramavtalet från början då de vet att det kan tillkomma nya leverantörer efter en tid.
Mer om ramavtal
Jag har skrivit flera tidigare artiklar om ramavtal för Inköpsrådet som du kanske kan vara intresserad av att läsa. Exempelvis tankar om hur du kan öka din attraktion som köpare när du använder ramavtal. Och en brännhet fråga kopplad till takvolymer: Hur ska man kunna skapa en väg ut när ramavtalet slår i taket?
Magnus Nilsson
Upphandlingskonsult, Peak Procurement
Great insights as always, really enjoyed reading this! Loved the insights you shared here! It reminds me of how useful it is to keep track…
Dela kostnader och undvik inlåsningarKommentar av The Fashion Deals på Dela kostnader och undvik inlåsningar