Fem tips för att nå fram

Det är svårt att få beställare och leverantörer att förstå vad vi upphandlare menar. Charlotta Holmér har tagit fram fem tips som förbättrar din kommunikation.

Språk är svårt. Jag känner mig otroligt dum när jag till exempel vill köpa choklad med grädde i Danmark och servitören säger ”flöööeskum” med frågande blick. Ännu dummare känner jag mig när jag inte kan kommunicera att jag gärna vill ha grädde på chokladen.

I en nyligen avslutad upphandling har vi ställt krav på innesäljare med viss kompetens. Under utvärderingen funderade vi på varför leverantören, som vi vet mycket väl klarar kravet, inte hade angivit det i sitt anbud. Leverantören förklarade att de med den kompetensen visserligen jobbar inne i butiken, men deras titel är utesäljare. De uppfattade vårt krav som att det var just innesäljare som skulle ha kompetensen. Lika dum som med grädden känner jag mig då.

Vi kan inte skriva underlag där alla ord betyder samma sak för alla som läser.

Vi hade kunnat skriva något annat, utan att nämna inne- eller utesäljare. Men innesäljare var vad vi valde att skriva, för att vi ville att personalen i butiken skulle ha kompetensen. Vi upphandlare måste väga alla våra ord på guldvåg. Vi kan försöka vara tydligare genom att skriva SKALL, i versaler, i fet stil, och stryka under, och hoppas att det blir tydligare. Eller så kanske det bara är att inse att vi inte kan skriva underlag där alla ord betyder samma sak för alla som läser. Samma problem finns när vi pratar med våra beställare. Ord som vi upphandlare använder till vardags betyder inte samma sak för våra beställare.

Behöver just nu

Med ordet brådskande menar en upphandlare att något står och brinner och något måste köpas akut för att stoppa branden. Beställaren menar något som de inte haft tid att göra eller bara något de kom på att de behöver ha, och gärna just nu.

Tekniskt svårt betyder för en upphandlare att det under inga omständigheter går att byta leverantör eller produkt. För beställaren är betydelsen att det är lite knöligt och kanske innebär lite extra arbete. Upphandlaren uppfattar att standardavtal i första hand reglerar förhållandet mellan parternas ansvar för det som ska utföras. Beställaren tror att det automatiskt klargör vad som ska utföras eller köpas.

Upphandlaren lämnar över ett upphandlat kontrakt och tror att beställaren tar hand om utförandet, kontakter med leverantörer och så vidare. Beställaren menar att det är upphandlarens roll att förvalta avtalet, och i det ingår att lämna ut nycklar till leverantören.

Får en post it-lapp med pilar och siffror

Upphandlaren frågar efter en teknisk beskrivning och väntar sig en PDF att bifoga förfrågningsunderlaget, men får en post it-lapp med några ord, pilar och siffror. Upphandlare jobbar med inköp men hamnar ofta i frågor som har med avtal att göra, oavsett om det är köp- eller säljavtal hamnar det på vårt bord. Avtal som avtal tänker beställaren.

Pratar jag så obegripligt att ingen förstår vad jag menar? Jag kanske ska anlita en tolk? Men jag kan väl inte vara den enda som känner så här, tänker jag och googlar tips på hur jag kan övervinna språkbarriärer. Hittar några som i och för sig avser språkbarriärer på arbetsplatser där det finns många som inte pratar svenska. Det är ju samma sak, tänker jag. Byter jag bara ut Person eller Kollega mot Beställare eller Leverantör går det säkert att använda i min vardag.

Tips 1: Förvissa dig om på vilken nivå personen befinner sig i fråga om språkförståelse.

Översättning för upphandlare: Jag måste sluta att anta att beställare och leverantörer vet vad upphandling och inköp är. Ibland kanske jag måste börja med att förklara skillnaden på köp och sälj.

Tips 2: Se till att du och dina kollegor talar tydligt och långsamt. Tänk på att artikulera klart och tydligt, att medvetet anpassa språket för att undvika jargong, slang och vardagsuttryck.

Översättning för upphandlare: Jag måste sluta svamla om tilldelningsbeslut, likabehandling, förhandlat förfarande, utvärderingsmodell och kvalificering, utan att förklara vad orden betyder.

Tips 3: Anta inte att din kollega förstår. Kontrollera det – ställs det inga frågor kan du anta att din kollega inte har förstått dig. Be din kollega att sammanfatta vad som just har sagts.

Översättning för upphandlare: Så, ju fler frågor som kommer in under upphandlingen, desto bättre. Lite mer jobb kanske, men det betyder bara att anbudsgivarna har förstått.

Tips 4: Para ihop kollegan med en annan kollega som talar samma språk.

Översättning för upphandlare: Det är okej att skicka leverantören eller beställaren till en tålmodig kollega när jag känner att tålamodet, empatin och tålamodet börjar tryta.

Tips 5: Du behöver ha tålamod, medkänsla, empati, ge uppmuntran och beröm.

Det här är allmängiltigt. Här behövs ingen översättning för upphandlare.

Charlotta Holmer
Charlotta Holmer

Om Charlotta Holmer

Upphandlingskonsult på Colligio AB. Jobbar med alla typer av upphandlingar. Tycker att det är viktigt att upphandling bidrar till utveckling och förbättring av verksamheten med fokus på ett avtal som ger användaren vad den verkligen har behov av. Ägnar fritiden åt att leta efter snö att åka på. Har en bakgrund som inköpare/upphandlare på Falu Energi & Vatten AB.

Kommentatorerna ansvarar för sina egna inlägg

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *