Skip to content
  • Prenumerera på Inköpsrådets nyhetsbrev
Inköpsrådet
  • Ämnen
    • EU-domstolen
    • Hyresundantaget
    • Kvalificering
    • Likabehandlingsprincipen
    • Processregler
    • Ramavtal
    • Sekretess
    • Upphandlingsskadeavgift
  • Karriär
    • Lediga jobb
    • Lönestatistik
    • Rekrytera smart med Inköpsrådet
  • Utbildning
  • Konferenser
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera
  • Om oss
    • Kontakta oss
    • Integritetsspolicy

Bestäm i förväg vad du vill uppnå

ExpertkommentarVad vill du uppnå med din förhandling? Den får avse alla aspekter av varorna, tjänsterna eller byggentreprenaderna och den ska förbättra anbuden. Inköpsrådets expert Petra Rantzow lotsar vidare på spelplanen för förhandling.

| 2021-11-11
Petra Rantzow är en av Inköpsrådets experter.

I förra avsnittet skrev jag att en upphandling ska dimensioneras för att möjliggöra ett önskat utrymme för förhandling.

För att kunna göra det måste du bestämma dig i förväg för vad du vill uppnå förhandlingsmässigt – att öppna upp för anbudsgivarens justering av pris gentemot kravställan och/eller öppna upp för anpassning av exempelvis lösningsförslag och avtalsvillkor i anbuden. Det ena utesluter inte det andra.

Enligt förarbetena får förhandlingarna avse alla aspekter av de aktuella varorna, tjänsterna eller byggentreprenaderna, innefattande till exempel kvalitet, kvantiteter, handelsklausuler samt sociala, miljömässiga och innovativa egenskaper.

Förhandlingen ska avse förbättringar i anbuden. Förbättringen kan avse en anpassning av det redan offererade föremålet för upphandlingen eller ett byte av föremålet så länge båda föremålen uppfyller kraven och att de grundläggande principerna iakttas.

Anbudsgivare ska lämna in slutliga anbud i upphandlingen efter genomförda förhandlingar och kan då korrigera sitt tidigare inlämnade preliminära anbud (ursprungliga anbud). De slutgiltiga anbuden får inte vara föremål för förhandling. Den upphandlande myndigheten behöver dock inte godta en sådan ändring eftersom anbudsgivaren är bunden till sitt ursprungliga anbud.

Eftersom minimikraven och tilldelningskriterier inte är förhandlingsbara så gäller det att vara taktiskt om vilka övriga förhandlingsutrymmen som ska skapas.

Det finns tre områden att jobba med – lösningen vid avtalsstart, pris och utvecklingspotentialen under avtalstid. Dessa tre områden illustrerar jag med en stapel. Stapeln kan alltså tankemässigt innehålla dessa tre delar. Röda fält symboliserar minimikrav, gröna fält är förhandlingsbara.

Det första exemplet nedan har i huvudsak minimikrav där pris kommer att avgöra vem som tilldelas avtalet. Förhandlingsutrymmet är minimalt där dialoger i huvudsak sker kring förtydligande av minimikraven så att priset kan matchas. Ett bra upplägg om det finns en tydlig och fast kravbild av det som ska förhandlas. En förhandling kan även begränsas till att endast röra priset.

Det är däremot inte tillåtet för en upphandlande myndighet att avslöja de priser som lämnats av övriga anbudsgivare i förhandlingen för att utöva prispress.

Notera att EU-domstolen i en dom tydliggjort att det inte är tillåtet att förhandla med en leverantör som i sitt lämnade anbud inte uppfyllt alla obligatoriska krav i upphandlingen – så möjligheten att förhandla rör enbart de delar som inte är minimikrav eller tilldelningskriterier. Det innebär att en anbudsgivare inte kan byta ut föremålet om det inte uppfyllde minimikraven vid inlämning av preliminära anbud.

Det andra exemplet nedan har i en mindre andel minimikrav där kvalitet och pris kommer att avgöra vem som tilldelas avtalet. Förhandlingsutrymmet är stort där dialoger i huvudsak sker kring hur leveransen och avtalet kan förbättras utifrån behovet hos upphandlande myndighet. Ett bra upplägg om det inte finns en tydlig och fast kravbild av det som ska förhandlas.

Varje grön ruta symboliserar tilldelningskriterier, notera att dessa och dess viktning inte är förhandlingsbara men förhandling kan ske inom kriteriet. Tilldelningskriterierna och dess viktning ska förbli stabila under hela förfarandet för att garantera likabehandling. Förhandlingarna avser de delar av anbudet som utvärderas enligt tilldelningskriterierna. Att förhandla om såväl pris som kvalitet är alltså tillåtet.

Petra Rantzow
Vd, Ecenea Syd

Få din fråga om upphandling besvarad
Skickar

Läs mer: Expertkommentar

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

En kommentar på “Bestäm i förväg vad du vill uppnå”

  1. Jon skriver:
    2021-11-19 kl. 22:01

    Man blir inte klokare av texten än att gå direkt till källan – LOU. Absolut sekretess under pågående upphandling är viktigast att notera. Med ända undantaget – det går att konkurrensutsätta priser under den processen genom en elektronisk auktion. Likabehandlingsprincipen är ytterst relevant. Hur ser UM till att alla anbudsgivare får precis samma förutsättningar under förhandlingen utan att avslöja hur andra anbudsgivare gör och tänker och samtidigt förhindrar att det som framgår under förhandlingen påverkar vad UM själva tillskriver värde i nästa steg i processen? Chansen att UM försäger sig eller gör något annat fel är nog alldeles för stor vilket förklarar varför det inte är så populärt med ett förhandlat förfarande. UM måste helt enkelt veta vad som tillskrivs betydelse innan upphandlingen börjar och när man vet det så kan man väl lika lätt låta bli förhandla.

