På Upphandlingsdagarna i januari besökte jag ett seminarium som har lämnat avtryck i mitt arbetsliv, ja i övriga livet också. FN-rådgivaren Dennis Pamlin talade om transformativa lösningar för en hållbar upphandling.
Inriktningen var hållbarhet ur ett miljöperspektiv, men jag tog med mig essensen och använder den i mitt arbete som inköpsstrateg. Min tolkning av kärnan är att ”tänka nytt och göra smartare”. I love it, the sky is the limit!
Jag håller med Dennis om att vi i Sverige är så duktiga på att förfina, justera, anpassa och förändra bara lite grann i taget. Men ibland behöver vi ta ett större grepp för att kunna göra ett dimensionsskifte.
Tänker vi på miljön så vet vi att det är det som behövs. Det är inte helt enkelt att ha det som ambition, för det är inte så många som tänker som du. Du behöver vara tydlig och sedan ännu tydligare med de möjligheter du ser. Presentera det ur alla tänkbara aspekter så att alla kommunikationsstilar förstår. Kan du tänka det, kan du skapa det. Så det är möjligt.
Ett exempel på behovet att tänka nytt inom offentligt inköp är vårt fokus på upphandlingsprocessen. Sedan jag började med offentligt inköp 2002 har vi fokuserat på upphandlingsprocessen och vårt uppdrag som avtalsfabrik.
Vi har lagt otaliga timmar på att förbättra processen, ta fram rutiner och checklistor, förfinat dessa och informerat verksamheten om förändringarna. Frågan är hur mycket det ger när vi tänker skattepengar och dess användning.
Min avsikt är inte att slå ned på dem som driver förbättringsarbetet. Jag är den första att applådera de elektroniska upphandlingssystemen som bidrar med säkerhet, borttagning av stämplarna som dånade i kontorsrummet och förenklade rutiner med all dokumentation samlad på ett och samma ställe. Det jag vill är att vi lyfter bort taket och tänker större.
För några år sedan gjorde vi som jobbar med offentliga inköp just det, ett taklyft i form av att zooma ut och se till hela inköpsprocessen. Vi började prata om att göra goda affärer. Det var början på den resa som vi nu gör.
Efter årsskiftet ska regeringen presentera den nationella upphandlingsstrategin, men redan i somras tog Sveriges Offentliga Inköpare för sig och presenterade en nationell upphandlingsstrategi. Punkt ett i strategin handlar om att lyfta blicken och fokusera på hela inköpsprocessen istället för endast det formella upphandlingsförfarandet.
Hurra, säger jag! Dessa två ansatser kommer att ge oss ännu bättre förutsättningar att arbeta strategiskt med inköp.
Inspirerad av Dennis, ser jag på inköpsfunktionens uppdrag med nya ögon – vi ska arbeta för att skapa mervärde för verksamheten. Vi är en stödfunktion och jag är helt övertygad om att vi kan bidra till både innovation och skapa bättre avtal som ger ökad och hållbar nytta för vår kärnverksamhet.
Ju tidigare i processen vi är med, desto större möjlighet har vi att göra det. Kategoristyrning är en möjliggörare för att uppnå detta. Tillåter vi oss att sikta tillräckligt högt så har vi möjlighet att ”tänka nytt och göra smartare”.
Jonathan O´Brian skriver i sin bok Category management för inköp: Det handlar om organisationens förmåga att samarbeta för att hitta lösningar på komplexa problem genom att frigöra människans fulla potential. Då finns det ingenting som en organisation inte kan uppnå.
Läckert va?!