Hur undviker vi orimligt låga anbud?

Fråga från läsare: Kan ni ge några konkreta tips på hur man hanterar (osund) prispress. Dels i förfrågan för att det inte ska komma in ”orimligt” låga anbud, och sedan vad man ska göra om det händer. Hur gör man för att hantera det på ett bra sätt? Vi ser ofta risken att ”tvingas” anta ett anbud med ett väldigt lågt pris, och känner att det finns risk för att leverantören i dessa fall varken kommer att kunna leverera den efterfrågade och utlovade kvaliteten.

Joakim Lavér svarar: Ett för lågt anbud kan leda till stora problem för den upphandlande myndigheten under avtalstiden. Inte sällan leder ett kontrakt som inte ger leverantören en tillräcklig marginal till leverans- och samarbetsproblem när leverantören i sin iver att förbättra sina marginaler inte levererar på ett avtalsenligt sätt. Den upphandlande myndigheten kan hamna i en svår sits då hävning av avtalet kanske inte är möjligt och ibland, även om det är juridiskt möjligt, praktiskt svårt på grund av att man då, med iakttagande av upphandlingsbestämmelserna, måste hitta en ny leverantör som med kort varsel kan leverera istället för den tidigare leverantören. Det säger sig självt att detta kan bli både administrativt mödosamt och mycket kostsamt.

Tydligt underlag

För att minska risken för att leverantörerna kommer in med för låga anbud kan den upphandlande enheten bland annat försöka att ge kvalitet en större betydelse än pris vid utvärderingen av anbuden. Den gamla devisen ”man får vad man betalar för” torde ofta gälla även vid offentlig upphandling. Om man vill tillämpa mer piska än morot kan man försöka sig på att i underlaget tydliggöra att avtalsvillkoren kommer att utan undantag följas och att viten och andra sanktioner ovillkorligen kommer att tillämpas under avtalstiden. På samma sätt som vid barnuppfostran så torde dock ”tomma hot” fungera dåligt så det gäller att se till att man faktiskt efterlever vad man sagt i sitt underlag. Generellt kan dock sägas att den upphandlande myndigheten, oavsett hot eller pekpinnar, naturligtvis gör bäst i att så långt det är möjligt tillämpa de avtalsvillkor som den har föreskrivit. En aktiv och konsekvent avtalsuppföljning borde leda till att färre leverantörer vågar lägga ett onormalt lågt anbud med ambition att leverera en sämre produkt eller tjänst än vad den upphandlande myndigheten kräver enligt avtalet.

Ett sätt kan vara att använda sig av så kallade skuggkalkyler

Om det kommer in för låga anbud så måste man som upphandlande myndighet först förstå att det inkomna anbudet är för lågt. Det är inte alltid enkelt. Ett sätt att hantera den frågan kan vara att använda sig av så kallade skuggkalkyler där den upphandlande myndigheten försöker komma fram till om det aktuella anbudet kan ge leverantören en ”hälsosam” marginal som denne kan leva på under kontraktstiden. Att upprätta skuggkalkyler är dock resurskrävande och kräver att den upphandlande myndigheten har god kännedom om marknaden och de kostnader, till exempel lönekostnader som leverantörerna har på den aktuella marknaden.

Förklaring först

När den upphandlande myndigheten misstänker att ett anbud är ”onormalt lågt” så är det viktigt att komma ihåg att ett sådant anbud inte får förkastas förrän leverantören fått chansen att förklara sig. Först om leverantören inte har en nöjaktig förklaring får den upphandlande myndigheten förkasta anbudet för att det är onormalt lågt. Viktigt att komma ihåg är också att det är den upphandlande myndigheten som har bevisbördan för att ett anbud är för lågt. Här kan det återigen vara praktiskt med en skuggkalkyl. En trovärdig sådan kan tjäna som ett bra bevismedel i en eventuell överprövningstvist.”