När 13 kommuner och 15 kommunala bolag i Örebro och Värmlands län sökte IT-partner i en gemensam upphandling var kraven så högt ställda att mindre leverantörerna helt enkelt inte mäktade med.
Ett anbud, det kom från Atea, lämnades in. Bolaget fick avtalet.
Eric Löfberg, IT-strateg vid Kils kommun, ingår i den grupp som utvärderat anbudet. Han svarar på frågan om hur kommunerna verkligen kan veta att man får bästa pris i en så pass begränsad konkurrens.
– Den samlade mångåriga erfarenheten från alla kommuners IT-chefer ligger till grund för uppfattningen att priserna i det vinnande anbudet är konkurrenskraftigt både nu och över tid.
Affärens sammanlagda värde är cirka 350 miljoner kronor. Leveranserna spänner över ett brett område av användarnära produkter, från datorer, bildskärmar, surfplattor, telefoner och projektorer till servrar och nätverksprodukter med mera. Även konsulttjänster ingår.
Utöver prissättningar på typkonfigurationer i varukorgen omfattas samtliga produktkategorier av offererade procentuella maxpåslag på faktiska, verifierade, inköpspriser. Eric Löfberg poängterar att dessa procentuella maxpåslag är fastställda för hela avtalsperioden.
Klart är i alla fall att ingen annan leverantör än landets största ansåg det mödan värt att lämna in anbud. Höga krav ställdes på konsulternas kompetens, till exempel Cisco Guldpartner och Microsoft Gold Partner på Datacenter. Lagerhållning av utvalda produkter i överenskomna volymer var ett annat måste som gjorde det svårt för mindre aktörer.
Finns det inte en risk för att en sådan kravbild gynnar stora leverantörer och därmed hämmar konkurrensen?
– Kraven på partnerstatus motsvarar vilka kapacitets- och kompetensnivåer kommunerna behöver för att leverera verksamhetsvärde. Lagerhållningskraven representerar det tillgänglighets- och flexibilitetsbehov som verksamheterna ställer.
Funderade ni på att, för att locka fler anbud och kanske även anbud från lokala företag, att dela upp upphandlingen i mindre delar? Till exempel hårdvara för sig och konsulttjänster för sig? LOU uppmuntrar ju till detta.
– Att förhålla sig till färre leverantörer istället för flera är ett gemensamt krav från samtliga kommuner. Det är värdefullt att leveranser av integrerade lösningar kan ske utan osynkroniserade avtal.
Upphandlingen omfattar inte det totala IT-behovet. Utanför den ligger bland annat licenser, skrivare och kopiatorer, IT-utbildning och verksamhetssystem.
Med en omsättning på över 12 miljarder kronor är Atea störst av 21 454 företag som är verksamma i den svenska IT-branschen enligt en färsk rapport från CM Partner.
Vill du fördjupa dig i kravarbete, utvärdering och förhandling i IT-upphandlingar, i syfte att göra bättre IT-affärer? Gå kursen som Upphandling24 arrangerar ”Fortsättningskurs IT-upphandling” Läs mer här!
