Avtalsuppföljning verkar vara ett hett ämne i upphandlingsvärlden just nu. Förra veckan fick jag höra att flera leverantörer upplever att de aldrig hade varit med om någon avtalsuppföljning på sina offentliga kontrakt. Det kanske är sant att offentliga avtal följs upp alldeles för dåligt, men att en leverantör aldrig har fått någon uppföljning kan väl inte stämma?
Där jag jobbar är vi relativt få som jobbar med upphandling, och hos oss på upphandlingsavdelningen finns ingen systematisk uppföljning av upphandlade avtal, vi har ingen avtalscontroller eller särskilda rutiner för uppföljning. Jag tror inte att vi är ensamma om det. Det är också något oklart om det är upphandlarens eller beställarens ansvar att genomföra uppföljningen. Vi har inga årliga revisioner av leverantörer, vi redovisar inte kravuppfyllnad på något strukturerat sätt och vi för ingen statistik över gjorda uppföljningar.
Uppföljning, granskning och kontroll
Visst önskar vi att vi kunde jobba bättre och mer proaktivt med uppföljning, men att det inte sker någon uppföljning alls stämmer inte. Våra beställare kontrollerar så att de får vad de beställt, de granskar fakturor, träffar leverantörer, jämför priser mot prislistor, de testar funktioner och frågar efter leveranstider. Varje dag. Även om det inte benämns som avtalsuppföljning eller sker enligt någon fastställd uppföljningsplan så är det ju avtalsuppföljning som sker, hela tiden.
Jag tror att det är beställarna som är bäst lämpade att göra den typen av uppföljning. Det är ju oftast de som ställer kraven. Vi upphandlare skulle såklart också kunna följa upp avtalen, exempelvis bli bättre på att kontrollera verifikat, certifieringar och liknade under hela avtalstiden. Det gör vi i dagsläget nästan enbart vid avtalstecknande. Men om resurser ska användas effektivt, så kanske det finns annat att prioritera högre?
Kravuppfyllnaden är väl minst lika mycket leverantörens ansvar som upphandlarens
Om vi upphandlare skulle tvingas att följa upp alla krav som vi ställer, kanske kravlistan måste minska och vi bli bättre på att ställa relevanta krav, vilket i många offentliga upphandlingar kan vara önskvärt. Men om vi nu har ett relevant och rimligt krav, men ingen möjlighet att följa upp det, ska vi då låta bli att ställa det? Ett krav gäller väl även om det inte kontrolleras? Jag är kanske naiv, men jag måste lita på att våra leverantörer klarar de krav vi ställer, under hela avtalstiden. Kravet gäller ju oavsett kryssrutor i anbudsformulär eller avtalskontroller? Kravuppfyllnaden är väl minst lika mycket leverantörens ansvar som upphandlarens? Jag fattar att det är lätt att ta genvägar om möjligheten finns, men det kan väl inte enbart vara upphandlarens fel om leverantören inte levererar enligt avtal?
För ett par veckor sedan fick vi en dom i ett överprövningsärende (FörvR Falun, mål nr 4237-15, om någon är intresserad). Upphandlingsunderlaget har sina brister, det ska väl erkännas, men jag tycker ändå att domen är märklig. I domen säger Förvaltningsrätten att … det finns inte stöd för att kravet skulle vara av kontraktuell karaktär. Krav i upphandlingen blir alltså inte med automatik kontraktuella krav om det inte finns stöd för det.
Bara vid anbudsgivningen
Den relevanta tidpunkten för kravuppfyllnad är då tidpunkten för anbudsgivningen, inte tiden för utförandet av tjänsten, och inte under avtalstiden, utan vid anbudsgivningen. Med det resonemanget så finns det inte heller någon poäng att följa upp dessa krav under avtalstiden. Jag måste nog erkänna att jag är ganska dåligt på att i förfrågningsunderlagen uttryckligen tala om exakt vad som är krav i upphandlingen och vad som är avtalsvillkor. Jag tänker nog att det liksom säger sig självt att om vi ställer krav på leverantören i upphandlingsskedet så gäller det under avtalstiden. Kravet är väl egentligen bara aktuellt just när tjänsten ska utföras, eller när varan ska levereras? Om leverantören uppfyller kravet vid anbudsgivningen är ju ganska ointressant.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?