Min kunskap om en offentlig organisation var, om inte obefintlig, så mycket liten när jag efter sju år lämnade den privata sfären för att börja arbeta inom Helsingborgs stad. Jag var helt och fullt danad och formad av mitt arbete hos en stor livsmedelsgrossist.

Åren hos dem var för mig en otroligt nyttig utbildning i hur offentlig upphandling fungerar hos en leverantör. För den erfarenheten kommer jag att vara evigt tacksam.

Som anbudsanalytiker hos en grossist tog arbetet med överprövningar upp en stor del av min tid. Det var mycket fokus på att analysera konkurrentens anbud och hitta sådant som skulle kunna överprövas.

Minsta lilla gram på en fiskfilé skulle stämma överrens med vad kommunen hade efterfrågat. Om inte kontaktades advokaterna som gjorde sig redo för strid!

Lyckligtvis har överprövningens vindar vänt och livsmedelsgrossisterna har tagit sitt förnuft till fånga. Trenden på antalet överprövningar av livsmedelsupphandlingar pekar idag neråt.

Bilden av en livsmedelsgrossist som god var alltså allt som fanns i mina tankar när jag i september 2012 satte min första fot in i den kommunala världen som livsmedelscontroller på Helsingborgs stad. Ganska snabbt blev jag varse om att hur ensam jag var om tanken på grossisten som god.

Jag fick snabbt höra att grossisten var den ”onda sidan”. De var en ”drake” som skulle bekämpas.

När den upphandling som jag lagt ner hela min själ i blev överprövad av ”den onda sidan” i juli 2013 så var även jag nära att ge upp mina tidigare tankar om godhet. Lyckligtvis vann vi överprövningen och implementeringen av en ny grossist ut till stadens runt 200 enheter kunde börja. Segern var vår!

Om jag ska ge ett råd till er som håller på med livsmedelsupphandlingar så är det att redan från början visa att ni menar allvar med de krav ni ställt i upphandlingen. Det är i ett tidigt stadium av ett avtal som ni lägger grunden för ert fleråriga förhållande. För ett förhållande är just vad jag menar att det är.

Leverantören är inte er fiende utan er samarbetspartner. God kommunikation, tydlighet och respekt är viktiga delar i ett samarbete. Ni måste ha tid och ork att följa upp kraven som är viktiga för er kommun.

Ni ska få den kvalité ni efterfrågat, det pris ni har kommit överrens om och de produkter som avtalats och godkänts. Följer ni inte upp kraven så är risken att leverantören tror att ni inte har koll och att de kan göra lite som de vill.

Samarbete är ingen enkel sak att ställa krav på i en upphandling, då det mer beror på parternas goda vilja. Däremot är det viktigt att redan i förfrågningsunderlaget beskriva formen för hur samarbetet och uppföljningen av kraven ska se ut. Just detta är en viktig del i ett förfrågningsunderlag – ändå glöms denna detalj ofta bort till fördel för alla krav som går att mäta i siffror och diagram.

Se inte leverantören som ”den onda sidan”. Se dem istället som en hund som kanske mår bäst av att gå i kort koppel.