Skapa förtroende hos beställarna – här är mitt recept

Som nyanställd livsmedelscontroller ställdes Linda Bjarle inför det faktum att väldigt många av kommunens enheter beställer livsmedel och att överblick saknades. Hennes första uppgift blev därför att skapa struktur och förtroende inom organisationen – här bjuder hon på sina bästa praktiska tips om hur det går till.

När jag började min anställning som livsmedelscontroller vid Helsingborgs stads inköps- och upphandlingsenhet var min tjänst helt ny. Jag fick förtroendet att forma tjänsten själv.

Det fanns inga centrala register över vilka enheter som beställde livsmedel eller ifrån vilka leverantörer de beställde. För att få en bild av verksamheten och hur strukturen i staden såg ut satte jag mig och ringde runt till så många enheter jag kunde. Det blev många samtal!

Det var en väldigt tacksam uppgift. Många av dem som jag ringde till blev jätteglada över att det nu fanns någon som kunde hjälpa dem med livsmedelsavtalen.

En stor del av mitt initiala arbete handlade om att skapa förtroende hos kommunens olika enheter för att jag var den som de kunde vända sig till om de hade frågor om sortimentet eller klagomål på leverantörer. Har jag inget förtroende är sannolikheten liten för att jag får information om när något inte fungerar.

Jag är mycket noga med att genast besvara mejl med frågor eller synpunkter från enheterna. Ingen fråga ska vara för liten för att ställa. Att vara där för dem är viktigt för mig.

I Helsingborg finns ingen central kostorganisation som har hand om alla skol- och förskolekök. Måltidsservice betjänar i stort sett alla grund- och gymnasieskolor samt skickar ut mat till ett antal förskolor.

Ett fyrtiotal förskolor har egna kök och ingår inte i Måltidsservice. Dessa enheter ligger under en mer eller mindre engagerad rektor eller förskolechef. Sedan har vi äldreomsorgen med två tillagningskök, varav ett skickar ut mat till boendena.

Utöver det finns det många andra enheter som beställer livsmedel. Totalt har vi cirka 220 enheter. Avsaknaden av en central kostorganisation gör min samordnande roll desto viktigare.

Ett ständigt pågående arbete är att knyta ihop alla köken och få dem att känna tillhörighet till varandra och till en yrkesgrupp. Många kockar är själva i sina kök och har inte så många att bolla frågor med.

Därför startade jag tillsammans med skol- och fritidsförvaltningen ett nätverk där kockarna på förskolorna kan träffas och utbyta erfarenheter i stort och smått. Långsamt såg vi att kockarna fick en yrkesstolthet som gjorde att de vågade utmana både sig själva och sin omgivning. Vi ordnar ett par tillfällen per år med studiebesök, utbildningar och inspirationsträffar.

Genom att knyta samman och kartlägga enheterna får man en bra kontaktyta för att nå ut med information. Det är A och O för en framgångsrik enhetsstyrning. Vet enheterna vem du är och att det du har att säga är viktigt når budskapet om vilka avtal de ska handla på, mål kring ekologiskt, prisändring och så vidare lättare fram.

Att sammanknyta kockarna som en yrkesgrupp får också den effekten att deras behov blir tydligare. Resultatet är ett mer homogent inköpsmönster. Detta är en stor fördel, om inte annat inför en ny upphandling.

En annan utmaning är att förmedla information om avtalen till alla små enheter som köper lite och sällan. Ofta är det olika beställare på dessa enheter och deras huvuduppgift är inte att beställa livsmedel. Det kan exempelvis vara ett LSS-boende, en vårdavdelning, en dagligverksamhet eller en fritidsgård.

Jag samlar alla gamla och nya kunder i en mejllista. Händer det något på avtalen som berör dem så skickar jag ut ett infomejl. Det kan exempelvis vara en ny prislista, ett tillägg av produktnyheter, försenade leveranser, inköpsstatistik eller produktändringar. Genom att informationen alltid kommer ifrån mig påminns avroparna om att det är mig de ska vända sig till om de har frågor gällande livsmedelsavtalen.

Min målsättning är att alla stadens enheter, stora som små, ska känna förtroende för att jag representerar deras behov.

Linda Bjarle
Linda Bjarle

Om Linda Bjarle

Livsmedels­controller vid Helsingborgs stad sedan år 2012. Linda tog sin examen som kostekonom vid Göteborgs universitet och började därefter hos livsmedels­grossisten Martin & Servera. Först som innesäljare, sedan anbudsläggare, anbudskoordinator och sist anbudsanalytiker. Håller just nu på att ta fram sortimentet till en ny upphandling av en huvudgrossist av livsmedel med avtalsstart nästa höst. Intensivt men väldigt roligt!

Kommentatorerna ansvarar för sina egna inlägg

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *