AI – i offentlig upphandlings tjänst

Fråga: Vilken nytta kan AI skapa inom offentlig upphandling för offentlig sektor och dess leverantörer?

Svar: För första gången på 20 år kommer det andra stora tekniska utvecklingssprånget inom offentlig upphandling: artificiell intelligens, AI. 

Vilket var det första? Jo – att internet började användas för att sprida information om pågående offentliga upphandlingar. Detta började ganska exakt år 2000.

Innan dess kom Official Journal ut i form av en papperskatalog – dagligen – och kunde vara på 150-200 sidor. Tänk att kunna få upphandlingsannonserna på mejl i stället!

Några år senare kunde man även få tillgång till all dokumentation genom att logga in i olika upphandlingssystem som Tendsign och andra och ladda ner förfrågningsunderlag och skicka anbud digitalt. Äntligen slut på att bära/skicka/buda kuvert/pärmar och kartonger med anbud!

Detta har varit den huvudsakliga teknikutvecklingen sedan dess vad gäller hur digitaliseringen och distributionen av upphandlingsinformationen sköts. 

Det har effektiviserat och kvalitetssäkrat kommunikationen mellan köpare och säljare enormt mycket — men utvecklingen har stannat av. Det är fortfarande så att när man som anbudsgivare väl laddat ner dokumenten så måste man manuellt läsa sig till vilken information som är viktig i de olika dokumenten. Det tar tid innan man blir duktig på det.

Därefter ska man sammanställa informationen, kanske göra en presentation av det viktigaste för andra på företaget. Som anbudsgivare kanske man vill se hur faktureringen ser ut hos den upphandlande verksamheten, vilka anbudsgivare som varit med tidigare, vilken budget som har funnits, vilka avtalsperioder som finns på 50 potentiella kunder med mera. 

All sådan information har fram tills nu behövts samlas in och analyserats manuellt vilket kostar mycket tid och pengar.

Det är här AI kan skapa stor nytta. De moment som jag beskriver ovan kan numera AI sköta. Anbudsgivaren får en färdig rapport med all den typ av information som man vill ha för att kunna fatta ett beslut om affären är rätt att lämna anbud på.

Information som kan ta många dagar att få in och sammanställa kan numera samlas in automatiskt och presenteras som ett beslutsunderlag i til exempel pdf med ett enda klick.

Även på köparsidan kommer AI att kunna skapa stor nytta. Ett känt problemområde är ju avtalsuppföljning som många inte har resurser till att göra.

Hur vet man till exempel att faktureringen stämmer med de avtalade priserna? Det kan AI hjälpa till med.

Hur har priserna sett ut i 20 andra upphandlingar inom det område vi ska upphandla? Det kan AI också hjälpa till med.

Den tekniskt insatte invänder nu möjligen att det jag nämner här handlar om så kallad smal AI och närmare bestämt inom tillämpningsområdena detektering, tolkning och prognostisering, alltså att extrahera information från stora mängder data och identifiera mönster, vilket jag håller med om. Men precis som med förkortningen it så får vi nog vänja oss vid att begreppet AI kan rymma många olika områden. 

Så framtiden är här nu! Vilket blir ert första AI-steg? 

Magnus Josephson

Kontakta Magnus Josephson om du har frågor om dina affärer.
Mejla info@inkopsradet.se