I denna expertkommentar tänkte jag beröra några aspekter på införandeprojekt i samband med it-avtal. Denna typ av projekt kallas även ofta transition eller implementationsprojekt.
Det kan till exempel handla om att kundens it-miljö ska flyttas till leverantörens it-miljö, att data ska migreras över till ett nytt system eller att leverantören ska skaffa sig kunskap om de tjänster som ska levereras under avtalet. Enkelt uttryckt: allt förberedelsearbete som behöver göras för att leverantören ska kunna hantera tjänsterna på avtalat sätt under avtalstiden.
Inte sällan är denna första fas av avtalsperioden den mest kritiska. Det finns flera exempel på it-avtal som har havererat på grund av att implementeringen av en ny tjänst har misslyckats.
En anledning till att det sker kan vara att leverantören misstar sig på komplexiteten i projektet. Ibland handlar det i stället om att kunden inte förmår tillhandahålla de resurser som krävs på kundens sida för att projektet ska komma i hamn.
För att lyckas med ett införandeprojekt krävs att avtalet är noga genomtänkt. Jag tar upp några av de viktigaste punkterna nedan.
Vem ansvarar för införandeprojektet?
Båda parter har ett ansvar för att driva igenom projektet. Det är dock inte samma sak som att säga att parterna har ett gemensamt ansvar.
En sammanblandning av rollerna innebär nästan alltid att det inte går att säga vem av parterna som är ansvarig för en försening eller ett fel.
Det är till nackdel för kunden eftersom kunden då inte kan använda sig av avtalade påföljder som påtryckningsmedel.
Utgångspunkten bör i stället vara att det är leverantören som har ett huvudansvar för projektet.
Vilket ansvar kunden har bör framgå tydligt av avtalet. Det är inte tillräckligt med svepande formuleringar som till exempel: ”kunden ska i erforderlig utsträckning biträda leverantören i projektet”, utan det ska röra sig om konkreta och uttömmande förpliktelser.
Styrningen av projektet
En styrgrupp med representanter från kunden och leverantören ska alltid finnas. I en tidigare expertkommentar har jag beskrivit samverkansmodellen under förvaltningsfasen av ett it-avtal, men här är det fråga om en styrgrupp som inrättas för att hantera införandeprojektet.
Det ska framgå av avtalet vilka områden som styrgruppen ska besluta om, frekvensen på mötena, vem som skriver protokoll från mötena med mera. Det är ofta en fördel för kunden att vara den som håller i pennan när protokollet skrivs.
Beslut i styrgruppen kräver normalt enhällighet. Det är viktigt att det finns en tydlig uppdelning mellan vad styrgruppen är behörig att besluta om inom ramen för införandeprojektet och vilka beslut som är förbehållna andra beslutsfattare enligt avtalet.
Tids- och projektplan
I många fall saknas en detaljerad tids- och projektplan när avtalet tecknas. I stället finns en övergripande plan som ska specificeras under projektfasen.
En fallgrop som är lätt att trilla i när det inte från början finns en detaljerad tids- och projektplan i avtalet är att avtalet inte innehåller några fasta leveransdatum för de olika leveranser som ska äga rum under införandeprojektet.
Ibland hör man argumentet att det inte går att sätta några fasta datum eftersom det ännu är oklart när leverans ska ske. Alla leveransdatum är därför tills vidare ungefärliga.
Problemet som kan uppstå är att den specifika tidsplanen inte tas fram i tid och det hinner uppkomma förseningar i projektet innan de fasta leveransdatumen är avtalade. I ett sådant fall finns det inget att hänga upp ett förseningsansvar på för kunden eftersom de avtalade leveransdatumen endast är preliminära.
En god idé är att redan från början ha fasta leveransdatum i avtalet. Dessa datum kan sedan ändras i enlighet med den avtalade ändringshanteringen om det är nödvändigt. Givetvis måste avtalet vara tydligt med under vilka förutsättningar som en ändring kan ske.
Ändringshantering under projektet
Det uppstår i princip alltid behov av att göra ändringar i projektet. Som jag nämner ovan måste det framgå tydligt av avtalet under vilka förutsättningar som en ändring kan ske.
För att kunna bedöma om en åtgärd utgör en ändring eller inte måste det finnas en baseline att utgå från. Det är därför viktigt att omfattningen av projektet anges tydligt.
Särskilt viktigt blir det om införandeprojektet utförs till fast pris, eftersom alla ändringar kommer att leda till en förändrad kostnadsbild.
Typiskt sett beslutas ändringar av styrgruppen.
Milstolpar och acceptans
Det är vanligt att leveransen är uppdelad i olika milstolpar. För var och en av milstolparna gäller att leveransen ska testas utifrån avtalade acceptanstestkriterier.
För att uppnå förutsebarhet är det viktigt att acceptanstestkriterierna är tydliga så att det inte uppkommer några oklarheter om milstolpen är uppnådd och leveransen kan godkännas.
Betalningsplanen för införandeprojektet är ofta knuten till att vissa utvalda milstolpar uppnås.
Förseningar
Förseningar i projektet kan få stora konsekvenser, bland annat om det finns beroenden till leveranser i andra projekt som gör att även dessa projekt påverkas.
I vissa fall finns det på förhand angivna fönster som leveransen måste ske inom och missar man ett sådant fönster kan inte leverans ske förrän nästa fönster är öppet. Det är därför viktigt att det byggs in bra incitament i avtalet för att leverans ska ske i tid.
En vanlig påföljd vid förseningar som orsakas av leverantören är vite. Vite är ett slags förutbestämt skadestånd som utgår utan att kunden behöver visa att man lidit skada av förseningen.
Vitet kopplas normalt till försening med slutleveransen men det kan även vara aktuellt att koppla vite till förseningar av vissa, särskilt viktiga, milstolpar i leveransen.
Vitet bör vara tillräckligt högt för att det ska fungera som påtryckningsmedel. Om förseningen är väsentlig är en normal påföljd att kunden även kan säga upp avtalet i förtid.
Som ett alternativ till vite (som utgör en ”piska” för leverantören) väljer några att i stället införa ett incitament (en ”morot”) för leverantören att leverera i tid. Det kan till exempel vara en bonus som betalas ut om leverans sker vid ett visst datum.
Så länge förutsättningarna är tydliga i avtalet kan den modell som bedöms lämpligast användas. Det absolut viktigaste är ju att leveransen sker i tid.
Det är inte ovanligt att införandeprojekt försenas på grund av kunden. Avtalet bör därför även innehålla bestämmelser om vad som gäller vid kundens försening.
En vanlig reglering är att tidsplanen skjuts fram och kunden blir skyldig att svara för eventuella merkostnader som beror på förseningen. En förutsättning för dessa skyldigheter bör vara att kundens åtaganden i projektet är tydligt angivna, leverantören informerar om att kunden brister i åtagandena och ger kunden en möjlighet att rätta till bristen.
Det finnas alltså all anledning att lägga ned omsorg på villkoren för införandeprojektet. Som alltid är det omständigheterna i det enskilda fallet som avgör hur bestämmelserna lämpligen bör utformas.
Peter Nordbeck
Advokat, Advokatfirman Delphi
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer