Upphandlingsområdet har vind i seglen, många har upptäckt möjligheterna med upphandling, en ny lag är på ingång och upphandlarnas kompetens värderas högre än tidigare. Samtidigt är medelåldern i branschen fortfarande hög, även om början till en generationsväxling har kunnat skönjas de senaste åren. Vi inom branschen har ett ansvar för att hjälpa den här generationsväxlingen på traven. I annat fall kommer det fortsatt vara svårt att rekrytera bra upphandlare.
Ger mycket tillbaka
Jag har haft glädjen att ta emot ett flertal praktikanter genom åren på flera arbetsplatser. Nyligen fick jag frågan om hur vi gör för att kunna ta emot flera praktikanter samtidigt, som är fallet den här våren, utan att det belastar verksamheten för mycket. Min erfarenhet är att det oftast ger mycket mer tillbaka än vad det kostar i nedlagd tid från vår sida. Ändå märker jag att även många större organisationer tvekar inför att ta emot praktikanter med hänvisning till att man inte vet vilka uppgifter man ska ge dem eller att man inte har tid med handledningen. Ibland kan det så klart vara fallet, men jag menar att det lika ofta är obefogade farhågor.
Nytt liv i arbetsgruppen
Så vad är då vinsterna, förutom att främja återväxten inom branschen? Utöver att praktikanter ställer frågor kring invanda rutiner och arbetssätt på ett sätt som vi själva sällan gör, så vitaliserar de också arbetsgruppen. Uppgifterna de tilldelas utförs oftast mycket samvetsgrant och effektivt, särskilt om de ges utrymme att till viss del lägga upp arbetet själva.
Ofta väl rustade
De flesta eftergymnasiala yrkesutbildningarna med inriktning mot inköp och upphandling förbereder studenterna mycket väl för mötet med arbetslivet. Kombinationen av ämnen är dessutom noga avstämt med representanter för branschen. Det gör att praktikanterna är väl rustade när de kommer ut på sina praktikplatser.
7 Bra förberedelser
För att det ska bli en bra tid för både arbetsplatsen och studenten är min erfarenhet att det krävs lite grundarbete. Här följer mina tips för att det ska fungera bra inför en ny termin.
- Välj ut några av de presumtiva praktikanterna för en kortare intervju, efter 15-20 minuter har man fått en relativt bra bild av om det är en bra matchning mellan praktikant och arbetsplats. Precis som vid en anställning letar du ju efter ambitiösa och intresserade personer.
- Har du inte fått några ansökningar, ta kontakt med någon av utbildningsanordnarna, de hjälper dig gärna att marknadsföra din verksamhet som en tänkbar praktikplats.
- Gör en praktikantplan när det börjar närma sig. Den styr vad som kommer att hända de första veckorna. Mycket av det rent praktiska kan ofta kopieras från introduktionsplanen för nyanställda.
- Utse en kontaktperson åt praktikanten som kan hjälpa till med det praktiska och delvis fungera som mentor under praktiktiden. Ge praktikanterna planen innan de kommer, det brukar uppskattas att de får veta vad som väntar den första tiden.
- Genom att i god tid fundera över vilka uppgifter man behöver hjälp med och lista dem slipper man stressen över att hela tiden komma på nya uppgifter under praktiktiden.
- Ofta är det bra med en blandning av större projekt (kanske en enklare upphandling som de får driva själva med stöd av sin mentor) och administrativa uppgifter som är av mer löpande karaktär.
- Boka i god tid in möten med personer i verksamheten som kan lära dem specifika rutiner på arbetsplatsen eller låta dem sitta med under särskilt intressanta delar av upphandlingar, uppföljningar eller liknande.
Kanske hittar du din nästa upphandlarstjärna bland praktikanterna!