    Låt oss säga att anbudsgivare ombes att sätta priser i sina anbud utifrån upphandlingens villkor och sedan förhandlar om villkoren för att till slut uppdatera sina priser. I ett sådant hypotetiskt scenario är dem som valdes bort i första ronden på grund av priset, innan förhandlingen, otillbörligt diskriminerade. Så verkligen, nyttan av en förhandling är mycket mindre än vad man skulle kunna tro.

    Däremot finns det inga hinder att förhandla om helt andra (relevanta) aspekter än de villkor som utgör primär selektion av anbudsgivare. Det kanske är användbart, vad vet jag.

    Förhandlat förfarande är lämpligt där antal aktuella anbudsgivare är mycket begränsat – rent av känt i förväg. Annars riskerar UM att gå igenom hela processen bara för att förlora en överprövning som ifrågasätter upphandlingens ansatser i grunden. Förhandlat förfarande är t.ex. inte tillåtet där enklare produkter eller tjänster med viss anpassning kan användas.

    Svara

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler artiklar

Lediga jobb

Upphandlingsjurister till Statens inköpscentral på Kammarkollegiet

Avtalscontroller inom välfärdsbrottslighet till Sollentuna kommun

  • Rekrytera rätt kompetens med Inköpsrådet

Petra Rantzow

Petra Rantzow har arbetat med inköp och upphandling i mer än 20 inom både privat och offentlig sektor, i dag driver hon ett konsultbolag. Petra brinner för att utveckla både professionen men också processerna samt tillvarata innovation. Hon anlitas ofta som föreläsare.
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Pernilla Norman

Kursen gör SUA begripligt

Anna David, upphandlare vid Jönköping Energi, rekommenderar alla som upphandlar något skyddsvärt att gå utbildningen Säkerhetsskyddad upphandling:
– Kursen är jättebra, pedagogisk, lätt att förstå och följa, säger Anna David.

Inga krav som inte uttryckligen följer dokumentInga krav som inte uttryckligen följer dokument
Förslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättlästFörslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättläst
Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
Så ändras överprövnings- och skadeståndsreglernaSå ändras överprövnings- och skadeståndsreglerna
Avsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgiftAvsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgift
Ny vägledning för att hantera leverantörer utanför EUNy vägledning för att hantera leverantörer utanför EU
Misstanke om jäv räcker inte för att avbrytaMisstanke om jäv räcker inte för att avbryta
Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skälFörslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl

Nytt från Upphandling24

  • Vill se statistik från krona ett
  • Så ska KKV beräkna böter
  • UKÄ tvingas böta 90 000
  • Tveksamt asfaltsköp på Åland
  • Kvinnor dominerar växande kår
  • Falkenberg rekryterar dubbelt
  • Mot nollutsläpp med nya grepp

Kommentarer från läsarna

Andreas : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
Någon som har målnummer på kammarrättspraxis angående de fakultativa grunderna och att man kan välja tillämpning där? Hade missat det.
Upphandlare : Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
En fråga till författarna med anledning av analysens första stycke. Skulle det alltså vara ok att UM behåller valfriheten att…
Mikael Johansson : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Tack för att du lyfter detta. Det borde rimligtvis bli större möjligheter att använda det alla fall. Jobbade med LUF…
Anna : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Jag är helt med på Davids linje att genomföra förhandlat förfarande i ett steg. Jag har även kombinerat konkurrenspräglad dialog…
David Sundgren : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Håller helt med! Jag har genomfört förhandlade förfaranden i ett steg och så länge ingen lider skada ser jag inget…
David Sundgren : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Ja, men vad är det som hindrar att anbuden justeras efter ett anbudsmöte i ett öppet förfarande om inga obligatoriska…
Kristian Pedersen : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Precis! Kostnader, såsom transaktionskostnader, måste som du är inne på alltid vägas mot nyttan. Min uppfattning är dock att det…
Kristian Pedersen : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Intressanta reflektioner. Jag har dock lite svårt att se att risken för oproportionerligt ökad favorisering och korruption skulle vara större…
Undrande upphandlare : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Jag har personligen alltid under alla år jag har jobbat med detta (ca 20) undrat över varför ett förhandlat förfarande…
Kristian Pedersen : Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
Det stämmer att anbudspresentationer och andra typer av möten kan genomföras även i exempelvis öppna förfaranden, men några förhandlingar får…

Senaste inläggen

  • Inga krav som inte uttryckligen följer dokument
  • Förslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättläst
  • Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?
  • Så ändras överprövnings- och skadeståndsreglerna
  • Avsteg från centralt villkor medförde upphandlingsskadeavgift
  • Ny vägledning för att hantera leverantörer utanför EU
  • Misstanke om jäv räcker inte för att avbryta
  • Förslag 1: Förhandlat förfarande bör tillåtas utan angivna skäl
  • Krävs mer än spekulationer för utredningsansvar
  • Ogiltigt, oacceptabelt, olämpligt – en orimlig (o)ordning?
  • Advokatbyråns 15 förbättringsförslag
  • Oklara omständigheter för preklusionsregler
  • Upphandlingsrättsliga föreningen firade 15 år
  • Annika är upphandlingsjuristen som inte ville bli jurist
  • Allvarligt fel när vd begått brott