I januari var jag med på ett rundabordssamtal när Stockholms Handelskammare släppte rapporten ”Gasen i botten – Så kan offentlig upphandling ge skjuts åt grön omställning”. Där samlades några medlemmar, både leverantörer och köpare, för att diskutera varför offentlig sektor inte har kommit längre i den hållbara omställningen samt vad som behöver förändras.
Rapporten lyfter bland annat att företag sammantaget är nöjda med regelverket men att tillämpningen kan förbättras för att skapa bättre förutsättningar för innovation och nya tekniker och på så sätt skynda på den gröna omställningen. Företagen som har varit med och delat sina exempel till rapporten beskriver hur fokus på pris och detaljerade krav har styrt bort från hållbara lösningar i vissa fall.
Jag tänker att detta inte är någon ny information för oss i upphandlingsvärlden, men kan vara en bra påminnelse på att det finns fortfarande arbete kvar att göra. Att ha ett så stort fokus på bara pris i utvärderingen blir tyvärr i praktiken av stor avsaknad av affärsmässighet. Låt oss inte gå in i teorin att höga krav visserligen kan ställas – men gör det verkligen det i praktiken? Med ett stort prisfokus
sätts också ribban för få möjligheter till dialog och samverkan under avtalstiden tyvärr.
Det finns även exempel i rapporten som visar på upphandlingar som har lyckats genom att den upphandlande organisationen har visat på öppenhet, dialog i tidiga skeden och funktionskrav eller använt konkurrenspräglad dialog. Ett exempel visar på att företag väljer att inte lämna anbud i upphandlingar där krav inte finns om att mäta på minskade koldioxidutsläpp eller minskade kostnader. Ett annat exempel visar på hur krav i upphandlingen inte var utformade efter organisationens styrdokument, utan att man hade låst fast sig i gamla lösningar.
Mycket händer på hållbarhetsområdet hela tiden och nya tekniska löningar kommer ut på marknaden alltmer regelbundet. Det gör att det blir viktigt att vid upphandlingar av till exempel större investeringar våga tänka långsiktigt och väga in möjligheter till framtida mer hållbara lösningar. Till exempel kanske det är värt att välja en leasinglösning under några år för att invänta den tekniska utvecklingen som man ser komma, utan att låsa in sig under många år i en investering av till exempel arbetsmaskiner, kylmaskiner eller liknande maskiner med lång livslängd och avskrivningstid.
Ett annat exempel är att det bostadsbolag som valde att fokusera på funktion och efterfråga lösningar med låg klimatpåverkan samt att den upphandlande organisationen var tydliga att de efterfrågade en aktör som hade en tydlig strategi för minskad klimatpåverkan i nyproduktion och ett kostnadseffektivt erbjudande.
Företaget som fick avtalet beskriver att de genom denna upphandling fick möjlighet att tänka utanför boxen och ta fram lösningar där de kunde dra nytta av sin erfarenhet av ett aktivt miljöarbete och hitta lösningar som fick en nästan femtioprocentig minskning av utsläppen utan att det blev kostnadsdrivande.
Rapporten lyfter att offentlig sektor i grunden har ett bristande arbete med klimat-och miljökraven som riskerar att bromsa omställningen och inte ta vara på den potential som finns genom offentliga upphandlingar.
Detta är något jag tyvärr också upplever. Det saknas en styrning i att integrera hållbarhetsaspekterna i alla processer och delar av arbetet. En stor anledning verkar vara bristen på kunskap och resurser. Jag säger inte att varje upphandlande organisation ska sitta på all kunskap. Men det är viktigt med styrning och rutiner som kvalitetssäkras och efterlevs för att skapa just affärsmässigheten.
Därför blir det också viktigt att arbeta med kontinuerlig omvärldsbevakning och samverka med andra som har mer detaljerad kunskap inom det specifika området. Det kan vara oberoende märkningsorganisationer lyssna på det företag som ligger i framkant eller i alla fall skapa förutsättningar för affärsmässighet i avtalet och ta ett steg i taget.
Många tror jag även är rädda för att hållbarhetskraven ska bli konkurrensbegränsande. Men vad innebär det att inte vara konkurrensbegränsande? Är det att säkerställa att vi får in anbud från samma företag som alltid brukar lämna anbud eller är det att få in anbud från företag som kan vara med i den hållbara omställningen, oavsett om det är en tidigare leverantör eller inte?
Jag vet att beställare kan ha andra åsikter – men varför är det så? Kan det vara värt att tänka om och fundera på hur kan vi få dem att se ett större perspektiv och vara och bidra till en sund, god och hållbar affär med skattepengarna?
För varför inte försöka hitta de företag som numera har lite erfarenhet av att arbeta med hållbara lösningar och dra nytta av deras investeringar och kostnadsfördelar? Istället för att köra på som vi alltid gjort och skjuta problemet framför oss genom högre kostnadsökningar av att till exempel i förtid byta ut maskiner och andra tidigare investeringar som bara var billiga i inköpspriset.
För när vi fortsätter med samma/liknande löningar som tidigare på grund av gamla vanor riskerar offentlig sektor att gå miste om marknadslösningar som både är bättre för miljön och en lägre totalkostnad i längden. Och det kan ju inte vara en ansvarsfull användning av skattepengar?
Därför blir det också viktigt att hitta samverkansmöjligheter med leverantören under avtalstiden utan att företagen riskerar förstora intäktsminskningar. Detta kan exempelvis ske som ett av de sista exemplen i rapporten visar, där en prismodell främjar att minska avfallshämtningarna för att minska transporterna och utsläppen. Eller som jag lyfter på Svanens hemsida, ett avtalsvillkor som främjar en ökning av miljömärkta produkter under avtalstiden.
Genom att lyfta blicken och våga tänka nytt och mer hållbart i längden kommer upphandlingarna troligen också i större utsträckning bidra till de politiska målen och ambitionerna.
Lena Mårdh, hållbarhetsexpert inom offentlig upphandling och projektledare på Miljömärkning Sverige AB (Svanen)
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer