Att identifiera och utforma tilldelningskriterier samt fastställa deras inbördes viktning är ofta en komplicerad del av upphandlingsarbetet. Arbetet med att konkretisera vilka aspekter som inte är nödvändiga – men som den upphandlande myndigheten kan vara villig att betala extra för – kan dock underlättas.
Alla villkor i förfrågningsunderlaget ska naturligtvis ha sin grund i en omsorgsfull analys av behov, marknad med mera före upphandlingen. Köparens möjligheter att inverka på resultatet av upphandlingen är dessutom oftast allra störst i denna fas. Ett högkvalitativt analysarbete är med andra ord av avgörande betydelse för att nå framgång, inte minst i fråga om att urskilja eventuella mervärden kopplade till föremålet för kontraktet.
När resultatet av analysen ska uttryckas i förfrågningsunderlaget är min uppfattning att utvärderingsdelen i regel bör hanteras först när det klarlagts och nedtecknats vilka krav som ska ställas på upphandlingsföremålet och leverantören. Alltså, först fastställs kraven och därefter tilldelningskriterierna. Även behandlingen av priser äger med fördel rum i anslutning till kravformuleringen.
När krav- och prisbilden är mer utvecklad kan den upphandlande myndigheten vanligtvis lättare konkretisera vilka (om några) aspekter som ska utgöra tilldelningskriterier och hur de ska relateras till prisfaktorer.
Min uppfattning är att den upphandlande myndigheten efter anbudsprövningen vad gäller kraven på leverantören och upphandlingsföremålet som utgångspunkt ska kunna känna sig trygg med att anta vilket som helst av de kvarvarande anbuden. Det är dock dessvärre inte helt ovanligt att det först i ett för sent skede uppmärksammas att en aspekt borde ha utgjort ett krav snarare än ett tilldelningskriterium. Ett successivt förfarande, där kriterierna formuleras efter fastställande av kraven, kan förhindra att en sådan olycklig situation uppstår och kan bidra till att en behovsanpassad fördelning mellan krav och kriterier uppnås.
Ett gott resultat av utvärderingen uppstår när tilldelningskriterierna och dess viktning säkerställer att rätt anbud vinner efter en rättvis konkurrens. En förutsättning, såväl juridiskt som affärsmässigt, för att nå det resultatet är att formulera kriterierna med tydlig utgångspunkt i det aktuella åtagandet. Även detta underlättas av att ha en fullständig bild över kraven på upphandlingsföremålet. En sådan överblick borgar också för att fokus riktas mot kvalitativa mått snarare än kvantitativa. Ett tillvägagångssätt som kan vara effektivt är att låta målformuleringen avseende föremålet för kontraktet vara vägledande när kriterierna formuleras. Det bidrar till att kriterierna inte blir allmängiltiga och att hänsyn tas till de faktorer som påverkar kvaliteten i det specifika fallet.
Hur tilldelningskriterier identifieras och fastställs kan naturligtvis variera från fall till fall och det händer att villkor (innan förfrågningsunderlaget fastställs) övergår från att ses som krav på upphandlingsföremålet till att omvärderas till tilldelningskriterier och vice versa. En stegvis hantering kan dock enligt min erfarenhet, förutom att bidra till att principerna för offentlig upphandling upprätthålls, öka möjligheterna att den upphandlande myndighetens behov och önskemål tillgodoses.