Deltog för några veckor sedan i ett dialogmöte om (och med) dialog. IT & Telekomföretagen stod som arrangör. Idén är att man träffas ett gäng från upphandlingssidan respektive säljsidan och drar ett antal case (upphandlingar) för varandra där allt inte gått som det skulle.
Syftet är, att utan pajkastning, få ta del av den andra partens perspektiv för att lära av varandra. Tanken är också att det ska ge erfarenheter för att skapa en standardmodell för dialog. Ett mycket bra initiativ som jag hoppas kommer att ge spin-off effekter.
Mötet avslutades med att var och en fick reflektera över vad man tyckte att dagen hade gett. Alla var överens om att mötet som sådant var givande.
Min egen reflektion var att möten av det här slaget alltid sätter igång processer hos en själv och att man därför alltid går från mötet med ett antal goda idéer nedklottrade i marginalen i anteckningsblocket.
Mötet gav mig också en mer nyanserad bild av hur långt vi faktiskt kommit när det gäller dialog i våra upphandlingar. Intrycket är att vi inte alls kommit så långt som jag trott/hoppats.
Tyvärr stadsfästs också den insikten när jag läser artiklar som Anbudsgivaren straffas för luckor i förfrågningsunderlaget. Här kan man läsa en analys av ett rättsfall där anbudsgivaren utnyttjat luckor i förfrågningsunderlaget och lämnat negativa priser i hopp om att på detta sätt vinna upphandlingen.
Anbudsgivaren uteslöts och begärde då överprövning genom att bland annat argumentera att ”… det varit omöjligt för denne att förutse att det inte var tillåtet att ange negativa priser.” Anbudsgivaren förlorade lyckligtvis i både första och andra instans. Juristerna som analyserat fallet avslutar sin analys med ”Det kan enligt vår mening inte vara rätt att lägga ansvaret på anbudsgivarna för att en utvärderingsmodell inte ger ett rättvisande resultat.”
Den självklara frågan blir då: vad hindrade anbudsgivaren från att lyfta luren och fråga vad den upphandlande myndigheten menade?
Vet inte vad som skrämmer mest, den syn detta förmedlar, att vi ska utnyttja varandras misstag och lura varandra så ofta det går, eller det faktum att vi lägger ansenliga summor skattemedel på att processa om något som kunde ha lösts av gott uppsåt och ett telefonsamtal?
Det blir ju heller inte bättre av att detta sker i tider när det är mer angeläget än någonsin att offentlig upphandling används till att hushålla med samhällets resurser. Det kan ju faktiskt i slutändan betyda ett boende som inte kan byggas eller en extra resurs till polisen som inte kan beviljas eftersom pengarna tagit slut.
Självkritiken då? Har inte köparsidan också bidragit till att det ser ut som det gör? Självfallet är det så och listan kan göras lång. Krav som tenderar att bli oproportionerliga och diskriminerande. Orimliga avtalsvillkor, beröringsskräck mot dialog och så vidare.
Men, det är inte särskilt ofta vi utnyttjar de brister som ofta finns i leverantörernas anbud.
Vad blir då konsekvensen av allt detta? Jo, vi har de förfrågningsunderlag vi förtjänar! Varför är förfrågningsunderlagen så ofta överarbetade och fyllda av detaljkrav?
Därför att vi istället för att ha dialog ägnar oss åt skyttegravskrig där leverantörssidan hittar och utnyttjar brister och köparsidan täpper till dem tills underlagen blir så nedtyngda att ingen förstår vad som sagts eller varför. Vi ser helt enkelt inte affären för all juridik.
Vi väljer monolog framför dialog, illvilja framför välvilja. Vi gör upphandlingarna till ett juridiskt skyttegravskrig istället för en arena för en god affär. Behovet av att gå från misstroende till förtroende är därför stort.
Till sist: Nog borde väl en så värdefull resurs som våra upphandlingsjurister kunna tillföra mer nytta, än att göra analyser som säger att monolog och illvilja är ok? Till exempel genom att försöka nyttja sina kunskaper till att ge förslag på hur en lagstiftning som kräver dialog och välvilja hos parterna skulle se ut. Det vill säga ett regelverk vi kanske inte förtjänar, men så väl behöver.