Lämna inte verksamheterna i sticket

Lämna inte verksamheterna i sticket med direkt­upphandlingarna! Det skriver Roger Himmelsköld som efter höjningen av direktupphandlingsgränsen ser än större anledning än tidigare att erbjuda god och professionell stöttning från upphandlingsenheten.

Att det är ett problem att upphandlingsfunktioner runt om i landet som regel måste skyffla över allt ansvar för direktupphandling (därtill nödda och tvungna) till de ute i våra verksamheter tror jag de flesta håller med om. Problemet är inte nytt.

Men med en betydligt högre direktupphandlingsgräns finns det nu än större anledning än tidigare att se över hur vi stöttar verksamheterna i direktupphandlingsprocessen.

Det är förmodligen inte realistiskt att tro att upphandlingsfunktionerna på våra myndigheter någonsin ska få resurser att stå för genomförandet av verksamheternas behov av direktupphandling. Det är kanske heller inte den bästa lösningen på problemet.

Vi kan heller inte förvänta oss att verksamheterna, utan att ha förutsättningar för detta, ska kunna ta ansvar för att direktupphandlingarna utförs på ett riktigt sätt. Vi talar här om verksamheter som inte har kunskapen om hur direktupphandlingsprocessen egentligen ska gå till.

Till problembilden hör att dessa verksamheter, liksom vi, inte har mer resurser än att det precis räcker till det uppdrag de har utföra. Och kanske framför allt: de har inte överblick över om det överhuvudtaget finns direktupphandlingsutrymme för myndigheten för den aktuella anskaffningen.

Här tror jag att vi inom skrået ibland tenderar att bli väl hemmablinda. Vi behöver här sätta oss in i svårigheterna för en verksamhetsföreträdare när denne ställs inför att på egen hand behöva genomföra en direktupphandling. Tänk er att ni har behov av att direktupphandla en viss vara/tjänst för säg 110 000 kronor.

Ni behöver då, för att göra en korrekt direktupphandling ta reda på följande:

  • Finns det direktupphandlingsutrymme för aktuell vara/tjänst eller har någon annan på myndigheten redan utfört direktupphandlingar av samma slag och därmed förbrukat detta utrymme?
  • Vad är ”samma slag”? För oss inom skrået är detta möjligen givet eller åtminstone gripbart, men för dem ute i verksamheterna är det rena grekiskan, tro inget annat.
  • Hur gör jag för att genomföra en direktupphandling enligt regelverket? Kan jag bara kontakta närmsta leverantör och beställa?

Allt detta är sådant som vi idag förväntar oss att man ska klara av ute verksamheterna.

Detta utan att de har varken tid, resurser, verktyg eller den kompetens som krävs.

Utifrån det här scenariot kan vi inte förvänta oss något annat än att det i slutändan blir fel. Kraven är helt enkelt inte rimliga. Även om vi lyckas förmedla vad som faktiskt gäller för direktupphandlingar (framför allt kap. 15 och principerna) är det inte realistiskt att verksamheterna helt på egen hand ska kunna ta sig igenom processen.

Vad gör vi då på Uppsala universitet för att underlätta för verksamheterna och deras direktupphandling?

Vi har, liksom säkerligen många andra, producerat en rad stöddokument. Dokument som stöd för att skriva en enkel förfrågan, ett enkelt avtal och en mall för utvärdering med mera. Det erbjuds även stöddokument för diarieföringen (direktupphandlingar över 100 000 kronor).

Så långt inget nytt, detta har de flesta. Men för att kunna stötta verksamheterna i den första, och kanske viktigaste frågan, nämligen om det överhuvudtaget finns direktupphandlingsutrymme, har vi nyligen lanserat ett elektroniskt ärendeflöde.

Verksamheterna ställer i frågan till oss om det finns utrymme att direktupphandla viss vara/tjänst. Vi gör då en snabbutredning genom att kolla om varan/tjänsten finns på ramavtal, om utrymmet är förbrukat av andra inom myndigheten och så vidare. Tillbaka får verksamheten antingen ett okej, gå vidare med din direktupphandling, eller ett nej. Är utrymmet förbrukat hjälper vi till med en öppen/förenklad upphandling.

Detta avhjälper inte alla de frågeställningar jag beskrivit ovan, men det löser två av de större problem som verksamhetsföreträdare ställs inför. Nämligen den näst intill omöjliga uppgiften att ha överblick över hela myndigheten och att förstå abstrakta begrepp som ”av samma slag”.

För den tredje frågeställningen – om själva processen – behöver upphandlingsfunktionerna skapa en förlängd arm ute i verksamheterna. En kategori ”inköpsansvariga” som vi kan utbilda och ge förutsättningar att kunna ta hand om verksamhetens direktupphandling.

Här kommer vi under våren att tillsammans med universitetets miljöenhet genomföra utbildning av inköpsansvariga i syfte att skapa just ett sådant nätverk.

Jag ser en kategori kompetenshöjda inköpsansvariga som ett absolut måste. Annars är det inte realistiskt att släppa direktupphandlingen (trots stöd från upphandlingsfunktionen) till verksamheterna och samtidigt kunna hävda att de har förutsättningar att klara denna på ett bra sätt.

Men, säger den klarsynte, då tar man ju i alla fall resurser från kärnverksamheten?

Så är det naturligtvis, men jag vill ändå mena att om vi nu inte kan ta hand om direktupphandlingen åt dem, så måste det organiseras så att det stjäl så lite resurser som möjligt. Att då kompetenshöja en mindre grupp som sköter verksamheternas direktupphandling är, som jag ser det, det alternativ som är effektivast och ändå ger en tillräckligt hög kvalitet.

Vi måste, så långt som möjligt, se till att verksamheterna får syssla med det de är till för, alltså sin kärnverksamhet, och att de i så liten utsträckning som möjligt, själva måste genomföra upphandling. Självklart måste verksamheterna i alla upphandlingar bidra med sin sakkunskap/beställarkompetens, det kommer vi aldrig ifrån, men det bör i så stor utsträckning som möjligt, stanna just där.

Inser att jag hellre hade skrivit om framtidens upphandlingsfunktion och upphandling som verktyg för verksamhets- och samhällsutveckling, istället för något så pass svårlöst och otacksamt som direktupphandling. Men som en klok person en gång sa: Undvik svårigheter, och du kommer aldrig vara den som övervinner dem!

Roger Himmelsköld
Roger Himmelsköld

Om Roger Himmelsköld

Upphandlings­chef på Upp­sala univer­sitet och styrelse­ledamot i Sveriges Offentliga Inköpare (SOI). Hjärte­fråga är fram­tidens upphand­lings- och inköps­funktion och allt som den för med sig i form av alternativa affärs­modeller och sam­arbete med nya roller. Fritiden ägnas mest åt träning och resor med frun, för att hålla kropp och knopp i form. Roger kommer närmast från ett jobb som upphandlingschef i Tierps kommun men har arbetat med offentlig upphandling sedan LOU-starten -94.

Kommentatorerna ansvarar för sina egna inlägg

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *