I en upphandling av fotograftjänster, som jag genomförde för ett par år sedan, startade vi upphandlingen med en förstudie för att se hur fotografmarknaden såg ut. Studien visade att marknaden av fotografer var väldigt bred och att det fanns mängder av potentiella anbudsgivare. Företagen var i huvudsak små, enmans- eller fåmansföretag, och de var i regel relativt ovana vid anbudsförfarandet i offentlig upphandling.
Här såg jag att det fanns tillfälle att försöka möta marknaden och leverantörerna för att få till både bra och lättförståeliga avtal.
I själva förstudien utredde vi beställarens behov. Marknaden av fotografer undersöktes och risker identifierades. Beställarens primära behov var tillgänglighet. Det önskades fotografer som med kort varsel snabbt skulle kunna infinna sig. Det var viktigt att inte stå utan leverans när väl en fotograf efterfrågades. Det var också viktigt att kunna genomföra enkla avrop för att få till en bra avtalstrohet.
Marknadsundersökningen genomfördes huvudsakligen genom intervjuer av – och diskussioner med – fotografer. Det visade att det fanns många leverantörer som kunde leverera denna typ av tjänster. Leverantörerna visade sig vara främst kreativa fåmans- eller enmansföretag med specialistkompetens inom olika genrer.
De risker som identifierades i samband med förstudien visade att trots att det fanns många potentiella leverantörer var vanan att lämna anbud i en offentlig upphandling liten eller till och med inte existerande. Vi riskerade alltså att inte få in några anbud.
Utmaningen var att hitta gemensamma nämnare mellan vad leverantörerna erbjuder och vad beställaren efterfrågar. Vi identifierade fyra nämnare: hög kompetens, enkla avrop, snabba avrop och kreativitet.
För att möta en bransch som är ovan vid offentlig upphandling valde vi att minimera skall-kraven. Inga krav som inte var absolut nödvändiga ställdes. Vi strök helt krav på företagsbeskrivningar, underleverantörer, referenser och så vidare.
Istället försökte vi möta de kreativa egenskaperna som leverantörerna verkade besitta och som beställarsidan efterfrågade. Därför efterfrågades arbetsprover på uppdrag som fotografen tidigare utfört. Här fick fotograferna möjlighet att i bilder visa sin kompetens samt att det blev minimalt med merarbete att inkomma med anbudet då arbetet redan var gjort.
I förfrågningsunderlaget paketerades resultaten från förstudien med anbudsområden, obligatoriska krav, kreativa lösningar för utvärderingen, prissättningsmodell med mera. Även en checklista upprättades. Det redogjorde för exakt vad som skulle lämnas med i anbudet och andra viktiga parametrar såsom sista anbudsdag. Allt detta för att minimera risken att missa något viktigt och därmed diskvalificeras på grund av formaliafel.
Under själva anbudstiden satsade vi på att informera fotografer om att upphandlingen var annonserad. Dessutom tipsades de om stödfunktioner för offentlig upphandling. Frågor- och svarsperioden präglades av att ge uttömmande och förklarande svar för att inte avskräcka de potentiella leverantörerna att delta i affären.
När sista anbudsdag passerat hade 15 anbud inkommit (varav 13 kvalificerade anbud). Det var nästan enbart enmansföretagare som hade lämnat anbud samt någon enstaka tvåmansföretagare. Efter utvärderingen av arbetsprover och priser antogs sex leverantörer inom tre anbudsområden.
Syftet med att upphandla på det här sättet var att ge möjlighet för dem som inte har vana att lämna anbud att kunna vara med i affären. Att för oss på beställarsidan undersöka vad behovet egentligen är och möta leverantörerna utan att behöva tumma på kvalitén.