I Svenskt Näringslivs artikel Sju av tio företag nobbar offentliga upphandlingar beskrivs det hur svenska företag väljer att sluta medverka i offentliga upphandlingar eftersom de upplever att kraven som ställs är irrelevanta och otydliga. Svenska myndigheter kritiseras ofta för sina upphandlingar. De beskylls bland annat för att ställa krav som är onödigt komplicerade och för att för lite hänsyn tas till varors och tjänsters kvalitet.
Kan en dåligt genomförd upphandling endast anses vara orsakad av myndigheten och dess upphandlare? Eller finns det andra aktörer som kan anses vara medskyldiga? Offentlig upphandling kräver samarbete mellan leverantörer och myndigheter.
Ett icke-fungerande samarbete resulterar i bristfälligt ställda krav, missförstånd och missnöje. Myndigheten kan inte på egen hand ansvara för att en genomförd upphandling ska bli lyckad. Det är orimligt att kräva av en upphandlare att denne ska ha kunskap om alla branscher, vilka hen genomför upphandlingar inom. Det är här leverantörerna måste hjälpa till och bidra med sin branschkunskap.
Det krävs dialog och utbyte av kunskap. Upphandlaren måste bidra med sin upphandlingskunskap och leverantören med sin kompetens avseende sin specifika bransch.
Denna dialog kan ske på olika sätt och under olika tidpunkter under upphandlingsprocessen.
Om dialogen sker i ett förberedande skede läggs ansvaret inledningsvis på myndigheten som måste ta ett initiativ och kalla leverantörerna till en tidig dialog. Därefter måste leverantörerna delta i dialogen och bidra med sin kompetens för att se till att lämpliga krav ställs i upphandlingen.
Sker dialogen efter att upphandlingen är annonserad, måste det anses vara leverantörerna som bär ansvaret för att en dialog påbörjas. Detta åstadkoms genom att ställa frågor till upphandlaren.
För att ha chans att påverka upphandlingen är det viktigt att rätt frågor ställs och att detta görs tidigt i upphandlingsprocessen. Leverantörerna måste snarast sätta sig in i förfrågningsunderlaget för att ha möjlighet att upptäcka felaktigheter eller förutse problem.
Upptäcks problem eller brister i tid finns det goda möjligheter för leverantören att påverka utformningen av förfrågningsunderlaget genom att ställa frågor till upphandlaren. I det här skedet är det viktigt att upphandlaren lyssnar och är öppen för förändring. Det krävs således en arbetsinsats från båda sidor och ett utbyte av kunskap för en lyckad upphandlingsprocess.
Nästa viktiga steg i processen, för att få leverantörer att vilja delta i offentliga upphandlingar, är att myndigheten kontinuerligt måste genomföra avtalsuppföljning. Det är ett sätt att få bort oseriösa aktörer som pressar priser och tummar på kvaliteten.
Myndigheten visar genom sin avtalsuppföljning att det som anges i anbuden faktiskt måste efterlevas under avtalsperioden, det är inte längre möjligt som leverantör att fuska och ange oriktiga uppgifter. Som ett resultat får myndigheten tjänster och varor av högre kvalitet och seriösa anbudsgivare ser att det lönar sig att delta i offentlig upphandling.
Istället för att Sveriges leverantörer slutar att medverka i offentliga upphandlingar på grund av missnöje, borde fler göra som Office IT Partner i Örebro och starta en dialog. Leverantörer måste upplysa myndigheter om hur de kan förbättra sina upphandlingar baserat på branschunik kunskap, men då måste myndigheten vara mottaglig för förändring och nytänkande.
Alla tjänar på väl genomförda upphandlingar och detta åstadkoms genom samarbete. Det krävs två för att dansa tango. Ansvaret för denna dialog ligger på både leverantörer och myndigheter, en sida kan omöjligen lastas för ett dåligt samarbete. Dialog i en större utsträckning mellan leverantörer och myndigheter samt kontinuerlig avtalsuppföljning, är vad som krävs för att fler leverantörer ska vilja medverka i offentliga upphandlingar.