I oktober 2019 inledde Kungsbacka kommun en ettårig satsning med målet att jobba mer strategiskt med inköp. Projektet utgick från tre perspektiv: strategi och struktur, inköpsanalys (kategoristyrning) samt kompetensutveckling och kommunikation.
Och arbetet har burit frukt. Enligt utvärderingen utgår det taktiska och operativa inköpsarbetet i högre grad från ett strategiskt synsätt. Samarbetet mellan inköpsavdelningen och förvaltningarna har också fördjupats.
– Grunden är lagd. Nu gäller det att etablera nya arbetssätt och hitta effekterna och fortsätta framåt, säger Katarina Appelqvist, som är inköpschef i kommunen sedan 2017.
Här är några konkreta resultat av projektet:
- En tydlig definition av strategiskt, taktiskt och operativt inköp.
- En ny process som underlättar en långsiktig planering av upphandlingar under kommande år.
- Utbildning (e-learning) om upphandling och inköp för kommunens förtroendevalda respektive alla anställda.
- En kontaktperson för inköpsfrågor är utsedd av varje förvaltning.
- En guide på intranätet som hjälper de som upphandlar att välja rätt köpnivå.
– Vi har också strukturerat om informationen på intranätet. Tidigare hade upphandling, inköp och e-handeln skilda ingångar och man pratade inte så mycket om inköp. Nu finns det samlade under ett gemensam paraply, säger Katarina Appelqvist.
Hon ger flera förklaringar till att projektet blivit framgångsrikt. För det första har det funnits en tydlig förankring och ett tätt samarbete i både den politiska och operativa kommunledningen.
– Vi har också samarbetat med olika tvärgrupper i princip alla leveranserna för att nå en bred förankring internt i kommunen.
Hon betonar också vikten av att hitta rätt nyckelpersoner i organisationen som kan ”bära fanan” och visa att det man gör är viktigt.
– Det är andras uppfattningar om det vi gör som hjälper eller stjälper ”impacten” av inköpsorganisationens arbete.
En annan framgångsfaktor är att Katarina Appelqvist och de andra sex personerna i projektgruppen haft som mål att avsätta en dag i veckan åt arbetet.
– Risken är förstås att andra arbetsuppgifter blir lidande men med facit i hand har det fungerat bra. Vår projektledare har använt ett agilt arbetssätt där planering och leveranser har gjorts i etapper och alla som varit medskapande i detta har kämpat mycket hårt, vilket är möjligt när man driver utveckling i projektform för då vet man tidplanen och ”när det tar slut”
På inköpsavdelningen arbetar drygt 30 personer som förutom upphandlingar och inköp även ansvarar för e-handel, samordnad distribution och betalningar.
– Vi har verkligen lyckats skapa förståelse och intresse för kommunens inköpsarbete hos andra än oss själva. Tidigare kunde man ofta höra att sköt ni bara det där med lagen så är det bra. Men nu har man en annan syn och vi får därmed andra förutsättningar. Men jag skulle säga att vi verkligen har ”levlat”, det känns jätteroligt, säger Katarina Appelqvist.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
Hoppas att de äntligen förstått att inköpsavdelningen måste ha bättre kontroll på avrop och hur avtal sköts ute i verksamheterna
Att de måste ändra på det tog fyra år av påpekanden om att avtal ej följdes och att inköp borde använda de bra verktyg de hade för uppföljning av avtal till styrning av hur avrop fördelades ute i verksamheterna.
avslutades med advokater o förlikning
950 000 kr + advokater kostade det kommunen
Förstår att de fick order om att skärpa till sig från kommunledningen efter det.
I en organisation med 8 000 anställda som tillsammans handlar för 3 miljarder per år så är det jätteviktigt hur Inköp och avtal hanteras. Roller och ansvar måste vara tydliga så vem som har mandat i vilka frågor framgår, helt rätt Gunnar. Det är en del av innehållet i arbetet som gjorts. Så att sådana processer undviks i framtiden