GÄSTKRÖNIKA: Fler förhandlade upphandlingar – men varför stanna vid 1 av 20?

För snart två veckor sedan publicerade Upphandlingsmyndigheten upphandlingsstatistik för 2024. En siffra som sticker ut är att antalet upphandlingar som genomförts som förhandlat förfarande med föregående annonsering har ökat från 630 år 2023 till 861 år 2024. Andelen har därmed stigit från 3,7 till 4,9 procent av samtliga upphandlingar som genomförts under året. Samtidigt innebär det fortfarande att endast en av tjugo annonserade upphandlingar genomförs med förhandling och en av tio över tröskelvärdet.

Det ska också tilläggas att förhandling tekniskt sett kan förekomma i upphandlingar under tröskelvärdena, där förfarandet i större utsträckning kan utformas friare. Eftersom det saknas samlad statistik för dessa är det svårt att bedöma den faktiska omfattningen.

Det väcker frågan om varför vi fortfarande i hög grad verkar förlita oss på öppet förfarande, som står för mer än hälften av samtliga genomförda upphandlingar. Ofta motiveras det med att det är tryggare, enklare, inte lika tidskrävande och mindre riskfyllt. Men statistiken ger inte fullt stöd för den bilden.

År 2024 överprövades 4,2 procent av upphandlingarna som genomfördes med förhandlat förfarande, medan motsvarande siffra för öppet förfarande var 5,9 procent. Det vanligaste förfarandet är alltså också det som överprövas i högre utsträckning.

Förhandlat förfarande ger upphandlade organisationer och leverantörer möjlighet att reda ut oklarheter, justera krav, gå igenom kostnadsdrivande faktorer (jag lovar att det finns gott om dessa i våra upphandlingsunderlag) men framför allt att skapa sig en ömsesidig förståelse för varandra. I stället för att låsa sig fast vid en kravspecifikation som kanske inte fullt ut speglar behovet, skapas utrymme för dialog. Utan dialog tar leverantörer ofta höjd för osäkerheter och risker som kanske ändå aldrig realiseras.

I förhandlingen blir det tydligare vad leverantören faktiskt behöver prissätta och inte, vilket minskar risken för missförstånd, överkrav och kostsamma ändringar efter tilldelning och kontraktsskrivning. I mer komplexa affärer, inte minst inom IT, som är mitt huvudområde, är det ofta just dialogen som avgör om resultatet blir en god affär i stället för att det bara blir en formellt korrekt process.

Av egen erfarenhet behöver förhandlade upphandlingar dessutom inte vara omfattande och komplicerade. Förhandling kan genomföras strukturerat och effektivt, med begränsat antal rundor och tydlig agenda. Det är ett verktyg som kan användas både enkelt och mer avancerat, beroende på affärens komplexitet och organisationens mognad/erfarenhet.

Mitt råd är att börja i mindre skala, dra lärdomar av det och skala upp när tryggheten finns. Ökningen av upphandlingar som genomförs med ett förhandlat förfarande visar att något håller på att förändras. Det går dock långsamt. Förhandlingar ger bättre affärer och förvaltning av skattemedel. Så varför stanna vid 1 av 20 förhandlade upphandlingar när vi skulle kunna göra det som regel i stället för undantag?

TEXT: Sajmon Winter, IT-upphandlingskonsult, EFFSO