Inköp och upphandling vid Göteborgs stad är på god väg mot kommunens första dynamiska inköpssystem (DIS). Att man börjar med laboratorietjänster beror bland annat på att behoven ser så olika ut inom organisationen. De prover som kommunen behöver få analyserade tas från exempelvis livsmedel, dricksvatten och avfall.
– Det blev tydligt redan tidigt i förarbetet att verksamheterna har olika behov både vad gäller analysomfattning och tid för provsvar, säger upphandlingsledaren Matilda Olenmark.
Hon ser en rad fördelar med dynamiska inköpssystem. LOU begränsar exempelvis möjligheten för upphandlande myndigheter att i en ramavtalsupphandling enbart prekvalificera leverantörer utifrån urvalskriterier utan tilldelningskriterier.
– I ett DIS är detta fullt ut möjligt. Beställarna kan anpassa sina egna kontrakt efter verksamhetens specifika behov.
Flexibilitet pekas ut som en annan viktig skillnad. I ett ramavtal kan inga nya leverantörer tillkomma under avtalstiden.
– Antalet leverantörer i DIS:et är inte begränsat och den som exempelvis av någon anledning nekats deltagande har obegränsad möjlighet att ansöka på nytt.
Leverantörer kan dessutom ansöka om att få vara med under hela giltighetstiden, i detta fall åtta år.
– Till skillnad mot ett ramavtal är giltighetstiden inte reglerad, varför vi här kunnat välja en längre giltighetstid.
DIS bjuder på en betydande öppenhet även på beställarsidan. Nya avropare kan ansluta sig under giltighetstiden.
– En klar fördel för våra samverkande kranskommuner som när som helst kan ansluta sig.
Upphandlingen annonserades den 15 maj. Först inrättas själva systemet och leverantörerna ansöker om att delta. I nästa steg gör beställaren avrop efter sitt behov, vilket sker som en konkurrensutsättning av de godkända leverantörer som finns i systemet.
När vi frågar om tekniska detaljer berättar Matilda Olenmark att befintliga system används. Tendsign för steg ett och Winst (Göteborgs stads eget namn på molntjänsten Visma Proceedo) för steg två.
Matilda Olenmark ser denna upphandling som ett pilotprojekt som hon hoppas ska ge god praktisk erfarenhet. Känns DIS som framtidens melodi för er?
– I förarbetet till en upphandling ställer vi oss alltid frågan vilket resultat vi vill uppnå och vilken upphandlingsteknik som lämpar sig bäst.
Hon betonar att det inte finns några klara riktlinjer för när ett DIS är absolut rätt upphandlingsförfarande. Möjligheten måste beaktas från upphandling till upphandling.
– Denna första gång har vi dragit nytta av att laboratorietjänster är en avgränsad tjänst som endast beställs av specifika beställare på en stabil marknad med ett begränsat antal leverantörer.
Målsättningen är att ta det dynamiska inköpssystemet i drift under sommaren. Därefter skrivs avropsavtal, vilka kan börja gälla den första september.
Totalt väntas affärsvolymen till runt 40 miljoner kronor under löptiden.
Så fungerar dynamiska inköpssystem
Ett dynamiskt inköpssystem fungerar ungefär som ett ramavtal. Ett visst antal leverantörer finns i det dynamiska inköpssystemet och kunder kan köpa varorna eller tjänster genom ett avrop. Till skillnad från ett ramavtal kan ett dynamiskt inköpssystem vara obegränsat långt. Det måste ha ett slutdatum, men det kan vara betydligt längre bort från starten är de fyra eller åtta år som gäller för ramavtal inom LOU respektive LUF.
Till skillnad från ramavtal kan nya leverantörer ingå i systemet även efter att systemet har startat, så länge de uppfyller de uppställda grundkraven. För ett ramavtal måste en ny leverantör vänta tills ramavtalet löper ut och ett nytt ramavtal handlas upp.
Två andra skillnader är att all hantering i ett dynamiskt inköpssystem måste ske elektroniskt och det går inte att begränsa systemet för ett visst antal leverantörer. Alla som uppfyller grundkraven får vara med i det dynamiska inköpssystemet. Det får inte heller vara någon kostnad för leverantören att vara med.
Dynamiska system får användas för varor, tjänster och även entreprenader. Det är dock begränsat till något som används frekvent och som är allmänt tillgängligt på marknaden. Det vore nog inte lämpligt att använda ett dynamiskt inköpssystem för något som kräver innovationer. I lagen finns det inget som hindrar att komplicerade varor eller tjänster hanteras via ett dynamiskt inköpssystem.
Möjligheten att införa dynamiska inköpssystem infördes i EU-direktiven från 2004. Det har dock varit frivilligt för medlemsländerna och det är först från och med 1 januari 2017 som möjligheten även finns i svensk lagstiftning. Andra EU-länder som Belgien, Finland, Storbritannien och Österrike har använt dynamiska inköpssystem i mer än tio år.
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer