Hur många snubbeltrådar finns det i offentlig upphandling? Det är många delar som kan bli fel i förfrågningsunderlagen. Det kan vara små felskrivningar som får stora konsekvenser för utvärderingen eller kontraktets innebörd.
Att göra affärer och få en bra utgång för bägge parter är inte helt enkelt och i en offentlig affär kan vi sällan i efterhand rätta till det som blivit fel. Men det är kanske just det som gör det så spännande och utmanande!
Jag ser en fördel med att i mitt yrke som upphandlingskonsult ibland även få arbeta med att skriva anbud. Det hjälper mig att tänka ut och förhindra att ha med felaktigheter i mina förfrågningsunderlag. Ibland ser jag rena straffsparkar mot öppet mål i förfrågningsunderlag och jag kan tycka synd om de upphandlare som missat hur deras prismodell kan manipuleras eller hur ett krav eller ett svar på en fråga under annonseringstiden ställer till det för dem.
Fördel att också skriva anbud
Det gäller inte minst de prismodeller som öppnar för nollanbud eller anbud med negativa priser. Jag har sett flera exempel på konsultupphandlingar som ger möjlighet till delat anbud där prismodellen blivit helt fel. Ett exempel är när upphandlingen är uppdelad i olika anbudsområden, vanligast med uppdelningen juniora och seniora konsulter, men där priset som utvärderas ändå är en totalsumma av bägge områdena.
Beroende på hur stort behovet är av de olika kompetensnivåerna går det att laborera med anbudspriserna för att sätta ett taktiskt pris på de olika nivåerna som resulterar i ett lågt anbudspris. Upphandlaren ger alltså anbudsgivarna möjlighet att prissätta exempelvis juniora konsulter till 0 kronor per timme och sätta ett högre pris på seniora konsulter.
Anbudsgivare bör ställa sig den moraliska frågan om de ska utnyttja felaktigheten eller påtala det till upphandlaren.
När det väl är dags för avrop via förnyad konkurrensutsättning finns inga juniora konsulter tillgängliga eller så lämnas inte anbud alls från den leverantören. Anbudsgivaren vinner upphandlingen med hjälp av den sammanräknande anbudssumman, men är inte villig att leverera konsulter eller tjänster till det låga priset. Affären räknas istället hem på de seniora konsulterna eller den dyrare tjänsten om det handlar om annan typ av tjänst.
Det som från början är en god vilja att formulera en bra utvärderingsmodell leder till att anbudsgivarna får möjlighet till taktisk anbudsprissättning. Detta är inget nytt fenomen, men vi ser det fortfarande då och då och jag ser det som ett tecken på hur komplicerat det kan vara med offentlig upphandling.
Lär sig hitta fallgroparna
Ofta förstår man vad upphandlaren ville uppnå, och det kan verka vara en riktigt smart lösning till utvärdering, men genom en felformulering eller en kontraproduktiv prismodell blir det istället helt fel. Fel som anbudsgivare kan utnyttja till sin fördel. En anbudsgivare som varit med i några offentliga upphandlingar lär sig att hitta fallgropar i förfrågningsunderlag som ger en möjlighet att lägga ett bättre anbud genom att utnyttja de delar som blivit fel. Ett bättre anbud som leder till vinst, men som kanske inte är till fördel för upphandlande myndighet.
Som anbudsgivare tycker jag också man bör ställa sig den moraliska frågan om jag ska utnyttja felaktigheten eller påtala det till upphandlande myndighet. I slutänden hoppas jag både köpare och säljare vill ha en bra och schysst affär – jag tror vi alla vinner på det i längden.
Alla som hört mig tala vet att jag är för kreativitet inom offentlig upphandling. Jag vill dock uppmana er upphandlare till att noga gå igenom era förfrågningsunderlag och testa era prismodeller både en och två gånger så att ni med er kreativitet inte fäller krokben för er själva!